ビジネスチャットとは、SNSのような使い勝手でメッセージのやりとりができるほか、サービスによってはタスク管理などの業務に必要な機能も備わっているコミュニケーションツールです。さらに、メールよりもスピード感のあるやりとりが可能なので、業務スピードの向上にも貢献します。
一方で、チャットツールは多種多様で、特徴も各ツールによって異なります。そのため、自社に適したツールがわからず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、コミュニケーションが円滑になるビジネスチャットツール7選と選定ポイントをご紹介します。
- チャットツールを用いて、社内のコミュニケーションを活発化させたい
- ITリテラシーが低いメンバーでも使えるITツールを導入したい
- 社内情報を適切に管理するために「情報の流れない」ツールを使いたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に必要なビジネスチャットツールがわかり、ストレスなくコミュニケーションの活性化ができるようになります。
目次
- 1 ビジネスチャットとは
- 2 ビジネスチャットツールの種類
- 3 【必見】ビジネスチャットツールにおける7つの選定ポイント
- 4 【無料あり】コミュニケーションが円滑になるビジネスチャットツール7選
- 5 ビジネスチャットツールの比較表
- 6 無料でも使えるビジネスチャットツールのまとめ
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、社内外の人と連絡できるビジネス用チャットツールです。
ビジネスチャットはテレワークをはじめとした昨今のトレンドに合わせて一般化しましたが、導入するときはあらかじめできることを把握しておかなければ社内に浸透しません。そこで、以下ではビジネスチャットの機能と導入のメリットをご紹介します。
ビジネスチャットの機能
ビジネスチャットは主に、下記4つの機能で構成されています。
- チャット機能
- グループ機能
- 音声/通話機能
- ファイル共有機能
ビジネスチャットの主要な機能です。宛先・件名・署名が不要で要件のみを送信でき、スピーディなやりとりが可能です。
チームや部署ごとにグループを作成でき、任意のメンバー内での情報共有が実現します。
ツールによっては音声/通話機能も搭載されています。1対1の通話であれば無料であり、ビデオ会議に利用できますが、複数人で利用するときは有料プランへの加入が必要な点に注意しましょう。
Word、Excel、画像などさまざまなファイルの共有が可能です。ただし、タイムライン上に貼り付けて共有する手法がメインとなるので、共有した情報が流れないような管理が求められます。
以上のことから、従来の情報共有で主流であった「メール」よりも、手軽に情報共有ができる点がポイントです。
ビジネスチャット導入のメリット
ビジネスチャットを導入することのメリットは、主に以下の3点です。
- 業務スピードの向上
- コミュニケーションの活性化
- セキュリティの向上
CCの設定や返信を重ねるごとに縦に長くなるメールとは違い、ビジネスチャットは情報共有が会話形式で簡単にできるので、業務スピードの向上が見込めます。
メールよりも手軽にやりとりでき、利用にあたって負担が少ないことから利用に対する精神的なハードルが下がるので、コミュニケーションの活性化に繋がります。
プライベート利用のSNSよりも、ビジネス向けに強化されたセキュリティを持つツールが多いことも特徴です。
スピード感を持ったコミュニケーションが図れる一方、誤操作による情報漏洩リスクを防ぐためにも、使い方のルールをあらかじめ周知させておくことがポイントです。
ビジネスチャットツールの種類
今日では多様なビジネスチャットツールが普及していますが、その種類は大まかに分けて以下の4つがあります。
| ツールの種類 | 特徴 |
|---|---|
| ビジネスチャット |
業務上で発生するやりとりを目的としたツール |
| グループウェア |
チャットに加えてWeb会議や社内のスケジュール管理などをひとつのツールに集約したツール |
| 社内SNS |
社内のコミュニケーション活性化によりエンゲージメント向上や業務改善を目的としたツール |
| 情報共有ツール |
業務上で発生する「情報」を社内で一元管理し、任意のメンバーと共有できるツール |
自社に合ったビジネスチャットツールを選定するには、必要な機能がどの種類に該当するか確認しましょう。たとえば、社内情報が入り乱れている状況では、情報を適切な場所にストックできる情報共有ツールを活用すべきです。
このように、ツールの種類を押さえながら選定すると、ユーザーのニーズに合わせて棲み分けするツールの利点を活かせるのです。
【必見】ビジネスチャットツールにおける7つの選定ポイント
ここでは、ビジネスチャットの選定ポイントを7つご紹介します。自社に過不足なツールの導入を防ぐために、以下の選定ポイントを確実に押さえて選ぶことが大切です。
（1）簡単な操作性か
利用する社員全員が「使いやすい」と思う、シンプルな操作性のツールを選びましょう。
とくに、非IT企業では社員のITリテラシーに差がある場合が多く見られます。そのため、操作の複雑なツールを導入してしまうと社員が抵抗感を抱きやすくなり、全社へ浸透しません。
そこで、各アクションの操作がわずかな操作でできたり、内容が見やすかったりするツールを導入すると、情報の管理や共有が容易になります。具体的には、「メッセージの送信がしやすい」「通知設定がある」「受け取ったメッセージを保存＆タスク化できる」などの機能があるツールが最適です。
（2）セキュリティは強固か
チャットツールの選定時にはセキュリティの強固さも重要な指標になります。
ビジネスチャットは、ツールによってセキュリティ機能や権限設定機能のレベルが異なります。またプランによっても、セキュリティレベルや設定可能な権限の柔軟さは変わるので、自社のセキュリティポリシーを満たしているかを基準に検討する必要があるのです。
また、管理者がアクセス権限を簡単に管理できるツールであると、社員がデバイスの紛失や置き忘れをした場合にも、即座にアクセス権限を停止でき、情報の漏えいを未然に防げるのです。
（3）自社にマッチしたコストか
導入時や運用をするうえでかかるコストも重要なポイントのひとつです。
ツールにかかるコストは「初期費用」「月々の利用料金」「オプション機能」などツールやプランによってさまざまです。そのため、「どのような機能が必要で、利用人数は◯人」と実際にイメージし具体的な試算しましょう。
また、実際に使い始めるまでの設定が面倒であったり、社員に対して研修をしなければ使いこなせないツールであったりすると、導入までに時間と労力のコストが必要以上にかかってしまうので注意が必要です。
無料プランやトライアル期間があるツールも多いので、無料で試してみた後に導入するかを予算と照らし合わせて検討しましょう。
（4）過不足のない機能性があるか
選定候補のツールが、過不足のない機能を備えているか確認しましょう。
ビジネスチャットは、チャット機能以外に音声/ビデオ通話やファイル共有機能など複数の機能が備わったツールが一般的です。しかし、社内環境に見合ったツールであっても、実際に利用してみると使わない機能が多く使わないケースもあるのです。
そのため、「チャット機能でコミュニケーションを活性化する」など、チャットツールを運用する目的を明確にしてから導入を検討する必要があります。
また、ツールは多機能であるほど高価格に設定されているケースが多いので、情報共有に過不足のない機能が備わった「Stock」のようなツールであると、費用と教育コストの両者を抑えられます。
（5）マルチデバイスに対応しているか
マルチデバイスに対応しているツールであるかも確認しましょう。
スマホやタブレットでツールを使えると、外回り中やリモートワークなどで社内にいない場合でも気軽にコミュニケーションが取れます。
また、外出中であっても、手元の端末ひとつで共有された情報確認ができるので、情報共有のラグや抜け漏れを防止できるのです。さらに、iPhoneやAndroidのデバイスはもちろん、OSを問わずに利用可能だとより利便性が高まります。
（6）サポートはあるか
何か問題や障害が発生した場合に、充実したサポート体制があるかの確認も必要です。
ビジネスチャットのなかには、日本語でのサポートに対応していない海外製のツールも存在します。そのため、サポートデスクが英語しか対応していない場合、英語が堪能な社員が社内にいなければ十分なサポートを受けられません。
また、チャットのサポートしかないツールであると、電話サポートよりもやりとりに時間がかかりトラブルがなかなか解決しないケースもあります。
ツールを継続的に運用するためにも、納得できるサポートの有無も必ず確認しましょう。
（7）他ツールとの連携は可能か
自社で導入している、ほかのツールと連携できるかも重要なポイントです。
他のツールと連携できると新規にチャットツールを導入するときも、情報を簡単に同期でき、教育コストの省略などができます。
また、ツールによってはAPI連携をして別のツールからログインして操作したり、別ツールの通知がチャット上に流れてきたりするものもあります。そのため、すでに社内利用中のツールがある場合は、親和性も確認することが求められます。
【無料あり】コミュニケーションが円滑になるビジネスチャットツール7選
以下では、円滑なコミュニケーションを実現するビジネスチャットツールを7つご紹介します。
チャットツールでは、気軽な情報共有でコミュニケーションが活発化します。しかし、チャットツールの特性上、同じトークルーム内でやりとりを続けていると情報が流れてしまう問題があります。
多くのチャットツールでは、流れてしまった情報は目視で遡って確認しなければならず、手間と時間を要します。このようなシステムでは、社内の情報を管理できているとは言えず、蓄積した情報を「活用」できません。
したがって、最も簡単に情報を蓄積しながら情報共有をするには情報を流さずにストックしつつ、情報共有の円滑化に必要な機能を過不足なく備えた非IT企業向けツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へ誰でも簡単に情報を残しつつ、任意のメンバーへ共有可能です。また、「メッセージ」「タスク」がノートに紐づいているので、ほかのチャットツールのように話題が混ざらず、やりとりやタスク管理ができる点が大きな特徴です。
【Stock】最も簡単に情報を残しつつ情報共有もできるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Slack】他サービスとの連携が豊富なチャットツール
Slackは、ビジネス向けのチャット形式のコミュニケーションツールです。他サービスとの連携が豊富なため、すでにチャットツールを使っており連携対応している場合は効率的に利用できます。
＜Slackの特徴＞
- ほかのサービスとの連携が豊富
- カスタマイズ性が高い
タスク・スケジュール管理ツールや顧客完了・カスタマーサポートシステムなど、他のツールやサービスと連携できます。
オリジナルの絵文字制作や定期的なポスト投稿など、さまざまなカスタマイズが可能です。
＜Slackの注意点＞
- 重要な情報が流れる
- ストック情報を管理できない
- メッセージ履歴のアクセス制限
チャットツールの性質上、投稿した情報が上に流れてしまい、該当の情報にたどり着くまでに時間がかかる可能性があります。
フロー情報を扱うツールなので、他のツールやサービスと連携しなければ情報の管理がスムーズにできません。
フリープランでは、過去90日分のメッセージ履歴にのみアクセス可能です。
＜Slackの料金体系＞
- フリー： ¥0/月
- プロ： 1ユーザーあたり ¥925/月（年間契約）
- ビジネスプラス： 1ユーザーあたり ¥1,600/月（年間契約）
- Enterprise Grid： 要問い合わせ
【Chatwork】ビジネスに特化したチャットツール
＜Chatworkの特徴＞
- ビジネスに適した4つの機能
- 手軽なコミュニケーション
チャット機能、ファイル管理、音声通話・ビデオ通話、タスク管理、という業務効率化に最適な4つの機能が備わっています。また、チャットとファイル・タスク管理は同じ画面上でできます。
メールと違って挨拶文などが不要なため、メッセージの煩わしさがなくなり、情報共有が簡単になります。また、全体的にデザインが明るく、絵文字機能などが豊富なので気軽なコミュニケーションが促進されます。
＜Chatworkの注意点＞
- チャットの管理ができない
- メッセージの閲覧に制限がかかる
- フリープランでのファイル利用制限
プロジェクトが増加すると縦に並ぶ形でトークルームが表示されるので、管理に手間がかかります。
フリープランの場合、直近40日以内に投稿された最新5,000件のメッセージのみ閲覧可となります。そのため、長期的なプロジェクト管理などにはフリープランのままでの運用が難しくなってしまいます。
フリープランでは、ユーザーがグループチャットから退出すると、対象者がアップロードしたファイルが削除されます。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー： 1ユーザーあたり ¥0/月
- ビジネス： 1ユーザーあたり ¥700/月（年間契約）
- エンタープライズ： 1ユーザーあたり ¥1,200/月（年間契約）
【Workplace from Meta】スムーズなコミュニケーションが可能なチャットツール
＜Workplace from Metaの特徴＞
- グループ機能
- ライブ配信ができる
社内の任意のメンバーや部署、チーム、案件ごとにグループを作成し情報共有やコミュニケーションができます。また、テキスト情報以外にも、ファイル、画像、動画などさまざまな形式の情報をやりとり可能です。
社内にお知らせやニュースの配信ができます。また、社外の担当者を含む複数の担当者とのライブ配信も可能です。他にも、リアクション、コメント、アンケート、Q&Aなどの機能もあるのでライブ配信をしながらメンバーとやりとり可能です。
＜Workplace from Metaの注意点＞
- コミュニケーション機能が多すぎる
- フィードの使い方が難しい
掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いので、ITに慣れていない社員には、機能を使いこなせない場合があります。
フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、一目でどの情報が重要なのかを判断しにくいため、見逃しが多くなってしまいます。
＜Workplace from Metaの料金体系＞
- Core： 1ユーザーあたり $4/月
- Enhanced Admin and Support（追加機能）： 1ユーザーあたり $2/月
- Enterprise Live（追加機能）： 1ユーザーあたり $2/月
コアプラン（基本料金）では、グループ、ライブ動画配信、情報ライブラリなどの機能を使えて、Google WorkspaceやOffice 365との統合も可能です。また、別途プランとして高度なサポートや強力な動画ストリーミングなどの追加もできます。
【Typetalk】BacklogやCacooと連携できるチャットツール
＜Typetalkの特徴＞
- ヌーラボアカウントで連携
- ログイン履歴が分かる
ヌーラボアカウントを作成すれば、同じアカウントでBacklogやCacoo、Typetalkにログイン可能です。また、管理者がチームメンバーのアクセス権限の管理もできます。
ログインした場所や時間の履歴が可視化されるので、トラブルがあったときに素早く解決します。
＜Typetalkの注意点＞
- 情報が流れる
- タスクをはじめとした情報管理が難しい
チャットツールの性質上、投稿した情報が上に流れてしまうので必要な情報にたどり着くまでに時間がかかる可能性があります。
Typetalkはメッセージのやりとりに特化しており、ストック情報の管理には不向きです。そのため、タスク管理は別のツールを併用するなど目的に合わせて他のツールを利用する必要があります。
＜Typetalkの料金体系＞
- フリープラン： ～10ユーザーまで ¥0/月
- スタンダードプラン： 3～1,000ユーザーまで ¥638～164,780/月
【LINEWORKS】LINEと同じ使い勝手のチャットツール
＜LINEWORKSの特徴＞
- SNSのような使い勝手
- 高レベルのセキュリティ
LINEと同じような操作なので普段のSNSと同じ要領で使えます。コミュニケーションのとりやすさはチャットツールの中でも高い反面、プライベートと混同しやすい特徴もあります。
情報セキュリティマネジメントシステムの完全性と正当性を証明するため、第三者機関の監査を受けて国際的なセキュリティ認証を取得しています。
＜LINEWORKSの注意点＞
- 保留ができない
- プロジェクト管理には不向き
既読機能があり、返信の保留が難しいので、返信しなくてはいけないというプレッシャーがかかる可能性があります。
チャンネルを分けられないので重要な情報がチャット上で流れてしまうため、プロジェクトやタスクの管理には不向きです。
＜LINEWORKSの料金体系＞
- フリー： 1ユーザーあたり ¥0/月
- スタンダード： 1ユーザーあたり ¥450/月（年額契約）
- アドバンスト： 1ユーザーあたり ¥800/月（年額契約）
【TalkNote】社内コミュニケーションを活性化するチャットツール
＜TalkNoteの特徴＞
- 充実の管理機能
- メンション機能
既読・未読の管理やメンバー情報の管理など社内のさまざまな情報を管理できます。
任意のメンバーへのメンションができるので、投稿やコメントを個人に向けて通知可能です。
＜TalkNoteの注意点＞
- 料金は問い合わせ
- カスタマイズできない
利用料金については、Talknoteに問い合わせが必要です。
Talknoteは他のツールのようなカスタマイズができないため、ツールに自社の運用フローを合わせる必要があります。
TalkNoteの料金
- 要問い合わせ
ビジネスチャットツールの比較表
ここでは、以上で紹介したビジネスチャットツールの比較表を掲載します。
| ツール名 | 【一番おすすめ】Stock | Slack | Chatwork | Workplace from Meta | Typetalk | LINEWORKS | TalkNote |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に情報を残しつつ情報共有もできるツール |
他サービスとの連携が豊富なチャットツール |
ビジネスに特化したチャットツール |
スムーズなコミュニケーションが可能なチャットツール |
BacklogやCacooと連携できるチャットツール |
LINEと同じ使い勝手のチャットツール |
社内コミュニケーションを活性化するチャットツール |
| 料金 |
・無料プラン：￥0/月
・有料プランでも1人あたり500円～ |
・フリー： ¥0/月
・プロ： 1ユーザーあたり ¥925/月（年間契約）
ビジネスプラス： 1ユーザーあたり ¥1,600/月（年間契約）
・Enterprise Grid： 要問い合わせ |
・フリー： 1ユーザーあたり ¥0/月
・ビジネス： 1ユーザーあたり ¥700/月（年間契約）
・エンタープライズ： 1ユーザーあたり ¥1,200/月（年間契約） |
・Core： 1ユーザーあたり $4/月
・Enhanced Admin and Support（追加機能）： 1ユーザーあたり $2/月
・Enterprise Live（追加機能）： 1ユーザーあたり $2/月 |
・フリープラン： ～10ユーザーまで ¥0/月
・スタンダードプラン： 3～1,000ユーザーまで ¥638～164,780/月 |
・フリー： 1ユーザーあたり ¥0/月
・スタンダード： 1ユーザーあたり ¥450/月（年額契約）
・アドバンスト： 1ユーザーあたり ¥800/月（年額契約） |
要問い合わせ |
| 詳細 |
「Stock」の詳細はこちら |
Slackの詳細はこちら |
Chatworkの詳細はこちら |
Workplace from Metaの詳細はこちら |
Typetalkの詳細はこちら |
LINEWORKSの詳細はこちら |
TalkNoteの詳細はこちら
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無料でも使えるビジネスチャットツールのまとめ
これまで、おすすめのビジネスチャットツール7選と選び方をご紹介してきました。
チャットツールはメールと比べて、挨拶文やcc、Bccの設定が不要なので気軽にコミュニケーションができます。また、複数人とのコミュニケーションも容易なので、「部署内やチームでのミーティング」「プロジェクト情報や顧客情報の共有」などにも使えます。
一方、チャットツールは共有した情報が流れていき、情報が埋もれてしまいがちです。しかし、情報を管理するために別のツールを併用すると、複数ツールを横断する手間や記載ミスが生まれやすくなります。
そこで、「情報が流れてアクセス性が悪い」状況を解消するには、ひとつのツールで情報共有・管理まで可能なツールを使いましょう。しかし、複雑なツールでは全社に浸透しないので、今回ご紹介したStockのように、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使え、情報が流れずストックできるビジネスチャットツールが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、情報共有のストレスを取り除きましょう。
