【無料あり】名刺管理におすすめな法人向けのツール・ソフト7選

営業活動において重要性が高い顧客情報を効率的に管理する方法として、名刺をデータ化して一元管理する「名刺管理ソフト」を活用する企業が増えています。

とはいえ、さまざまな種類がある名刺管理ソフトの選定に悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、名刺管理におすすめな法人向けのツール・ソフトと3つの選定ポイントをご紹介します。

名刺が溜まってしまい管理が大変なので、ツールで一元管理したい
名刺管理ソフトの運用に失敗したくない
名刺に付随する顧客情報まで、簡単に残せるソフトがあれば使いたい

という担当者の方はこの記事を参考にすると、全社で使える最適な名刺管理ツールを導入できるようになります。

「社内の情報を、簡単に管理する方法がない---」
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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1 名刺管理ツール・ソフトとは
2 名刺管理ツール・ソフトの選定ポイント
3 【無料あり】おすすめの法人向け名刺管理ソフト7選
4 おすすめの名刺管理ソフト7選まとめ

名刺管理ツール・ソフトとは

名刺管理ツール・ソフトとは「スキャナーやスマートフォンなどで名刺を取り込んでデータ化し、組織全体で一元管理するツール」です。

紙の名刺をデータ化することで名刺の保管スペースが節約できます。さらに、一元管理によって全社で名刺情報のアクセスが容易になり、情報を任意のメンバーと共有可能になるのです。

また、名刺管理ツール・ソフトには「個人向け」と「法人向け」のものがあります。名刺管理機能のみを持つ個人向けのツールと比較して、法人向けのツールは「顧客情報との紐づけ」「人脈の可視化」「外部サービスとの連携」などの拡張機能を備えています。

ただし、個人向けのツールは法人向けよりも導入コストが低い代わりに機能が乏しいため、チームで運用するのは適していません。名刺管理によってチームで効率的に顧客情報を管理する際は、法人向けの名刺管理ツールを導入しましょう。

名刺管理ツール・ソフトの選定ポイント

ここでは、名刺管理ツール・ソフトの3つの選定ポイントを解説します。効率的な名刺管理ができている企業は、以下のポイントを押さえて自社に最適なツールを運用しているのです。

名刺の情報を正しく管理できるか

名刺の情報を正しく管理できることは大きなポイントです。

名刺を読み込みデータ化する際のスキャン精度が低ければ、名刺の情報が正常にテキスト化・画像化されず、修正を加える必要が生まれます。また、保管できる名刺の量に制限があると、紙の名刺を残さなければならず、一元的な管理が実現しません。

さらに、名刺に付随する顧客情報もチーム内で適正に管理・共有できなければ、営業活動をチームで協力して行えなくなります。したがって、「名刺に関わる情報を正しく管理できるツール」でなければ、名刺管理ソフトの導入目的が達成されないのです。

機能に過不足がなく使いやすいか

機能に過不足がなく全メンバーが使いやすいことも重要です。

個人向けの名刺管理ツールは任意のメンバーと情報共有ができず、チームでの活用に向いていません。一方で、法人向けの機能に富んだツールは、名刺に付随する情報についての分析レポートを出力したり、グラフ化したりできますが、使いこなすのが難しく運用が頓挫することもあります。

そのため、名刺管理ソフトは「Stock」をはじめとした、名刺に関わる情報管理に過不足のない機能を備え、ITリテラシーが低いメンバーでも使えるツールを導入しましょう。

マルチデバイス対応か

効率的な名刺管理には、マルチデバイス対応のツールを導入する必要もあります。

PCだけではなく、スマートフォンやタブレットのデバイスに対応していなければ、外出先の営業社員が名刺をもらった場合、その都度帰社してデータを入力しなければなりません。また、スマートフォンに対応していても簡単に操作・閲覧できなければ、PCでしか管理できない事態に陥ります。

マルチデバイスに対応している名刺管理ソフトは、名刺情報のデータ化を素早く行えます。ただし、社外で簡単に名刺の情報にアクセスできると情報漏えいのリスクも生まれるので、名刺管理のマニュアル化をするなどしてセキュリティ対策をしましょう。

【無料あり】おすすめの法人向け名刺管理ソフト7選

以下では、マルチデバイス対応の法人向けおすすめ名刺管理ソフト7選をご紹介します。

名刺管理ソフトには多くの種類がありますが、名刺に関わる情報を正しく共有・管理できるツールでなければ、名刺に付随する顧客情報の一元管理が実現しません。また、名刺の情報のみではなく、顧客折衝のプロセスも同時に管理しなければ、二重対応や対応漏れが発生しかねません。

一方、多機能なツールは相応のITリテラシーがなければ、使いこなすのは困難です。そこで、「名刺に関わる情報をまとめて、シンプルに可視化できる情報共有ツール」を活用すると、誰でも蓄積した名刺情報へ素早くアクセス可能になります。

結論として、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、名刺に関わる情報を簡単に管理できる、マルチデバイス対応の情報共有ツール：「Stock」一択です。

Stockの「ノート」に名刺画像や対応プロセスを残しつつ、任意のメンバーとの共有も容易です。そして、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を活用すると、ほかの顧客テーマと混ざらずにタスク管理や相談もできます。

【Stock】もっとも簡単に名刺の共有・管理ができるソフト

/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /

チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockをおすすめするポイント＞

ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」
★★★★★ 5.0

特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。