企業やプロジェクトチームで設定した目標の達成状況を分析する方法のひとつが、予算と実績を管理する「予実管理」です。一般的に、予実管理にはExcelやスプレッドシートが使われます。
しかし、記入項目が多すぎたりチームで体裁が異なったりするため「誰が見ても分かりやすい予実管理シートになっていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、予実管理の方法やおすすめのテンプレート6選を中心に解説します。
- 予実管理表を毎期作るのが面倒なので、テンプレートを使いたい
- 見やすい予実管理表にしたいが、修正する時間がない
- Excelやスプレッドシートへのデータ入力に時間がかかっている
という方はこの記事を参考にすると、自社の予実管理にマッチするテンプレートが見つかり、効率的に予実管理をする方法も分かります。
目次
予実管理とは
予実管理とは、チームや企業全体の「予算」と「実績」を管理することです。
具体的には、予算と実績を比較分析しつつ、目標に対する現状を把握します。仮に、予算と実績に乖離がある場合は「なぜその乖離が発生したか」の原因を考え、問題点を洗い出しましょう。
このように、適切な予実管理は課題の改善につながります。さらに、予実管理のデータを蓄積すれば、これまでの状況の推移や自社の強み・弱みを捉えられるのです。
予実管理をする2つの方法とは
予実管理には「専用ツール」と「Excel」の二つの方法があります。昨今では専用のツールを使う企業も増えているため、以下でポイントを確認しましょう。
（1）専用のツールを使う
予実管理をする方法のひとつが、専用ツールを使う方法です。
専用ツールは、Excelよりも効率的に予算管理ができます。たとえば、Excelは年度や月ごとにファイルを作成するため、運用年数に応じてファイルが増え続けてしまい、あとから情報を振り返るのが困難です。
一方、専用ツールを使えばデータを一括管理できるので、ファイルを探す手間がなくなります。また、「スムーズなデータ共有」や「高度なセキュリティ」などのビジネス向けの機能を備えているのも特徴です。
（2）Excelを使う
今でも多くの企業で使われている予実管理の方法が、Excelを使う方法です。
Excelは導入のハードルが低く、導入時の教育コストを抑えられます。しかし、Excelには以下のようなデメリットがある点に注意しなければなりません。
- 同時編集が難しく、データを共有しづらい
- ファイル管理が煩雑になる
- 人的ミスの発生率が高まる
- データ集計に工数がかかる
- 人によって習得度が異なる
このように、予実管理にExcelを使うと、データの作成から共有までに手間がかかります。したがって、Excelよりも効率的に予実管理をしたい場合、「Stock」のように、Excelのデメリットを解消する専用ツールを使うのが最適なのです。
予実管理シートのExcelテンプレート6選（無料）
「予実管理シートを作るのが面倒」というデメリットを解消できる方法に、テンプレートの活用があります。以下で紹介するテンプレートを使うと、すぐにデータの入力へ取りかかれるのでおすすめです。
（1）Microsoft Officeの予実管理表テンプレート
こちらは、Microsoft Officeが提供する予実管理シートの無料テンプレートです。
カテゴリ別に経費を管理できるので、情報を見やすく整理したい企業におすすめです。また、シンプルな構成であるため、自社独自の項目を追加するのも簡単です。
（2）経理プラスの予実管理テンプレート
こちらは、経理プラスが提供する予実管理シートのテンプレートです。
売上高や原価、粗利益、販管費といったさまざまな項目で構成されており、細かな予実データを管理できるのが特徴です。
（3）フリーテンプレートの予実管理表テンプレート
こちらは、フリーテンプレートが提供する予実管理シートのテンプレートです。
計算式が入力されているので、すぐに利用を始められます。また、項目が細かく分けられているため、売り上げに関する情報を網羅的に蓄積できます。
（4）みんエクの予算管理表テンプレート
こちらは、みんエクが提供する予実管理シートのテンプレートです。
月々の経常損益、特別損益の項目ごとに予実を管理できます。印刷するときは印刷範囲を指定して利用しましょう。
（5）テンプレートBANKの予実管理表
こちらは、テンプレートBANKが提供する予実管理シートのテンプレートです。
売上予算を基準とし、達成率が自動計算される仕様になっています。棒グラフは「売上/予算（円）」、折れ線グラフは「年間予算達成率（%）」を示しており、一目で分かるのが特徴です。
（6）登録不要のフリーテンプレートの予実管理表テンプレート
こちらは、登録不要のフリーテンプレートが作成した予算管理表のテンプレートです。
シンプルなデザインで多数の項目に分けられているため、見やすく詳細な予実管理ができます。また、2か月分書き込めるので、前月との比較もしやすい特徴があります。
【必見】Excelよりも見やすい予実管理ができるツール
以下では、Excelよりも見やすい予実管理ができるツールをご紹介します。
予実管理シートの作成はテンプレートを使えば効率化しますが、Excelでの予実管理には「同時編集しづらい」「リアルタイムでの共有が難しい」「ファイル管理が面倒」なデメリットがあるのです。
とくに、長期的に運用するほどファイルが増えるので、必要な情報へアクセスしづらくなり、ビジネススピードに支障をきたしかねません。したがって、予実管理には、Excelのデメリットを解消する「ITツール」を使いましょう。
ただし、誰もが簡単に予実管理するためには「直感的に操作できること」が重要です。結論、自社に導入すべきツールは、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使いこなせて、予実管理を効率化できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書き込んだ情報は、任意のメンバーへリアルタイムで共有されます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」を使えば、ノートごとにメンバーとやりとりできるので話題が入り乱れません。
最も簡単に予実管理ができる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
予実管理の方法や無料テンプレートまとめ
ここまで、予実管理の方法やExcelテンプレートを中心にご紹介しました。
予実管理はチームの目標を達成する必須の業務であり、Excelや専用ツールを使う方法が一般的です。また、Excelの場合、すぐに運用をはじめられるテンプレートを活用すれば、作成を効率化できます。
しかし、Excelを使い続けると大量のファイルから必要なものを探し出す「ファイル管理の手間」がかかります。したがって、非効率なExcelでの管理を脱却するためにも、簡単に予実管理ができる専用ツールが最適です。
結論、チームの予実管理には、目的の情報をすぐに見つけ出せるうえ、誰でもストレスなく使いこなせる「Stock」一択です。現在、非IT企業を中心に240,000社以上で導入され、情報管理の効率化に役立っています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で効率的に情報を管理し、経営目標の達成に役立てましょう。
