労働基準法では「労働者に、休憩時間を除き一日について八時間を超えて、労働させてはならない。」といった、具体的な労働時間が定められています。そのため、企業は勤怠管理を通じて、従業員の労働状況を正確に把握しなければなりません。
たとえば、管理方法としてExcelを使うと、自動計算により勤怠管理が効率化されます。しかし、上手くExcelを活用できず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、勤怠管理に使えるExcelテンプレート5選を中心にご紹介します。
- 従業員の勤怠をExcelで管理しており、便利なテンプレートを探している
- 勤怠管理が上手くいかず、月末になると数値のズレが発生してしまう
- 勤怠の記録や管理に役立つツールがあれば、すぐに導入したい
という方はこの記事を参考にすると、Excelでの勤怠管理に使えるテンプレートが見つかり、従業員の勤怠を簡単に管理できるようになります。
目次
勤怠管理が必要な理由とは
勤怠管理は、企業の継続と従業員の定着に直結する業務であり、対応が不可欠です。
勤怠管理とは、企業が従業員の出退勤や残業時間、有給の取得状況などを含めた勤務状況を正しく把握することを指します。企業活動において、勤怠の記録・管理は下記の観点で必要です。
- 法令の遵守
- 正しい給与計算の実施
- 従業員の労働に対する満足度の改善
労働基準法などの法令を遵守しなければ、罰金や刑事罰の対象となる恐れがあります。したがって、企業は法定労働時間を超えて勤務していないかを把握しなくてはなりません。
給与計算では、実務時間や時間外労働、休日出勤などの状況もまとめて計算します。そのため、従業員の勤怠を正確に記録する必要があるのです。
長時間労働による従業員の負荷が高まれば、企業に対する満足度が低くなります。そこで、勤怠管理で具体的な労働時間を計れば、現状が分かり勤務状況の改善につなげられます。
このように、社会的なルールを守りつつ、従業員の労働環境を改善するには、勤怠管理が必須なのです。
【無料】出勤簿・勤怠管理に使えるExcelテンプレート5選
ここからは、出勤簿・勤怠管理に使える無料のExcelテンプレートを紹介します。以下5つのテンプレートを用途に合わせて利用すれば、勤怠管理で面倒な作業を効率化できます。
（1）シンプルなタイムカード型のテンプレート
こちらは「Microsoft」が提供する、タイムカードのテンプレートです。
一週間単位で労働時間を入力する形式で、所定労働時間に加えて残業や病欠、休暇の状況も併せて記載できます。また、時給や支払い額の合計を記載する項目もあり、給与計算にも有効です。
（2）就業時間を自動計算する勤怠管理表
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、就業時間の自動計算に対応したテンプレートです。
タイムカード時刻の欄に出退勤の時間を入力すれば、自動で残業時間を反映した就業時間が算出されます。また、「区分」を設定すると、出勤日数や欠勤日数が入力時点で何日になるか自動で表示されるのです。
（3）有給や直行直帰の管理可能な勤怠管理表
こちらは「EXCEL勤怠テンプレート」が提供する、出退勤に加えて有給や直行直帰の管理ができる勤怠管理表のテンプレートです。
勤怠管理表内には社員番号や部署といった所属情報を記載する項目が設けられています。勤務時間は直行直帰を考慮した打刻に対応しているだけでなく、有給やフレックスの日数も数えられます。
（4）出勤や欠勤を1ヶ月間記録する出勤簿
こちらは「業務用テンプレート」が提供する、1カ月単位で出勤や欠勤記録可能な出勤簿のテンプレートです。
この出勤簿では、メンバー全員の出勤状況を一覧で残せる点がポイントです。始業・就業時間と出勤・欠勤をカレンダー形式で入力するシンプルな形式になっています。
（5）項目が細分化された出勤簿
こちらは「ビズ研」が提供する、出退勤や残業時間などの項目が細かく設けられた出勤簿のテンプレートです。
出勤簿でありながら、勤務管理表のように細かく情報の記録が可能な仕様になっています。また、備考欄には各月の祝日が記載されており、連休が業務に影響を及ぼす企業に適している形式です。
【注意】Excelでの出勤簿・勤怠管理で気を付けるべきポイントとは
勤怠管理はテンプレートを活用すると作業の無駄を省けますが、取り組むうえでの注意点が複数あります。そこで以下では、Excelでの勤怠管理で気を付けるべきポイントを紹介します。
正しい数値が分からなくなる
勤怠の打刻に手間がかかると、正しい勤務状況が分からなくなる可能性があります。
たとえば、「都度Excelファイルを開いて更新する」「必要以上の手順を踏まなければ打刻できない」状態では、従業員が打刻を怠るようになり、正確な情報が得られなくなってしまいます。
勤怠の情報が曖昧になれば、管理者層は勤務日数や残業時間の正しい数値が測れません。したがって、打刻は簡単なステップで完了する方法にしましょう。
管理方法が複雑になっている
勤怠の管理方法が複雑では、管理者層の負担が増える点に注意が必要です。
勤怠管理を実施する店舗責任者や総務責任者は、多忙なケースが多いです。しかし、「従業員が勤怠を入力しない」「入力した情報を手計算で整理する必要がある」状況では、勤怠管理の負荷が重くなり、ほかの業務に割く時間が削られてしまいます。
そこで、勤怠のチェックや情報の記録が簡単なツールを導入すれば、勤怠管理にかかる無駄な工数の削減につながります。たとえば、「Stock」のようにシンプルな情報共有ツールを使うと、従業員と管理者の双方に勤怠管理のストレスが発生しません。
勤怠の記録・管理に使えるおすすめのツール
以下では、勤怠の記録・管理が簡単なおすすめのツールをご紹介します。
Excelのテンプレートを使えば、簡単に出勤簿を作成できます。しかし、Excelでは情報を更新するたびにファイルが増え、管理が煩雑になる可能性が高く、複数人での同時編集もできません。
そこで、ITツールを活用して労働状況を記録すれば、情報を確認・更新しやすくなり、勤怠管理にかかる負担を抑えられるのです。とくに、誰でも使えるほどシンプルなアプリであれば、ITに詳しくないメンバーが多くても素早く業務へ浸透します。
結論、自社に導入すべきツールは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に使えて、勤怠管理の効率化に役立つ「Stock」一択です。
Stockは「ノート」にテキストや表を使って記録した情報は、直感的な「フォルダ」で管理されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、話題が混ざらず勤怠に関してやりとりできる点が大きな特徴です。
誰でも簡単に勤怠管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
出勤簿・勤怠管理に使えるExcelテンプレートまとめ
これまで、出勤簿・勤怠管理に使えるExcelテンプレート5選を中心にご紹介しました。
企業が社会的なルールを守りながら、従業員の労働を適切に調整するためには、勤怠管理が不可欠です。ただし、勤怠の管理方法が煩雑では従業員が打刻を怠ったり、管理者層の負担が増加したりする恐れがあるので注意しましょう。
勤怠管理の方法は、記録した情報や連絡を集約できる点で「ITツール」の利用が最適です。勤怠の記録に特化したツールもありますが、情報共有ツールを活用すれば、労働時間に関する内容はもちろん、社内情報の共有手段としても使えるのです。
結論、勤怠管理に利用すべきは直感的な操作で、誰でも簡単に使える情報共有ツールのStock一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、従業員と管理者双方が勤怠を記録・管理しやすい体制をつくりましょう。
