社内連絡に関する文書にはルールが詳細に定められているため、作成にあたっては事前知識が必須です。
しかし、連絡の種類によって書き方が異なるため、すべてを覚えられないのが現状です。そのため、「どのように書き出せば良いか分からない」「正しく書けているか不安だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内連絡の書き方やテンプレートを中心に紹介します。
- 毎回文書の書き方を調べるのは手間なので、テンプレートとして保存しておきたい
- ビジネスメールを書くのに時間がかかる
- 確実に読んでもらえる社内文書を作り、スムーズに共有したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内文書のテンプレートや作成のポイントが分かります。
目次
社内文書とは
以下では、社内文書について簡単にご説明します。社内文書の目的や種類を理解すると、場面に応じた柔軟な書き方ができます。
社内文書の概要
社内文書とは、自社の従業員に向けて発行する文書を指します。
社内文書の例として、連絡事項を記した「連絡書」や会議の概要を記録した「議事録」などがあります。このように、社内での情報共有や記録を目的として作成する書類全般を、社内文書と呼びます。
社内文書の種類
社内文書は、大きく2つに分けられます。
- 情報を伝達するための文書
- 情報を蓄積するための文書
社内文書の大半が、情報伝達を目的とした文書です。例として「上司から部下への指示書」「部下から上司への報告書」「連絡事項を記した文書」などがあります。
社内文書のひとつに、情報の蓄積を目的とした文書があります。例として、議事録や売上データなどが挙げられます。
以上のように、社内文書は大きく2つに分けられます。そのため、作成に当たっては目的を理解して、求められている情報を過不足なく記載しましょう。
連絡が正確に伝わる！社内文書に必要な項目とは
相手へ正確に情報を伝えるためには、情報に過不足がないことが大切です。そこで以下では、社内文書に必要な項目をご紹介します。
| 項目 | 該当と注意点 |
|---|---|
| 発信日 |
文書の発信日を右詰めで記載します。西暦と和暦は自社の規定に従いましょう。
|
| 受取人の情報 |
文書の受取人を記載します。部署名、肩書、氏名、敬称の順に書きましょう。
|
| 差出人の情報 |
文書の差出人を記載します。必要に応じて、電話番号やメールアドレスを追記しましょう。
|
| タイトル |
文書のタイトルを明記します。タイトルだけで文書の趣旨が伝わるように、内容を簡潔にまとめたものを記載しましょう。
|
| 本文 |
用件を分かりやすく記載します。時候の挨拶は不要です。内容を端的にまとめることを意識しましょう。
|
| 担当者の連絡先 |
差出人と担当者が異なる場合は、担当者の部署名と氏名、連絡先を明記しましょう。
|
上記は社内文書に必要な基本的な項目なので、共有する前に抜け漏れがないか確認をしましょう。
社内文書を書く3つのポイント
ここでは、社内文書を書く3つのポイントを紹介します。以下を参考に、ほかの従業員にとって読みやすい文書を作成しましょう。
（1）簡潔に書く
一つ目のポイントは「簡潔に書くこと」です。
顧客や他社とのやりとりに使われる社外文書と異なり、社内文書には時候や繁栄を祝する挨拶は必要ありません。また、日常業務の忙しいなかで冗長な文章は敬遠されます。
したがって、伝えたいことを簡潔にまとめましょう。
（2）早さと正確さを意識する
二つ目のポイントは「早さと正確さを意識すること」です。
社内文書でやりとりする情報のなかには、緊急性の高いものや返信に時間を要するものもあります。そのため、可能な限り早く相手へ伝えることが求められます。
また、社内文書に誤った情報があれば、業務に支障が出る恐れがあります。たとえば、会議の日時を誤って伝えた場合は、時間になっても従業員が集まらないといった事態になりかねません。
以上のように、社内文書を作るときには共有のスピードと正確さを意識しましょう。
（3）結論を最初に明記する
社内文書では、結論を最初に明記しましょう。
結論が最初に記されていないと「この文書では何が言いたいのか」がすぐには分かりません。一方、結論ファーストの構成であれば、一目で内容を把握してもらえるのです。
以上のように、多忙な状況でも確実に内容を伝えるために、社内文書では結論を冒頭に記載しましょう。
＜テンプレ―ト＞社内文書の例文や書き方を紹介！
以下では、社内文書の例文や書き方をテンプレート付きでご紹介します。コピー＆ペーストで簡単に複製できるため、文書を書く時間がない人は必見です。
例文（1）連絡書
連絡書の例文は以下の通りです。
令和◯年◯月◯日
部課長
関係者各位
◯◯部 ◯◯課 ◯◯◯◯
◯◯会議の件
下記のとおり◯◯会議を開催いたしますので、関係部課長、担当者のご出席をお願いいたします。
記
1. 日時：令和◯年◯月◯日（◯） ◯時◯分〜◯時◯分
2. 場所：第◯会議室
3. 内容：◯◯
4. 出席者：◯◯部全員
以上
連絡書では、正しい情報を確実に伝えなければなりません。したがって、一目で概要を把握できる文章を心がけましょう。
例文（2）議事録
議事録の例文は、以下の通りです。
20〇〇年〇月〇日
出席者各位
〇〇部 〇〇課 〇〇〇〇
新製品の販促計画について
下記のとおりご報告申し上げます。
記
1. 日時：20〇〇年〇月〇日 〇時〇分〜〇時〇分
2. 場所：第〇会議室
3. 出席者：マーケティング部全員
4. 要旨
①最近のユーザ動向の概要
②新製品と開始するキャンペーンの説明
③マーケティング部長からの要望
5. 決定事項：
(1)上記③をもとに、キャンペーン計画を再作成する。
(2)キャンペーン計画は、〇月〇日を最終案としてまとめる。
6. 次回会議日程：日程：20〇〇年〇月〇日 〇時～〇時
場所：第〇会議室
内容：〇〇
出席者：今回と同じ
(文責：〇〇〇〇)
以上
議事録では、読み手が一読しただけで会議の概要を把握できるようにしなければなりません。したがって、箇条書きや数字を用いて分かりやすくまとめることを心がけましょう。
例文（3）社内通知・お知らせ
社内通知やお知らせの例文は、以下の通りです。
令和◯年◯月◯日
関係者各位
◯◯部 ◯◯課 ◯◯◯◯
研修会のお知らせ
下記のとおり社内研修会を実施いたしますので、内容をご確認の上ご参加いただきますようお願いいたします。
記
1. 日時：令和◯年◯月◯日（◯） ◯時◯分〜◯時◯分（予定）
2. 場所：本社〇階 研修室
3. 内容：◯◯
4. 出席者：◯◯部全員
以上
お知らせや社内通知では、開催日や場所といった必要事項を漏れなく記入しているか確認しましょう。
社内文書をメールで共有する注意点とは？
以下では、社内文書をメールで共有する注意点を解説します。
社内文書をメールで共有する場合は、ほかのメールに埋もれてしまうデメリットがあります。つまり、「見落とされて読まれない可能性があること」「あとから読み返すときに探す時間がかかること」に注意しなければなりません。
一方、社内メールのデメリットを解消する唯一の方法として「情報共有ツールの活用」があります。情報共有ツールとは、社内への連絡や報告に関する詳細な「ノート」を作成し、ノートに紐づく「メッセージ」で上司や同僚とやりとりできるツールです。
ノートとやりとりを紐づけられるので話題が入り乱れません。また、「検索機能」によってあとから社内文書を見返せるため、メールのデメリットを解消するのです。
たとえば、導入即日から説明なしで使えるほどシンプルな「Stock」のようなツールであれば、従来メールや紙で社内文書をやりとりしていた企業でも定着しやすいです。
【必見】社内文書の作成・共有におすすめのツール
以下では、社内文書の作成・共有におすすめのツールを紹介します。
紙の社内文書は「文字を入力する→PDF化して印刷する→従業員へ配布する」と工数が多く面倒です。一方、メールであれば手間は少なくなるものの、ほかのメールに埋もれて読まれない、探しづらいというデメリットがあります。
紙やメールのデメリットを解消するには「情報共有メツール」で社内文書を作成・共有しましょう。ツールを使えば、文書を作成した瞬間からメンバーへ共有されるため手間がかからないうえ、検索機能でいつでも見返せます。
結論、社内文書の作成・共有におすすめのツールは、非IT企業の65歳でもすぐに社内文書を作成・共有できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報は瞬時に共有されるので、情報共有にタイムロスが発生しません。また、よく利用する文書の型を「テンプレート」として保存し、必要なときに素早く呼び出せます。
非IT企業の65歳のメンバーでも簡単に使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内連絡文書の書き方まとめ
ここまで、社内連絡文書の書き方やおすすめのツールをご紹介しました。
社内文書には連絡書や議事録など、さまざまな種類があります。それぞれ書き方が異なるので、テンプレートを用意してすぐに書き出せるようにしておきましょう。
また、紙やメールでは「作成から共有までに手間がかかる」「文書がほかのメールに埋もれる」といった事態になりかねず非効率です。したがって、社内文書を簡単に作成・共有できる情報共有ツールを活用しましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせる情報共有ツールです。テンプレート機能があるため、必要なときに素早く呼び出して文書を作成・共有できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、文書の作成・共有にかかる時間を短縮させましょう。
