iPhoneやAndroidスマホからも使えるビジネスアプリがあれば、移動中や出先でも仕事ができます。その結果、時間を有効活用できるようになるのです。
なかには、ビジネスアプリの導入を検討しているものの「どれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのビジネスアプリ9選を中心にご紹介します。
- ビジネスアプリを比較したいが時間がとれない
- PCが使えない場所だと資料が確認できなくて困る
- スマホとPCの両方で使えて、業務に役立つアプリを導入したい
という担当者の方はこの記事を参考にすることで、自社に合うビジネスアプリがすぐに分かり、業務をスムーズな進行が実現します。
目次
- 1 ビジネスアプリの種類を解説！
- 2 【必見】ビジネスアプリの4つの選び方
- 3 種類別！おすすめのビジネスアプリ9選
- 3.1 非IT企業の65歳の方でも簡単に情報共有できるアプリ「Stock」
- 3.2 ビジネス向けコミュニケーションアプリ「LINE WORKS」
- 3.3 チャット型のメッセージアプリ「Chatwork」
- 3.4 世界で利用されるオンラインストレージアプリ「Box」
- 3.5 リアルタイムでタスク管理できるアプリ「TimeCrowd」
- 3.6 プロフィールの自動作成ができる名刺管理アプリ「Eight」
- 3.7 富士フイルムの名刺管理アプリ「ApeosPlus Cards R」
- 3.8 高機能な経費精算アプリ「TOKIUM」
- 3.9 データ分析ができる営業支援システム「Salesforce Sales Cloud」
- 4 ビジネスアプリのメリットとデメリット
- 5 有料・無料のビジネスアプリ9選まとめ
ビジネスアプリの種類を解説！
ビジネスアプリにはさまざまな種類があり、自社に合ったものを導入しなければかえって業務の進行を妨げてしまいます。そこで以下では、代表的な9種類をご紹介します。
（1）情報共有アプリ
情報共有アプリとは、社内や社外との情報共有に利用するアプリです。
オンラインファイルストレージのような「ファイル」を管理するアプリとは異なり、情報共有アプリは直接資料を作成できる「ノート」があります。特徴として面倒なバージョン管理が不要なうえ、ファイルを開く手間がかからないので、利用のときにストレスが生じません。
また、一部には「メッセージ」でメンバーと連絡を取り合ったり、作業を管理できる「タスク」が備わっていたりする情報共有アプリもあり、あらゆるシーンで活躍します。
（2）コミュニケーションアプリ
コミュニケーションアプリは、メールよりも簡単で気軽にやりとりできるアプリです。
メールとの大きな違いは、チャット形式で会話が進むため、形式的な文章で送る必要がない点です。また、CcやBccの設定も不要なのでアドレス間違いによる送付エラーを防止できます。
さらに、「送信した内容を編集・削除する機能」や「相手が読んだか分かる既読機能」のように、メールにはない便利な機能が多数搭載されているため、コミュニケーションの基盤として利用する企業もあります。
（3）オンラインストレージアプリ
オンラインストレージは、ファイルやフォルダの保管場所となるアプリです。
ファイルを社内サーバーやハードディスクに保管すると「容量を圧迫して操作が遅くなる」「必要なファイルがどこにあるのか分からない」といった事態が起こります。
しかし、オンラインストレージを使うと、大容量のデータもインターネット上でストレスなく管理できます。さらに、自社サーバーに比べて初期費用やメンテナンス費用を抑えられるため、コスト面でのメリットも大きいです。
（4）タスク管理アプリ
タスク管理アプリは、案件管理に役立ちます。
たとえば、複数の案件を個別のメモで管理すると、情報が分散してプロジェクトの進捗が一目で分かりません。その結果、抜け漏れやスケジュールの重複が発生します。
一方、アプリで管理すれば、タスクの進捗がすべて集約されるので抜け漏れを防げます。また、多くのアプリはタスクを共有する機能が搭載されているため、個人だけでなくチーム単位での管理も可能です。
（5）名刺管理アプリ
名刺管理アプリは、名刺をデジタルデータ化して管理するアプリです。
通常、名刺をアプリで管理することで、連絡先や相手の役職がアプリ上ですぐに確認できるようになります。そのため、利用すれば営業活動における連絡が取りやすくなる効果が期待できるのです。
また、名刺管理アプリのなかには、名刺データの保存だけでなく連絡先を登録したり、名刺情報の更新を通史したりするサービスもあります。
（6）経費精算アプリ
毎月の経費精算も、アプリを使えば時間をかけずに集計・精算できます。
たとえば、交通費や旅費の領収証の金額を記録するだけで自動的に集計される機能を使えば、エクセルや紙で実施していた経理業務が効率化されるのです。
また、経費精算アプリによってペーパーレス化が促進される効果もあります。
（7）営業支援アプリ
営業支援システムはSFA（Sales Force Automation）と呼ばれ、商談や顧客情報などの営業情報を管理するシステムです。
具体的には、活動履歴や商談履歴、スケジュールなどを案件情報としてまとめる機能が搭載されているので、営業活動の標準化、可視化、効率化に役立ちます。
そのため、商談記録の管理が属人化している場合には営業支援アプリがおすすめです。
【必見】ビジネスアプリの4つの選び方
以下では、自社に最適なビジネスアプリを選ぶ4つのポイントをご紹介します。料金や機能以外の比較ポイントを解説しているので、担当者の方は必見です。
（1）スマートフォンでも使えるか
一つ目のポイントは、PCだけでなくスマホでも利用できることです。
スマホでも使えるアプリであれば、オフィス外でも簡単に使える点がメリットです。たとえば、「PCで保存した資料をアップロードして、移動中にスマホから確認する」という使い方ができます。
逆に、PCでしか使えないアプリの場合、送られてきたメッセージに気づかずに対応が遅れてしまう可能性があるのです。したがって、外出するメンバーが多い企業はスマホに対応しているか必ず確認しましょう。
（2）強固なセキュリティがあるか
二つ目のポイントは、強固なセキュリティがあるかです。
たとえば、「信頼性の高いデータセンターを使用しているアプリ」「すべての通信が暗号化されているアプリ」であれば、重要なデータを厳しく管理できます。また、セキュリティが守られているか判断できない場合は、国際的なセキュリティ資格であるISO27001（ISMS）を取得していることをひとつの指標にしましょう。
とくに、無料のアプリや低価格のプランはセキュリティ機能が不足している場合があるので注意が必要です。
（3）低コストで運用できるか
三つ目のポイントは、低コストで運用できて費用対効果が高いことです。
高度な機能が豊富に搭載されていても「高い費用の割には使いこなせない機能がある」という状態では、アプリを持て余して無駄な料金が発生してしまいます。そこで、必要な機能を過不足なく備えているアプリを選べば、無駄な料金コストの発生を抑えつつ業務を効率化できます。
また、プランによっては利用人数やデータ容量が制限されているアプリもあるので注意が必要です。
（4）誰でも簡単に使いこなせるか
ビジネスアプリの選定で最も重要なポイントは、誰でも簡単に使いこなせるかです。
たとえば、エンジニア向けの難しいアプリの場合、一般の社員は使いこなせません。また、海外製のアプリのなかにはデザイン性に優れているものもありますが「どこに何の機能があるか分からない」という事態になる恐れがあります。
したがって、ITが苦手な社員でも使いこなせる簡単な仕様で、社内に浸透しやすいものを選ぶべきなのです。たとえば、直感的に操作できる「Stock」なら導入初日から使いこなせるので、教育コストもかかりません。
種類別！おすすめのビジネスアプリ9選
以下では、業務効率化に便利なおすすめのビジネスアプリ9選をご紹介します。
ビジネスアプリにはさまざまな種類や機能がありますが、最も重視すべき比較ポイントは「簡単に使えるか」です。
たとえば、高性能な機能が豊富に搭載されているアプリは、かえって操作が難しく使いこなせない可能性があります。その結果、社内に浸透せず「せっかく導入したのにだれも活用していない」という事態になりかねないのです。
したがって、ビジネスアプリは誰でもすぐに使い慣れるほど簡単なものを選びましょう。結論、選ぶべきアプリは、非IT企業の65歳の社員でも使いこなせるほどシンプルで、ビジネスに必要な機能が過不足なく搭載されている「Stock」一択です。
Stockは情報共有のための「ノート」に、メンバーとやりとりできる「メッセージ」、さらに進捗を管理できる「タスク」が紐づいているアプリです。そのため、複数のアプリを横断する必要がなく、ひとつのアプリで社内情報の共有が完結します。
非IT企業の65歳の方でも簡単に情報共有できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ビジネス向けコミュニケーションアプリ「LINE WORKS」
＜LINE WORKSの特徴＞
- LINEのような使い心地
- 既読・未読メンバーが分かる
使い慣れたLINEと同じように操作し、やりとりできるのが特徴です。
プラーベート向けのLINEでは分からない「既読・未読メンバー」が表示される仕様になっています。
＜LINE WORKSの注意点＞
- 情報を見返しづらい
チャット形式なので重要な情報が流れてしまいます。そのため、見返すには何度も遡る手間がかかって非効率に感じる可能性があります。
＜LINE WORKSの料金体系＞
- フリー：0円
- スタンダード：540円/ユーザー/月（月間払い）
- アドバンスト：960円/ユーザー/月（月間払い）
ユーザー数は100人まで、容量は5GBまで利用できます。
ユーザー数は無制限で、容量は1TBまで利用できます。
ユーザー数は無制限で、容量は100TBまで利用できます。
チャット型のメッセージアプリ「Chatwork」
＜Chatworkの特徴＞
- 素早いやりとりが可能
- 使いやすい
チャット形式のやりとりのため、発言者・発言内容が一目で分かります。
シンプルな設計なので、ITツールに不慣れな人でも使えます。
＜Chatworkの注意点＞
- 情報が流れる
素早く情報共有ができる反面、重要な情報が流れていってしまいます。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：500円/ユーザー/月（年間契約）
- エンタープライズ：800円/ユーザー/月（年間契約）
ユーザー数は100人まで、容量は5GBまで利用できます。
ユーザー数は無制限で、容量は10GBまで利用できます。
ユーザー数は無制限で、容量は10GBまで利用できます。「社外ユーザー制限」などの機能制限が追加されます。
世界で利用されるオンラインストレージアプリ「Box」
＜Boxの特徴＞
- ストレージ容量無制限
- 共有リンクの作成
すべてのプランでストレージ容量が無制限です。ただし、アップロードできる容量には上限があります。
ファイルの開示範囲やダウンロードの期限を設定した共有リンクを作成できます。
＜Boxの注意点＞
- チャット機能がない
チャット機能が搭載されていないため、ファイルのアップロードを知らせるにはメールを利用しなければなりません。
＜Boxの料金体系＞
- Individual：無料
- Personal Pro：1,320円/ユーザー/月（月間払い）
- Business Starter：605円/ユーザー/月（月間払い）
- Business：1,980円/ユーザー/月（月間払い）
- Business Plus：3.300円/ユーザー/月（月間払い）
- Enterprise：4,620円/ユーザー/月（月間払い）
- Enterprise Plus：要問い合わせ
個人またはチーム
Businessプラン
リアルタイムでタスク管理できるアプリ「TimeCrowd」
＜TimeCrowdの特徴＞
- 業務をリアルタイムで把握
- セルフタイムマネジメントが可能
社員のタスクや稼働状況を共有することで、各メンバーの業務をリアルタイムに把握できます。
タスクごとの業務時間が可視化され、セルフタイムマネジメントに役立ちます。
＜TimeCrowdの注意点＞
- メッセージ機能がない
アプリにメッセージ機能は搭載されていないので、細かな情報共有はメールや別のチャットアプリで実施しなければなりません。
＜TimeCrowdの料金体系＞
- 880円/ユーザー/月～
プランによっては別途初期費用がかかります。
プロフィールの自動作成ができる名刺管理アプリ「Eight」
＜Eightの特徴＞
- 名刺管理ができる
- プロフィールを自動作成
あらゆる名刺をアプリ内に保存し、管理・検索できます。
名刺を撮影すると、AI技術によって素早くデータ化してプロフィールが自動作成されます。
＜Eightの注意点＞
- チームでの共有は有料
名刺を社内共有するには、1チームあたり年額12,000円の「Eight Team」へ加入しなければなりません。
＜Eightの料金体系＞
- 基本的には無料
名刺データをダウンロードしたい場合は、月額600円の「Eight Premium」へ加入しなければなりません。
富士フイルムの名刺管理アプリ「ApeosPlus Cards R」
＜ApeosPlus Cards Rの特徴＞
- 名刺情報の取り込み
- 名刺情報の更新
紙の名刺をスマホのカメラやスキャナーで取り込み、名刺情報をデータベースに格納します。
部署の移動・役職の変更など、名刺情報が変更された際には、情報が更新されます。
＜ApeosPlus Cards Rtの注意点＞
- メッセージ機能がない
同ツールには、メッセージ機能が搭載されていないので、名刺情報に紐づく情報共有はメールなどの別のツールを利用しなければなりません。
＜ApeosPlus Cards Rの料金体系＞
ユーザー数に応じてプランは変わります。また、別途料金を支払ってオプションを追加することもできます。
- 基本プラン：3,000円/月〜
登録上限数は、100,000枚であり、共有設定は2チームまで可能です。
高機能な経費精算アプリ「TOKIUM」
＜TOKIUMの特徴＞
- ペーパーレス化に役立つ
- 請求書をデータ化できる
電子帳簿保存法に対応している「TOKIUM経費精算」を利用すれば、ペーパーレス化の実現に近づきます。
「TOKIUMインボイス」では、会計ソフトと連携することで請求書の受け取りから申請・仕訳・支払処理などをすべてオンラインで処理できます。
＜TOKIUMの注意点＞
- 使いこなすまでに時間がかかる
経費精算や請求書の受領代行といった機能を使いこなすには、アプリの仕様を熟知したり会計ソフトと連携したりしなければなりません。そのため、使いこなせるまでに時間がかかると言えます。
＜TOKIUMの料金体系＞
初期費用、基本利用料、および領収書・請求書の件数に基づく従量制費用がかかります。以下は基本利用料です。
- ビジネスプラン：10,000円/月～
- エンタープライズプラン：100,000円/月～
領収書・請求書のデータ化など、基本的な機能を利用できるプランです。
ビジネスプランに加え、高度なセキュリティやサポートを利用できます。
データ分析ができる営業支援システム「Salesforce Sales Cloud」
＜Salesforce Sales Cloudの特徴＞
- 営業向けのアプリ
- さまざまな分析が可能
案件の進捗や見積もりなど、商談に必要な情報を管理する営業向けのアプリです。
レポート機能や売上予測機能が搭載されているため、アプリ上でデータの分析ができます。
＜Salesforce Sales Cloudの注意点＞
- 機能を使いこなせない可能性がある
高度な機能が豊富に搭載されているため、アプリを使い慣れていない社員にとっては操作が難しいと言えます。
＜Salesforce Sales Cloudの料金体系＞
- Essentials：3,000円/ユーザー/月（年間契約）
- Professional：9,000円/ユーザー/月（年間契約）
- Enterprise：18.000円/ユーザー/月（年間契約）
- Unlimited：36,000円/ユーザー/月（年間契約）
10名まで利用できるプランです。
Essentialsの機能に加えて、売上予測なども利用できます。
Professionalの機能に加えて、高度なレポート作成機能なども利用できます。
すべての機能を利用できるプランです。
ビジネスアプリのメリットとデメリット
ここでは、ビジネスアプリのメリットとデメリットを紹介します。自社で導入するアプリのメリットを最大限活かして運用するためにも、メリットとデメリットの両方を理解しておきましょう。
メリット
ビジネスアプリのメリットは以下の3点があります。
- 外出先でも業務を進められる
- 必要な資料をアプリで一元管理できる
- 面倒な業務を効率化できる
スマートフォンに対応したアプリを利用すれば、外出先でも業務を進められます。たとえば、移動中に会議の資料を確認しておくなど、時間を有効活用できるのです。
業務に必要な資料をアプリで一元管理できるので、わざわざ資料を取りに会社に戻るといった無駄な手間を省けます。
面倒な業務を効率化できる点もビジネスアプリのメリットの一つです。たとえば、部下の作業依頼や企画書の作成などの業務が、手元にあるスマートフォン一つで簡単に進められます。
このように、ビジネスアプリを利用すれば、隙間時間で情報を確認できるので、時間の有効活用につながります。
デメリット
ビジネスアプリには以下のようなデメリットもあります。
- 上手く使い分けられない可能性がある
- アップデートにより影響を受ける場合がある
用途ごとにアプリを使い分ける場合、運用ルールを適切に設けておかなければ、社員がどのアプリを使えばいいか分からず混乱するケースがあります。
アップデートにより利用していた機能や仕様が変わる場合、慣れるまで時間がかかってしまいます。
多くのビジネスアプリはクラウドサービスであるので、定期的にアップデートが実施されます。そのため、アップデートによっては従来よりも使いづらくなる可能性がある点に注意しなければなりません。
有料・無料のビジネスアプリ9選まとめ
ここまで、ビジネスアプリの種類やおすすめのアプリ9選、選び方をご紹介しました。
ビジネスアプリにはさまざまな種類がありますが「チームの誰でも活用できること」「情報を一か所に集約できること」を考慮すると、選ぶべきアプリは情報共有アプリだと言えます。
ただし、機能が多すぎるものは情報が分散してしまい、操作が難しいものは社内に浸透しない可能性があります。したがって、「誰でも直感的に操作できるシンプルなアプリ」を選びましょう。
自社の業務効率化に最適なビジネスアプリであるStockは、ビジネスに必要な機能が過不足なく搭載され、非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせる情報共有アプリです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、チームの情報を一か所にまとめて効率的に業務を進めましょう。
