現在、多くの企業で社内外のコミュニケーションに「メール」が用いられています。しかし、リモートワークの普及により、メールよりもスピーディーにコミュニケーションがとれる「チャット」を併用する企業の増加傾向が見られます。
一方、既に社内外の情報共有にメールとチャットを併用しているものの、それぞれの用途が曖昧で、上手く使い分けられず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、チャットとメールの違いやメリット・デメリット、使い分け方を中心にご紹介します。
- 社内のコミュニケーションや情報共有が円滑にできる環境を整えたい
- チャットとメールを用途別に比較して棲み分けを理解したい
- 社員同士のコミュニケーションを活発にする方法を立案できていない
という担当者の方は、この記事を参考にするとチャットとメールを適切に使い分け、社内コミュニケーションを円滑にする方法が分かります。
目次
チャットとメールの違いとは何か
チャットとメールはいずれもインターネット上でやりとりするコミュニケーションツールですが、それぞれに異なる特徴があるので、用途ごとに使い分ける必要があります。
ツール内で独自に発行されるIDを利用するチャットでは、リアルタイムで同期するメッセージ機能により、スピーディーな情報共有が可能です。今日では、企業向けにセキュリティが強化された「ビジネスチャットツール」も台頭しています。
一方、一般的なメールアドレスを利用するメールは性質上一方向に送受信するので、リアルタイム性に欠けます。また、宛先や内容を誤って情報漏えいするリスクもありますがが、相手に送信したメールが改変されず、確実に残る点はメールならではの特徴です。
このように、チャットとメールは情報の同期方法やセキュリティ面での違いがあります。ただし、近年ではデジタル化により情報の扱い方や時間への意識が強まり、「Stock」などの迅速かつ安全に情報共有できるチャットツールを使う企業が増えているのです。
チャットとメールの基本機能の違いとは
ここでは、チャットとメールの機能の違いを解説します。チャットとメールを併用する場合、社内外での円滑な情報共有を実現するには、それぞれの機能の違いを把握することが重要です。
チャットの基本機能
チャットの基本機能には、以下の3つがあります。
リアルタイムでのやりとり
チャットは入力した文書が即時に送信され、すぐに画面に反映されます。
そのため、会話しているかのようなリアルタイムのやりとりが実現します。また、メールで送信するときのようにフォーマルな形式でやりとりする必要もないので、ストレスなくメッセージを送れます。
複数人でのやりとり
チャットの最大の特徴はグループチャット機能を活用できる点です。
グループチャットを利用すれば複数人で同時にやりとりでき、ひとつのメッセージで任意のメンバーへ情報を共有します。すると、一人ひとりにメッセージを送る手間が省けるので、コミュニケーションの効率化が図れるのです。
送信後の削除や編集
チャットでは送信後に「修正」や「削除」ができるため、思いついた内容を気軽に打ち込めます。
修正・削除機能があることでメッセージの送信に対する精神的ハードルが下がり、コミュニケーション活性化貢献するのです。
メールの基本機能
メールの基本機能には、以下の2つが挙げられます。
メールの送受信
メールではインターネットに接続していれば、時間や場所を問わず、メッセージやファイル、画像の送受信ができます。
さらに、指定の時間にメールを送信するように設定する機能もあります。しかし、メールはサービスの種類やメールサーバーの性能、設定によっては、相手が確認するまで時間を要する場合があるので注意です。
複数人への一斉送信
多くの人に一度に情報を届けたい場合、メールの一斉送信が便利です。
社内で大人数に情報共有をするときや、複数社の取引先に一度に連絡する場合に一斉配信が使われることが多いです。送信先が同じメンバーである場合、メーリングリストを利用して一斉送信することも可能です。
チャットとメールのメリット・デメリットとは
以下ではチャットとメールのメリット・デメリットをご紹介します。チャットとメールそれぞれの特性を活かせるようにしておくと、社内外における情報共有の効率化に役立ちます。
チャット
以下では、チャットを使うメリット・デメリットをご紹介します。
チャットのメリット
- スピーディーなコミュニケーション
- 複数人でやりとりが容易
- 文章が簡略的
チャットはリアルタイムでのコミュケーションを前提としているため、スピーディーな情報共有ができます。また、電話をするほど緊急性は高くなくとも、早急に対応をして欲しい場合などに、メールやメッセージよりも迅速なやりとりが可能です。
チャットではグループを作成するだけで、チームや部署など複数のメンバーと会話するようにやりとりができます。プロジェクトや案件単位のグループを作成すると、グループ内で業務進捗の把握や全体共有も完結するのです。
チャットは、「オンライン上での会話」という位置付けなので、挨拶文などが不要になり要件のみを簡潔に伝達できます。また、業務に関するやりとり以外にも雑談や相談などのコミュニケーションも気軽にとれるので、人間関係の構築にも繋がります。
チャットのデメリット
- 業務連絡とプライベートの連絡が混合しやすい
- 対面コミュニケーションの減少
- 情報漏えいのリスク
チャットはコミュニケーションをより身近にする一方、業務連絡とプライベートの連絡が混合しやすいです。また、メールと比較して連絡のハードルが低く、連絡事項が業務外の内容に脱線しやすいので、連絡時のルールを社内で整備しておきましょう。
従来は口頭で連絡していたこともチャット上で済ませると、対面で会話をする機会が減少します。テキストで会話するチャットは、文面によっては正確な意図が伝わりづらい問題があるので、適宜対面でのコミュニケーションも取り入れましょう。
容易に情報共有できるチャットでは、情報漏えいのリスクも0ではありません。クラッキング（コンピュータネットワークに繋がれたシステムへの不正侵入）により機密情報を外部へ流されたり、悪用されたりする危険性があるので注意です。
したがって、国際セキュリティ認証を受けた「Stock」などの安全なチャットツールの活用が必須なのです。
メール
続いて、メールを使うメリット・デメリットをご紹介します。
メールのメリット
- 長い文章の管理が簡単
- 返信時間・読む時間に縛りがない
チャットでは、長い文章を送ると、過去のやりとりを確認するときに画面をスクロールしなければなりません。一方、メールは送信した内容ごとにフォルダで分類できるので、長文のやりとりでも管理が簡単なのです。
メールはリアルタイムでのやりとりが前提ではなく、既読機能もないので情報の確認や返信への時間に切迫感を感じずに済みます。また、チャットと異なり一定時間相手を拘束する必要もないので、自身や相手の都合に合わせて気楽にやりとりできます。
メールのデメリット
- 相手が読んだかがわからない
- メッセージの削除ができない
- 時間の共有ができない
ビジネスチャットに備わっている既読機能がメールにはないので、メールを送信しても相手が内容を確認したかどうか判断できません。そのため、メールの送信に失敗しても気がつかない恐れもあります。
送信したメールは基本的に取り消せません。したがって、誤字や間違いを見つけた場合、新たに訂正のメールを送信する必要があります。
しかし、受信する側が新たなメールを未確認であったり、間違ったメールの情報と混同していたりすると情報の認識齟齬や伝達漏れに繋がるため、メールでは送信前の内容確認を徹底する必要があります。
チャットツールでは相手と時間を共有することで密なコミュニケーションが取れますが、メールではできません。また、送受信のタイミングに誤差が生じる点やビジネス文書であることにより、微妙なニュアンスや意図が伝わりにくい欠点もあります。
チャットとメールにおける使い分けのポイント
ビジネスにおいてメールとチャットを使い分けるポイントは以下の5点です。チャットとメールの棲み分けを理解して、両者の効果を最大化し、業務を効率的にこなしましょう。
- 根拠や証拠として残しておくべき内容は【メール】
- 社内への連絡は【チャット】／社外への連絡は【メール】
- 社内や部署など複数で共有すべき内容は【チャット】
- 緊急度や優先度の高い内容であれば【チャット】
- 簡単な確認報告なら【チャット】
メールは送信した内容を削除できないので、決定事項や業務情報を正式な文書として残しておけます。一方で根拠や証拠として残しておく必要がある内容の場合、チャットではメッセージ内容の修正・削除が可能なので適していません。
社内への連絡は、情報共有やコミュニケーションが容易なチャットが適しています。一方、社外への連絡は取引の内容やプロジェクト情報などを扱う場合が多く、簡素な内容を送信するわけではないので、ビジネス文書を送付するメールが適しています。
メールで情報を共有すると誰が確認したか判断できないので、既読機能が備わったチャットが適しています。とくに、複数のファイルや文書を別々に共有する場合は、「Stock」のように業務のカテゴリーごとに管理・共有するツールが最適です。
多くのチャットはプッシュ通知機能でメッセージの内容をすぐに確認できるため、緊急度や優先度が高い場合に素早く連絡を取りやすいメリットがあります。また、チャットは要件だけを送れるので、回答までの時間も短縮可能です。
「端的な確認や情報共有」にはチャットが便利です。たとえば、「明日の商談の待ち合わせ場所」などの簡単な確認を求めたいときのコミュニケーションはチャットが向いています。
以上のように、チャットとメールの役割に違いがあるので、用途や状況に応じて棲み分けして使うことが求められます。
メールとチャットの違いがわかる比較表
メールとチャットの違いは以下4つの項目で比較できます。
| メール | チャット | |
|---|---|---|
| 適したコミュニケーション形態 |
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| ツール |
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| 文章 |
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| メーッセージの作成・編集 |
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メールとチャットを使い分ける場合は、「誰に向けた連絡であるのか」「伝えたい内容はどのような種類であるのか」「相手に正確に情報が伝わる方法であるか」を確認すると情報の齟齬やラグを防げます。
〈必見〉情報が流れず確実に蓄積できるチャットツール
以下では、非IT企業でも情報が流れずに蓄積できるチャットツールをご紹介します。
ビジネスチャットツールはチャット機能はもちろん、タスク・スケジュール管理など業務を効率化する機能も搭載しています。また、業務の基本となる情報共有を円滑化するチャットの導入は、業務に潜むムダを削減し業務効率化に貢献します。
しかし、チャットツールの性質上、共有した情報は流れやすく「確認に時間がかかる」「ファイルが見つからない」ことで、情報へ即座にアクセスできない問題もあります。そのため、蓄積した情報を活用するには「情報が流れない」ツールが必須なのです。
とはいえ、社員が使いこなせないほど多機能なツールでは、抵抗感を招き浸透しません。したがって、最も簡単に円滑な情報共有・管理を達成するには、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせるうえ、情報を確実に管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書き込んだあらゆる情報・ファイルを確実に蓄積し、任意のメンバーへリアルタイムで共有できます。また、「メッセージ」を「ノート」に紐付けられるので、話題が錯綜せず情報が見つからないストレスが発生しません。
最も簡単にあらゆる情報を管理・共有できるツール 「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
チャットとメールの違いまとめ
ここまで、チャットとメールの違いや使い分けるポイント、比較表などをご紹介しました。チャットとメールの大きな違いは以下の3つです。
- 「1対1」または「複数人でのコミュニケーション」におけるスピード感
- 内容は正式なビジネスの文章、会話形式のフランクな文章の体裁
- 後からの内容編集や削除の可否
とくに、テレワークが浸透している今日で、メールのみでは社内の情報共有は効率化しません。したがって、今までメールを使って社内の情報共有をしていた企業でも、チャットツールを使って共有の非効率さを解消する必要があるのです。
しかし、過剰な教育コストをかけないためにも「シンプル、かつ情報を確実に管理できるツール」が必須です。そこで、今回ご紹介したStockのように情報を流さず管理し、情報共有の円滑化が簡単に実現する情報共有ツールを使うと、即日で情報管理がシンプルになります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内のコミュニケーションを活性化させながら業務効率を向上させましょう。
