今日ではテレワークの普及により、多くの企業でビジネスチャットツールが情報共有の手段として運用されています。ビジネスチャットにより、リアルタイムでの円滑な社内コミュニケーションが促進できるのです。
しかし、ビジネスチャットを導入し情報共有を円滑化したいと考えていても、ビジネスチャットの適切な運用ルールやマナーがわからず、チャット上でのトラブルを懸念している方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内向けのビジネスチャットの運用ルールとNG行為を中心に解説します。
- ビジネスチャットを導入し、スムーズな社内コミュニケーションを行いたい
- ビジネスチャットの適切な運用ルール・マナーを知り、トラブルを避けたい
- ビジネスチャットを有効に活用するために意識すべきポイントを把握したい
という方はこの記事を参考にすると、ビジネスチャットを運用する際の適切なルールがわかり、社内での円滑な情報共有によって仕事の効率を高められます。
目次
ビジネスチャットに運用ルールを設けるべき理由とは
ビジネスチャットに運用ルールを設けるべきなのは、情報の伝達やチャット管理に悪影響が出ないようにするためです。
一切のルールもなくメンバーが自由に発言したり、各々が勝手にチャットルームを開設したりすると、重要な情報がチーム全体に伝わらなかったり管理が行き届かない可能性があります。また、社外とのチャットを通じたやりとりにおいても情報漏洩を引き起こしたりする恐れもあるのです。
そのため、ビジネスチャットを運用する際はチャットルームごとに発言や開設に関するルールを定め、秩序のある環境を整える必要があるのです。
ビジネスチャットを利用するうえでの運用ルール
以下では、ビジネスチャットを利用するうえでの運用ルールをご紹介します。円滑な社内コミュ二ケーションを実現するためにも、確実に押さえておきましょう。
チャットでのやりとりを最優先にする
ビジネスチャットの運用ルールにおいてまず重要なのが、ツールを通したチャットでのやりとりを最優先にすることです。
メールでの連絡は、瞬時にチーム全体への情報共有ができないというデメリットがあります。しかし、ビジネスチャットであれば同時に複数人での情報共有が可能なため、スピーディーなコミュニケーションができるのです。
そのため、社内の連絡手段がメールとビジネスチャットであれば、より効率的なやりとりをするためにもチャットを最優先に利用しましょう。
チャット内容に禁止事項を設ける
チャット内容に禁止事項を設けることも、重要な運用ルールのひとつです。
一般的に、チャットはメールよりも短文でのやりとりが多いため、「承知しました」や「了解です」など、返信だけのメッセージが多く投稿される場合があります。発信者のメッセージに多くの返信が重なると、最初に投稿したメッセージが埋もれるためスムーズな内容確認ができません。
このような事態を防ぐためにも、短すぎる返信メッセージの投稿は禁止にして、発信者のメッセージに「スタンプ」や「いいね！」でリアクションをする方が望ましいです。
メッセージの送受信の時間を決める
メッセージの送受信の時間を決めておくのも重要な運用ルールになります。
ビジネスチャットは時間や場所を問わずメッセージが送れるがゆえに、業務時間外でも対応にあたるケースも発生しかねません。そこで、メッセージの送受信の時間帯を制限すれば、業務時間外の対応による負担を減らせます。
ただし、どうしても緊急の連絡が必要な場合は、業務時間外でも連絡し合えるように緊急用のグループやチャンネルを作成するのも良いでしょう。
ユーザー名の表示を規則化する
ユーザー名表示の規則化も、ビジネスチャット運用において大切なルールです。
ビジネスチャットは社内の他チームとも使うため、ユーザー名を英語表記やニックネームなど、自分好みに設定するのは誰であるかがわかりづらくなるので避けましょう。
したがって、他チームとのチャットを円滑に行うためにもユーザー名は実名にしたり、プロフィールに顔写真を設定したりするなど、ユーザー名の表示に規則を設けるべきです。
チャットの管理者を決めておく
ビジネスチャットの運用には、チャットの管理者を決めておくことも欠かせません。
チャットの管理者を決めずメンバー各々がチャンネル・グループを開設してしまうと、トークルームの乱立や統制の難しさから情報漏洩のリスクを発生させるなど、トラブルの原因となります。
そのため、ビジネスチャットの運用の際には管理者を決めておき、チャット上での統制をとって社員を混乱させないことが不可欠になるのです。
ビジネスチャットにおけるNG行為とは
以下では、ビジネスチャットにおけるNG行為をご紹介します。ビジネスチャットに必要なマナーを把握し、トラブルを避けましょう。
メッセージに対してレスポンスをしない
ビジネスチャットのNG行為として、メッセージに対してレスポンスをしないことが挙げられます。
メッセージへのレスポンスがないと、相手にとって失礼であることはもちろん、全体での意思決定が遅くなり業務の進行にも悪影響を及ぼしてしまいます。
そのため、スムーズな意思決定による業務の進行を実現するためにも、相手から「返信は不要」とされている場合を除きメッセージには必ずレスポンスをしましょう。
業務に関係ない話題を挟む
業務に関係ない話題を挟むのも、ビジネスチャットにおけるNG行為のひとつです。
ビジネスチャットは円滑な情報共有によって業務効率化を図るのが一般的な導入目的です。しかし、業務に関係ない話がチャットでされると、重要な情報が埋もれて必要な情報がどこにあるのかがすぐに探せません。
結果として、各メンバーごとに情報を探す時間が増えると、ビジネススピードの遅延につながる可能性が高くなってしまうのです。
とはいえ、ビジネスチャットは業務の連絡・共有手段だけでなく、社内コミュニケーションの活性化が目的である面もあります。そのため、カジュアルな話をする場合は専用のグループチャットを設けるなど、業務とのすみわけをしましょう。
結論を先に述べない
結論を先に述べないことも、ビジネスチャットのNG行為です。
ビジネスチャットはメールと違い、結論を最初に述べることが基本のマナーです。結論より前に理由や経緯を詳細に述べると、すぐに主旨が伝わらずチャットの強味である円滑なやりとりを阻害してしまうのです。
したがって、「賛成」「反対」などと先に結論を伝え、チームや相手の反応に応じて理由や背景を述べる、といった流れを意識する必要があります。
円滑なビジネスチャットを図るコツ
以下では、円滑なビジネスチャットを図るコツについてご紹介します。コツを実践することで、チャットにおけるコミュニケーションがよりスムーズになります。
過去のメッセージを検索しやすくする
円滑なビジネスチャットを図るコツとしてまず重要なのが、過去のメッセージを検索しやすくすることです。
ビジネスチャットでは過去のメッセージが流れてしまいます。しかし、多くのビジネスチャットには検索機能が備わっており、複数のメッセージが重なった際に情報が流れても必要な情報をキーワードで検索できるのです。
そのため、メッセージの発信者は後で検索がしやすいように、メッセージに内容に関するキーワードを含める配慮を持つことが大切です。
URLや画像を添付する
URLや画像を添付することも、円滑なビジネスチャットを図るコツです。
ビジネスチャットで、チームのメンバーに別サイトのページを確認してほしい場合は、メッセージと共にURLや画像データを添付をすると、メンバーが目的のページを探す時間を短縮できます。
また、画像の添付によって伝えたいイメージが明確に伝わり、文章でのやりとりが省力されてコミュニケーションコストの低下にもつながるのです。
通知設定を決めておく
円滑なビジネスチャットのためには、通知設定を決めておくことも重要です。
通知設定をオフにしているとメッセージに気づかず、スムーズな連絡ができない場合があります。一方で、通知が多すぎても業務に集中しづらくなるため、通知の有無や頻度をどのように設定するのかをあらかじめ決めておきましょう。
このように、通知設定をあらかじめ決めておけば、「メッセージを見ておらず対応が漏れた」などの通知によるトラブルも解消できます。
情報の管理がしやすいツールを導入する
円滑なビジネスチャットには、情報の管理がしやすいツールの導入が不可欠です。
ビジネスチャットはいかにスムーズな情報のやりとりをできるかが重要です。そのためには、チャット内容が流れることなく蓄積できるかどうかを注視してツール選定を進めるべきと言えます。
しかし、情報が蓄積できても操作が複雑では社内に浸透しない可能性があります。そこで、「Stock」のような誰でも簡単に情報管理ができるツールを導入しましょう。
社内の円滑なビジネスチャットに最適なツール
以下では、社内の円滑なビジネスチャットに最適なツールをご紹介します。
ビジネスチャットには「スピーディーなコミュニケーションが可能」というメリットがありますが、同時に「大量のメッセージが投稿されると情報が流れる」という大きなデメリットも抱えています。チャットが流れると瞬時に目的の情報へアクセスできず、返信の遅れなどのトラブルを招きかねません。
そのため、一般的に有名なチャットツールを闇雲に導入するのではなく「チャット機能がありながらも情報の蓄積・共有が正しくできるツール」を使いましょう。
ただし、社内メンバーのリテラシーも考慮しなければ使われなくなるリスクもあります。したがって、はじめてビジネスチャットを導入するのであれば、非IT企業でもストレスなく情報を明確に蓄積・管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に情報を記載し「フォルダ」で整理しながら蓄積できるので、任意のメンバーへ共有可能です。また、「ノートに紐づいたメッセージ」機能もあるので、話題の錯綜を防ぎながらコミュニケーションを活性化できます。
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内向けビジネスチャットの運用ルールとNG行為まとめ
これまで、社内向けビジネスチャットの運用ルールとNG行為を中心にご紹介してきました。ビジネスチャットの運用ルールは以下の5つです。
- 社内ではメールでの情報共有をやめ、チャットでのやりとりを最優先にする
- 業務の阻害をしないように、チャット内容に禁止事項を設ける
- 緊急時を除き、メッセージの送受信の時間を決める
- 発信者がだれであるかがすぐわかるように、ユーザー名の表示を規則化する
- ビジネスチャットの秩序を保つため、管理者を決めておく
ただし、ビジネスチャットはツールの特性上情報が埋もれやすく話題が錯綜するため、必要な情報を探す際に逐一探すという手間が発生してしまいます。そのため、チャットツールの利便性を維持しつつ「共有した情報をわかりやすく蓄積できるツール」であれば、情報が見つからないストレスがありません。
たとえば、今回ご紹介したStockは、非IT企業の社員でも簡単に情報の蓄積・共有ができるツールであり、「情報が流れる」というビジネスチャットのデメリットを解消します。
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、円滑な情報共有による業務の効率化を目指しましょう。
