チームで目標を達成するためには、細かなタスクの設定と進捗の共有が欠かせません。そこで、あらかじめ目標や期限が過不足なく記載された「アクションプラン」のテンプレートを使えば、目標・タスクの設定と進捗共有が簡単にできます。
しかし、「目標達成に効果的なアクションプランのテンプレートが知りたい」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、アクションプランのテンプレートや作成手順を中心にご紹介します。
- アクションプランの書き方が分からない
- アクションプランのテンプレートが知りたい
- 効果的なアクションプランを作成して業務効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、アクションプランのテンプレートが見つかるだけでなく、チームで円滑に運用する方法も分かります。
目次
アクションプランとは
アクションプランとは、「チームや組織が目標を達成するためのタスクを手順ごとに分け、リストアップした行動計画」のことを指します。
ビジネスにおいては、複数のプロジェクトを同時進行することが多くあります。そして、それぞれの組織において目標を達成するには、社員の行動や達成時期を明確にさせなければなりません。
そこで、アクションプランを活用して、目標を達成させるためのタスクや期間を明確化させることで、全体的な業務内容が把握できるようになるのです。
アクションプランを作成するメリットとは
以下では、アクションプランを作成するメリットについて解説していきます。アクションプランの運用を検討している担当者の方は必見です。
（1）業務効率化できる
まずは、業務効率化が期待できます。
アクションプランを作成することで、各人のやるべきタスクが明確になります。また、やるべきタスクがあらかじめ決まっていることで、準備や行動がしやすくなるのです。
したがって、業務の取捨選択が可能になり、無駄な業務を減らせるうえに限られた時間を有効に活用することができます。
（2）進捗管理ができる
次に、アクションプランを作成することで進捗管理ができます。
アクションプランはチームの行動計画なので、具体的な行動とそれを担当するメンバーを決めて記載します。
アクションプランを作成すれば、やるべきタスクや期日、担当者を可視化することができます。したがって、マネージャーはアクションプランを確認すればメンバーの進捗が一目で分かるようになるのです。
【手順】アクションプランの作成方法とは
以下では、アクションプラン作成の4つのステップを解説していきます。アクションプランを作成するマネージャーの方は以下の内容を押さえておきましょう。
ステップ1｜目標設定をする
まずは、目標の設定をします。
ここでは、目標達成までのプロセスと進捗を分かりやすくするため、目標は数値化しましょう。数値化した目標は長期的なものだけではなく、なるべく短い期間に分けていくことで、業務の進捗が把握しやすくなります。
また、達成可能な目標を設定し期限を設けることで、メンバーのモチベーションを保ちながら適度なスピード感で業務が進められます。
ステップ2｜タスクを洗い出す
次に、タスクを洗い出します。
具体的には、ステップ1で定めた目標を達成するための行動をリストアップします。ここでは、リストアップした行動が目標と関連しており、そのタスクの積み重ねが目標達成につながるようにしましょう。
また、目標達成のための行動がどの程度実施されたのかを正確に判断できなければ、達成までの行動が分からず、必要な人的資源の振り分けが適切にできなくなってしまいます。
そのため、次段階の「リソースの振り分け」のためにも、具体的なタスクのリストアップは必須です。
ステップ3｜リソースを振り分ける
次に、リソースを振り分けましょう。
大きなプロジェクトの進行を管理している場合、複数のメンバーにタスクを振り分けなければなりません。そのときには、メンバーのスキルや能力を考慮して、タスクの責任者とリソースを決定します。
このように、予算や人材などのリソースを適切に配置し、無理のないアクションプランを作成しましょう。
ステップ4｜期日と優先順位を明確にする
最後に、それぞれのタスクをスケジュールに組み込んで、期日と優先順位を明確にしましょう。
このとき、無理のない期日設定をすることが重要です。余裕のない期日設定では、万が一トラブルや突発的な仕事によって進捗が遅れてしまった場合に、アクションプラン全体を立て直さなければなりません。
また、複数のプロジェクトを並行している場合は、タスクに優先順位をつけるなどして対応漏れを防ぎましょう。つまり、担当者の方は、すべてのタスクを可視化しつつ、優先順位をつけて管理することが、アクションプランを運用するうえで重要となります。
【無料あり】アクションプランのテンプレート
以下では、Excel（エクセル）で使える無料のアクションプランのテンプレートを紹介しています。アクションプランを簡単に作成したいという方は必見です。
［文書］テンプレートの無料ダウンロードのアクションプラン
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する、アクションプランのテンプレートです。Excelからダウンロードでき、無料で使用できます。
達成すべき目標の規模や複雑さによって、タスクを細分化して分類することができます。
企画書・提案書テンプレートの作り方のアクションプラン
こちらは、企画書・提案書テンプレートの作り方が提供する、アクションプランのテンプレートです。各部署の全体の動きや年間スケジュールが一目で管理できます。
年単位で進めるプロジェクトを、各チームで連携して大まかに企画・戦略したい場合に適切なテンプレートだと言えます。
アクションプランをExcelで作成するデメリットとは
以下では、アクションプランをExcelで作成するデメリットについて解説していきます。
これまで説明してきた通り、チームの目標を達成するには、担当者が明確に示された進捗管理やタスク管理のできるアクションプランを作成することが有効です。
しかし、Excelで作成したアクションプランは、共有にメールやチャットツールが必要だったり、複数人での編集に不向きだったりと、チームで扱うのに不便です。また、プランを変更する毎にアップロードする必要があり、ファイル管理が煩雑になってしまいます。
そこで、「Stock」のようなクラウド型のツールを導入すれば、大人数のチームでもアクションプランの運用がストレスなく円滑に進みます。
【必見】アクションプランの作成に最適なツールとは
以下では、アクションプランの作成に最適なツールを紹介しています。
アクションプランとは、目標までの手順をまとめた行動計画のことで、業務を効率化してチームの目標に達するために優れた方法です。
しかし、Excelでのアクションプランは大人数で共有するには不便だと言えます。また、業務方針を変更するたびにファイルが増え、管理も煩雑になってしまうため、クラウド型のツール上で一括管理しましょう。
したがって、アクションプランの運用を最適化するツールは、期限付きのタスクが設定できて、チームの目標を達成するためのタスクが一元管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」でアクションプランを作成すれば、入力した瞬間からチームメンバーに共有できます。また、期限付きの「タスク」を担当者に飛ばしたり、ノートに紐付けられた「メッセージ」でコミュニケ－ションをとったりすることで、各人の進捗が可視化できます。
目標や進捗を可視化してチームで共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
アクションプランのテンプレートと作成手順まとめ
これまで、「アクションプランのテンプレートと作成手順」を中心にご紹介しました。
アクションプランをExcelで作成すると、管理が煩雑になるだけでなく、ファイルをメールで共有するのに手間がかかります。
そこで、ファイルではなく「ノート」へ情報を残せるツールを導入すれば、わざわざファイルを開かずに内容を確認できます。また、ノート型ツールであれば、情報を書き込むと同時に他の人と共有できるため、メールやチャットツールを使う手間も省けます。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を「ノート」上にストックでき、タスク管理や進捗管理が完結する『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、アクションプランの運用を最適化する仕組みをつくりましょう。
