近年、業務のDX化にともなって会計事務所でもITツールを導入するケースが増えています。DXが進めば事務作業が効率的になるため、より専門的な業務に十分な時間を割けるようになるのです。
しかし、会計事務所向けのITツールは多種多様なので「結局どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会計事務所に必要なITツールと事例、選定ポイントを中心に解説します。
- 記帳代行や決算業務、税務書類などあらゆる業務が並行するので効率化したい
- 顧問先とのやりとりや情報共有が一元管理できていない
- ITが苦手な会計士が多いので、誰でも簡単に使えるITツールが知りたい
という担当者の方が本記事を参考にすれば、どのように選定すればよいか分かるだけでなく、自社に最適なITツールに出会えます。
目次
会計事務所の仕事内容
以下は、基本的な会計事務所の5つの仕事内容です。
- 記帳代行
- 決算業務
- 巡回監査
- 税務申告
- コンサル業務
総勘定元帳を作成する代行業務を指します。
一会計期間の貸借対照表や損益計算書を作成する業務です。
顧問先を訪問して定期的に監査をする業務を指します。
税務署に提出する税務申告書を作成する業務を指します。
顧問先の財務状況から経営に関する助言をする業務です。
どの業務も重要な仕事であるため、顧問先ごとに書類やタスクの管理は徹底しなければなりません。
会計事務所にITツールを導入する4つのメリット
会計事務所でITツールが浸透しづらい背景として、過半数が60代以上という業界独自の構造が挙げられます。デジタルに慣れ親しんでいない世代がITツールを使いこなすのは困難な場合が多いのです。
しかし、ITツールは多くのメリットがあるため、社内へ浸透させるための対処をしつつ早急に導入しましょう。以下では、ITツールを導入する4つのメリットを解説します。
（1）業務にかかる時間を短縮できる
はじめに、ITツールを導入すれば業務にかける時間が短縮されます。
かつては面倒で時間がかかっていた作業が、ITツールの登場によって簡単に終えられるようになりました。たとえば、現在では領収書を写真に収めるだけで自動処理するツールや、ワンクリックで請求書・決算書が出力できるツールなどがあります。
その結果、会計士は面倒な事務作業をITツールで済ませて、自身は専門業務に集中できるのです。
（2）人的なミスを削減できる
次に、ITツールを導入すれば人的なミスを最小限に抑えられます。
ITツールのひとつである「自働化ツール」には、銀行口座やクレジットカードの使用記録から自動で収支を計算できるものがあります。また、手作業では転記ミスなどが起こりかねませんが、ITツールがあれば損害につながるようなミスを防げるのです。
このように、会計事務所でITツールを活用することで小さなミスを抑制できます。
（3）リアルタイムで情報を共有できる
次に、ITツールを導入すれば最新の情報へすぐにアクセスできるようになります。
ITツールのひとつである「情報共有ツール」には、スタッフがメモした顧問先とのやりとりがリアルタイムで共有される機能があるのです。また、共有された情報は場所や時間を問わず閲覧できるため、顧問先への訪問が立て込んでいてもチェックできます。
このように、情報共有ツールがあれば、従来のメールやチャットツールよりも情報共有がスムーズになるのです。
（4）顧問先ごとに情報管理できる
最後に、ITツールを活用すれば顧問先ごとに情報を一元化できます。
会計事務所では何十件もの顧客管理を並行しなければならず、顧客ごとに情報をまとめておかなければなりません。仮に、適切な情報管理ができておらず税務申告書の作成・提出期限を漏らしてしまうと、大きな問題に発展しかねません。
そのため、顧客との面談記録や税務書類などを一か所で管理するだけでなく、締切がある仕事（タスク）も一緒にまとめておく必要があります。また、別の会計士とやりとり（メッセージ）も紐づけられれば、複数のITツールを行き来せずに済むので便利です。
以上のように、情報管理、タスク管理、コミュニケーションの3つの機能を備えるITツールであれば、従来の非効率な業務が改善できます。
会計事務所の仕事をサポートするおすすめのツール4選
以下では、会計事務所の業務効率化に役立つツール4選を紹介します。
面談記録や税務書類などを顧問先ごとに一元化することで、必要な書類を必要なタイミングで取り出せるのです。その点、ITツールはフォルダで階層構造をつくり、誰でも直感的に管理場所が分かるように運用できます。
ただし、多機能で複雑なITツールは使いこなすのが難しいため、次第に活用されなくなる恐れがあるのです。そのため、必要な機能に過不足がないシンプルさが重要と言えます。
結論、会計事務所で導入すべきなのは、顧客ごとに情報管理できる「ノート」だけでなく、締切を管理する「タスク」と円滑に連絡がとれる「メッセージ」を備えた「Stock」一択です。
Stockの「ノート」はフォルダごとに格納できるため、誰でも直感的に管理場所が分かります。さらに、必要な機能に過不足がないのでシンプルであり、その分運用コストが低いのも特徴です。
非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
会計事務所向けに開発されたRPA会計ツール「EzRobot」
＜EzRobotの特徴＞
- 事務作業を自動化できる
- 多機能性に優れている
業務手順をシステムに入力すれば、自動で業務を実施するようになります。
利用できるアプリが豊富なので、あらゆるシーンで活躍するツールです。
＜EzRobotの主な機能＞
- 手続きの自動化
業務手順を入力すればその通りにシステムが稼働し、素早く業務を遂行します。
＜EzRobotの注意点＞
- 使いこなすためにはITリテラシーが必要
EzRobotの基本機能だけの利用であれば問題ありませんが、あらゆる業務を自動化するためにはプログラムを組まなければなりません。
＜EzRobotの料金体系＞
- 44,000円/月
スタッフ間の情報共有に役立つチャットツール「Chatwork」
＜Chatworkの特徴＞
- 簡単にコミュニケーションがとれる
- 既読機能がない
テキストメッセージだけでなくスタンプ機能もあるなど、気軽にコミュニケーションがとれます。
メッセージが読まれたことが分かる既読機能がないため、それぞれの好きなタイミングで返信ができます。
＜Chatworkの主な機能＞
- グループチャット
メッセージに加えて絵文字やファイルも送信できます。
- タスク管理
グループチャットごとにタスク管理できます。
- ファイル共有
グループチャットに送信したファイルは一覧で管理できます。
＜Chatworkの注意点＞
- 重要な情報が流れてしまう
- 過去40日以前のメッセージが見られない
メッセージでやりとりするたびに大切な情報が流れてしまい、あとから目的のメッセージを探すのが面倒です。
フリープランでは過去40日以前のやりとりに閲覧制限がかかっているため、情報を残しておく使い方には合いません。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：600円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：960円/ユーザー/月（月払い）
情報管理・保護に貢献するストレージツール「Dropbox」
＜Dropboxの特徴＞
- すべての情報をクラウドに保存できる
- 共有が簡単にできる
書類はクラウド（インターネット上の管理場所）に保存されるため、利用中の端末が故障しても別の端末からアクセスできます。
Dropboxで管理されるファイルには固有のURL（リンク）があり、ファイルではなくURLを共有するだけで相手がアクセスできるようになります。
＜Dropboxの主な機能＞
- ファイル管理
共有フォルダを作成すれば簡単にシェアできます。
＜Dropboxの注意点＞
- ファイル管理が面倒
- 目的のファイルを探すのに苦労する
ファイルは編集のためにわざわざ開いて保存したり、誤編集のリスクを回避するためにバージョン管理をしたりと面倒です。
Dropboxではファイルをフォルダで階層管理しますが、階層を増やしすぎると目的のファイルを探し出すのに苦労します。
＜Dropbox（ビジネス用）の料金体系＞
- Basic：0円
- Professional：2,400円/月（月払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【ユーザーの声】仕事内容に活用できたITツールの事例
多くの会計事務所では「情報へのアクセス性の悪さ」が大きな課題です。そこで以下では、情報共有ツールが会計事務所の業務効率を改善した事例をご紹介します。
今回ご紹介する「きずな綜合会計事務所」は150社以上の顧問先を抱えており、税務支援から事業計画策定まで幅広い業務に取り組んでいます。
きずな綜合会計事務所では、以前から「顧問先との打ち合わせ議事録へのアクセス性」に課題を感じていました。Wordで議事録を確認するためには、ストレージからファイルを探し出してわざわざ開かなければならず、手間がかかっていたのです。
しかし、それまでの課題は情報共有ツール「Stock」で解消されました。Stockはわずかなクリックで目的の書類を見つけられるため、ストレスなく情報管理ができます。
また、必要な機能に過不足がないため、非IT企業の65歳でもすぐに利用できるほどシンプルなので教育コストもかかりません。
仕事内容にITツールを活かす3つのポイント
ここでは、仕事内容にITツールを活かすための3つのポイントを解説します。
ポイントを押さえずに闇雲に導入しても業務効率化は実現しません。ITツールが適切に機能しなければ、導入にかかった時間や手間が無駄になってしまいます。
（1）導入前に課題を明確にする
はじめに、現状抱えている課題を明確にする必要があります。
社内で抱えている課題に適したITツールでなければ改善は見込めず、結果的に業務効率化も実現しません。そのため、導入前に課題を言語化し、そのために必要な機能をリストアップする必要があるのです。
たとえば、顧問先の情報管理・共有に課題があれば「情報共有ツール」を、残業の改善が必要であれば「RPAツール」を選ぶという要領になります。このように、導入前に明確な課題を洗い出さなければ最適なツールを選定できません。
（2）セキュリティの優れたツールを選ぶ
ITツールの選定で重視すべきなのが、ツールのセキュリティ強度です。
会計事務所の性質上、扱う情報の多くが企業の機密情報です。そのため、情報の管理には一層の注意が求められます。
万が一、外部への情報漏えいが発生してしまった場合、顧問先の企業に大きな損害を与えるだけでなく、事務所の信用問題にも関わりかねません。
たとえば、国際セキュリティ資格のISO27001（ISMS）などを取得しているITツールであれば、情報が漏えいの心配もなく安心して活用できます。
（3）誰でも簡単に使えるツールを選ぶ
次に、スタッフのITリテラシーに合った適切なツールを選びましょう。
たとえば、ITに詳しくない会計士が多い場合、多機能なITツールを導入しても使いこなすのが難しいため社内に浸透しません。それゆえに、必要な機能に過不足がないシンプルなITツールが必要なのです。
たとえば、顧問先の情報をまとめられる「ノート」、税務申告書などが抜け漏れないように管理できる「タスク」、スタッフ同士でやりとりできる「メッセージ」が過不足なく備わった「Stock」であれば、非IT企業の65歳でも使いこなせるので最適と言えます。
会計事務所で役立つITツールまとめ
ここまで、会計事務所に必要なITツールと事例、選定ポイントを中心に紹介しました。
会計事務所では適切に管理すべき情報が多いため、運用方法でカバーしても限界があります。そのため、簡単に顧問先の情報を共有でき、税務書類の締切もまとめられるITツールが必須です。
ただし、多機能なITツールではデジタルに詳しくないと使いこなせず、最終的にコストだけかかって活用されない状況になりかねません。
結論、会計事務所で導入すべきなのは、顧問先の情報をストックできる「ノート」だけでなく、締切のある仕事を管理する「タスク」も備わっている『Stock』が最適です。また、Stockは非IT企業の65歳でも使いこなせるという特徴もあります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で業務効率化を実現させましょう。
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