社内回覧板は情報を効率的に共有できる点で便利な一方、都度回覧を最初から作成していては情報共有が遅れてしまう可能性があります。そこで、テンプレートを活用すると回覧板を作成する手間を省けます。
しかし、「テンプレートは種類が多く探すのが大変」「自社に合うテンプレートが見つからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は社内回覧板で使える無料テンプレート9選をご紹介します。
- 社内回覧板の作成にかかる無駄な時間を削減したい
- 自社に合った社内回覧板のテンプレートを活用したい
- 社内回覧板の形式を統一し、情報共有の効率化を実現したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に合った社内回覧板のテンプレートを見つけられ、効率的に情報を共有できるようになります。
社内回覧板におすすめのテンプレート9選
以下では、社内回覧板におすすめのテンプレート9選をご紹介します。あらかじめ、自社で必要な項目が揃ったテンプレートを複数見つけておくと、異なる形式の回覧板を作成するときに便利です。
【Word】告知用社内回覧板
こちらは、Word形式の告知用社内回覧板です。
Word形式なので、一般的な文書と同じ形式で回覧板を作成できます。主に社内イベントの告知に利用すると、下部のチェック欄を参加確認に使えます。
【Word】見やすく分かりやすい回覧板テンプレート
こちらは、Word形式の回覧板テンプレートです。
シンプルな構成になっているので、情報が見やすく分かりやすいです。また、チェック表がついているため、閲覧したかが一目で分かる仕様になっています。
【Word】概要と詳細を分けて記入できるテンプレート
こちらは、概要と詳細を分けて記入できる回覧板テンプレートです。
内容を細かく書き込めるため、伝達事項が多岐にわたる場合にも使えるテンプレートです。
【Excel】順番表がついた回覧板テンプレート
こちらは、順番表がついたテンプレートです。
読む順番を指定できるので、回覧板を回すスピードを高められる可能性があります。また、内容を記入する欄が広いため、細かく情報を書き込めます。
【Excel】至急・標準にチェックがつけられるテンプレート
こちらは、至急・標準のチェック欄がある回覧板のテンプレートです。
急を要する内容を共有する場合は至急の欄にチェックしておくと、担当者が素早く対応できる可能性が高くなります。
【Excel】6分割のテンプレート
こちらは、6分割できる回覧板のテンプレートです。
回覧板を回す社員の数が多い場合は、こちらのテンプレートを利用すると大人数のメンバーにも情報を共有できます。
【Excel】チェック表がついたテンプレート
こちらは、チェック表がついたテンプレートです。
日付と名前を書く欄が用意されているので、従業員が情報を「いつ確認したのか」がすぐに分かるうえ、迅速に回覧してもらえる可能性が高まります。
【Excel】シンプルで使いやすい回覧板テンプレート
こちらは、シンプルで使いやすい回覧板のテンプレートです。
シンプルな構成であるため、目的を問わず使いやすいです。また、Excel形式なので、簡単に自社独自の項目を追加できます。
【PowerPoint】パワーポイントで使える回覧板テンプレート
こちらは押印欄付きのパワーポイント形式の回覧板テンプレートです。
デザインがシンプルかつテンプレートの文章を差し替えるだけで簡単に利用できます。また、PowerPoint形式を利用したい場合はこちらが最適です。
回覧板のスムーズな共有に役立つおすすめのツール
以下では、回覧板のスムーズな共有に役立つおすすめのツールをご紹介します。
回覧板のテンプレートを使えば、構成や作成にかかる時間的コストを省き、簡単に回覧板を作成できます。しかし、作成した回覧板をメールや手渡しで回していると、手間がかかって面倒なうえに、共有漏れが起きる可能性もあるのです。
そこで、ITツールを使って回覧板の作成から管理までを一元化すれば、素早く情報を伝達でき「閲覧後に回すのを忘れる」事態にもなりません。
とくに、誰でもストレスなく使えるツールであれば、導入後もスムーズに運用へ乗せられます。結論、回覧板の共有を効率化するには、非IT企業の65歳以上でも簡単に情報共有・管理ができる情報共有ツールの「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に書き残した情報は、任意のメンバーへリアルタイムで共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、話題が混ざることなく伝達事項に関するやりとりができます。
最も簡単に効率よく回覧板を共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
回覧板にテンプレートを活用すべき3つのメリット
ここからは、回覧板にテンプレートを活用すべきメリットをご紹介します。以下のメリットを全社へ周知しておけば、テンプレートを使った回覧板の運用がスムーズになります。
（1）作成時間を削減できる
テンプレートを活用することで、回覧板の作成にかかっていた時間を削減できます。
テンプレートを利用せずに回覧板を作る場合、フォーマットから準備しなければなりません。社員の閲覧状況を確認するチェック表を設けたり、体裁を整えたりしていると時間がかかる可能性もあります。
一方、テンプレートを使えば、伝達したい内容を入力するだけで回覧板が完成します。また、報告内容によって形式を変える必要があるときも、テンプレートを複数用意しておけば都度対応できるため、編集時間の削減も可能です。
（2）記載項目が統一できる
テンプレートを活用するメリットとして、記載項目を統一できることが挙げられます。
回覧板によって記載されている項目が異なると、上司が確認するときにも全体を見る必要があるため時間がかかってしまいます。また、閲覧者も都度時間をかけて確認する必要があり、スピーディーな情報共有が実現しません。
このように、手作業での回覧板作成は、作成者・閲覧者双方にデメリットがあります。しかし、テンプレートを利用すると、作成者だけでなく閲覧者や確認をする上司の手間も省けるのです。
（3）回覧にかかる時間を削減できる
回覧板のテンプレートが決まっていると、回覧にかかる全体の時間が早くなります。
回覧板の体裁が統一されていなければ、見るべきポイントが異なり共有すべき情報が伝わりにくくなるので、閲覧にも時間がかかってしまうのです。回覧にかかる時間が長いと、社員間での情報共有にタイムラグが起きて、トラブルが発生しかねません。
そこで、テンプレートを使うと「見るべきポイントがすぐに分かる」ようになり、トラブルを未然に防げるのです。
回覧板で使えるテンプレート9選まとめ
ここまで、回覧板で使えるテンプレート9選を中心に解説しました。
回覧板にテンプレートを利用すると、作成の手間を省けるので無駄な時間を削減できます。また、記載項目を統一することで回覧がスムーズになり、効率よく情報を共有できるようになるのです。
ただし、テンプレートは作成にかかる手間を省けますが、回覧事項を共有する時間は削減できません。そのため、回覧板をはじめとした社内情報の共有には「誰でも使える情報共有ツール」を使い、スムーズに情報を共有できる環境を整える必要があります。
結論、自社の情報共有には、誰でも簡単に回覧板をはじめとしたあらゆる社内情報の共有・管理ができるツールの「Stock」が最適です。実際に240,000社以上の非IT企業が、情報共有の効率化を達成しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、回覧板の作成の手間を省きながら情報共有を効率化しましょう。
