メールを使った情報共有では、全員で同時に内容を確認できないうえ、受信フォルダ内で重要な情報が埋もれるといったデメリットがあります。このような事態の防止に役立つのが、メールをチーム全体へスムーズに共有するための「メール共有システム」です。
しかし、新しいシステムの導入を検討するものの「メリットや自社にマッチしたサービスが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メールの一元管理におすすめのシステム8選を中心にご紹介します。
- 大量のメールに重要な情報が埋もれて困っている
- メール以外にもチャットやメモなど複数の管理方法があって混乱する
- メールの管理が上手い人はどのようにしているのか知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なメール共有システムが見つかり、面倒なメール管理から脱却できます。
目次
- 1 メールを一元管理するシステムの選定ポイント3つ
- 2 メールの一元管理におすすめのシステム8選
- 3 メールを一元管理するメリット3つ
- 4 メールの一元管理におすすめのシステム8選まとめ
メールを一元管理するシステムの選定ポイント3つ
ここでは、メールアドレスや情報を集約する「メール共有システム」の選定ポイントをご紹介します。システムを導入したあとのミスマッチを起こさないために、以下3つのポイントを確実に押さえましょう。
（1）操作性がシンプルか
最も重要なポイントは「操作性がシンプルか」という点です。
操作方法が難しいと、ITに慣れていない社員は使いこなせないため、逆に仕事の効率が落ちる可能性があります。さらに、導入後の教育コストもかかってしまうのです。
したがって、全員がストレスなく操作でき、必要以上の教育コストをかけないためにも、直感的に使えるシンプルなシステムを選びましょう。
（2）デバイスを問わずにアクセスできるか
二つ目のポイントは、デバイスを問わずアクセスできることです。
PCだけでなく、タブレットやスマートフォンといったさまざまなデバイスから利用できれば、移動中や外出先にいる社員も自由にメールを確かめられます。そのため、情報共有にタイムラグが発生しづらいのです。
このように、社内外を問わずリアルタイムにメールや情報を管理するために、さまざまなデバイスに対応したシステムを選びましょう。
（3）情報が流れずに管理できるか
三つ目のポイントは、情報を流さず管理できる点です。
重要なメールが不要なメールに埋もれて流されてしまうと、確認漏れのリスクが高まります。その結果、プロジェクトの遅延につながったり、再度同じメールを共有する手間がかかったりするのです。
したがって、重要な情報を流さず、確実に確かめられるシステムを選定しましょう。たとえば、メールを自動転送して、案件ごとにファルダへ振り分けて管理できる「Stock」のようなシステムであれば、重要な情報が埋もれる心配はありません。
メールの一元管理におすすめのシステム8選
以下では、メールの一元管理におすすめのシステムを8つご紹介します。
メールで情報共有する場合、受信した内容を確認するにはメールやファイルを開く手間がかかります。また、「誰がいつ読んだのか」が分からないため、チーム全体へリアルタイムで共有できているとは言えません。
さらに、システムの操作が難しいとITに慣れていない社員の理解が追いつかず、メールの確認漏れが起こってしまいます。結果として、「情報が集まるだけのシステム」になりかねないのです。
したがって、「ITリテラシーを問わず誰でも使いこなせるシステム」を導入しましょう。結論、メールの情報を簡単に一元管理するには、メールを自動転送して管理できるうえに、非IT企業の社員でも即日で使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、問い合わせのメールなどが保存される「メールの自動転送」が備わっています。また、ノートはアクセス許可されている社員へリアルタイムで共有されるうえに、連絡をとり合える「メッセージ」も紐づいているので便利です。
【Stock】最も効率よくメールを一元管理できる
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Mailwise】メールの一斉送信ができる
＜Mailwiseの特徴＞
- 対応漏れを防げる
- メールを絞り込める
メールの担当者、確認者、および処理状況を設定できる「ステータス機能」が搭載されているため、対応漏れを防げるという特徴があります。
未対応のメールや自分が担当になっているメールなどの条件を絞り込んで探せます。
＜Mailwiseの注意点＞
- 非IT企業では使いこなすのが難しい
高度な機能が豊富に搭載されており、使い方を覚えるのに時間がかかるため、ITに慣れていない社員にとっては使いこなすのが難しい可能性があります。
＜Mailwiseの料金体系＞
- スタンダードコース：500円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムコース：1,500円/ユーザー/月（月払い）
【mi-Mail】案件単位の管理が簡単にできる
＜mi-Mailの特徴＞
- 二重対応を防止できる
- スレッド表示ができる
一度オペレーターが返信した案件へほかのオペレーターは返信できないため、二重対応を防げます。
顧客からの問い合わせに関連するメールを一つの案件としてもまとめられ、スレッドで表示できる仕様です。
＜mi-Mailの注意点＞
- 初期費用が高い
低額のスタンダードプランでも24,800円の初期費用がかかり、さらに月額9,800円以上の料金がかかるため、費用対効果を慎重に検討しなければなりません。
＜mi-Mailの料金体系＞
- クラウド/SaaSプラン
- パッケージプラン
・スタンダードプラン：初期費用24,800円＋月額費用9,800円～
・仮想サーバー(専用サーバー)プラン：初期費用50,000円＋月額費用66,800円～
・事業内容や要望に合わせたオーダーメイドなプランで、問い合わせが必要です。
【Re:lation】問い合わせごとにコメントを共有できる
＜Re:lationの特徴＞
- ミスや対応漏れを防げる
- すぐに顧客情報を見つけられる
対応中のメールにロックをかける「二重返信防止」やメールの進捗状況を可視化する「ステータス管理」の機能が搭載されているため、ミスや対応漏れを防げます。
顧客の情報をワンクリックで呼び出せる「アドレス帳」が搭載されています。
＜Re:lationの注意点＞
- 機能を使いこなせない可能性がある
クラウド機能から自動返信、アサイン状況確認まで幅広い機能が豊富に搭載されているため、ITツールに慣れていない社員は使いこなせず社内へ浸透しない可能性があります。
＜Re:lationの料金体系＞
- フリープラン：無料で利用できます。
- 有償プラン：初期費用50,000円～＋月額費用12,800円～
【yaritori】シンプルな使い勝手が特徴
＜yaritoriの特徴＞
- テンプレート（予約語）機能がある
- 送信キャンセル
テンプレートの文面に顧客の名前を自動で挿入する機能が搭載されており「資料請求」「問い合わせ」などのカテゴリごとに保存できるため、メール返信にかかる時間を短縮できます。
誤送信を防止するため、メールの送信後5秒間であればキャンセルできる機能が搭載されています。
＜yaritoriの注意点＞
- スマホアプリには対応していない
- 低料金のプランではユーザー数が限られる
スマホアプリには対応していないため、モバイル端末から利用したい場合はブラウザで開かなければなりません。
ログインできるユーザー数が、低料金のライトプランでは3名まで、スタンダードプランでは10名までとなっています。ユーザー数を無制限にするには、ビジネスプラン（ユーザー当たり月額6,980円）以上の契約が必要です。
＜yaritoriの料金体系＞
料金に関しては、問い合わせが必要です。
【Zendesk】複数のチャネルを一括管理できる
＜Zendeskの特徴＞
- 複数のチャネルを一括管理できる
- 問い合わせ内容をデータ化・分析できる
複数のチャネルを一括管理できるため、メールをはじめ、Webサイトや電話からの問い合わせなどへもスムーズな対応が実現します。
問い合わせ内容をデータ化し、抽出したデータから有効なサポートを実現するための分析をする機能があります。
＜Zendeskの注意点＞
- ITに詳しくないと使いこなせない
高度な機能が豊富に搭載されているため、ITに詳しくない社員にとっては使いこなすのが難しいと言えます。
＜Zendeskの料金体系＞
- 基本サポートのみ
- ZENDESK SUITE（ベーシック）
- ZENDESK SUITE（エンタープライズ）
・Support Team：$19/ユーザー/月
・Support Professional：$55/ユーザー/月
・Support Enterprise：$115/ユーザー/月
・Suite Team：$55/ユーザー/月
・Suite Growth：$89/ユーザー/月
・Suite Professional：$115/ユーザー/月
・Suite Enterprise：問い合わせが必要です。
【問いマネ】低価格で利用できる
＜問いマネの特徴＞
- スレッド表示機能がある
- メールの対応漏れを防げる
同じ人との一連のやりとりがスレッドで表示される機能があるため、対応の経緯が分かります。
一定時間対応していないメールが強調表示される「未対応メール警告機能」が搭載されているため、メールの対応漏れを防げます。
＜問いマネの注意点＞
- HTML形式のメールに対応していない
HTML形式のメールに対応していません。仮にHTML形式のメールを受信すると、タグがそのまま表示される点に注意が必要です。
＜問いマネの料金体系＞
- スタンダードサーバープラン：3,124円/月
- アドバンスサーバープラン：5,500円/月
※どちらのプランでも初期費用11,000円が必要です。
【Outlook】共有メールボックスを作れる
＜Outlookの特徴＞
- 共有メールボックスを作れる
- タスクを共有できる
複数の社員で共有メールボックスを作れるのが特徴です。そのため、カスタマーサポートや問い合わせ対応に活用できます。
メールだけでなく個人のタスクも共有できるので、チーム内での進捗管理が簡単になります。
＜Outlookの注意点＞
- 対応漏れが発生しかねない
共有メールボックス内で誰かが新着のメールを開くと、チーム全体で開封済みのメールとなります。そのため、担当者以外が誤って開封してしまうと、対応漏れにつながりかねないのです。
＜Outlookの料金体系＞
無料版以外に、ほかのMicrosoftサービスを利用できる一般法人向けプランもあります。
- 無料：0円
- Microsoft 365 Business Basic：750円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：1,030円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,560円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：2,750円/ユーザー/月
メールを一元管理するメリット3つ
以下では、メールを一元管理するメリットを3つご紹介します。メールの管理を楽にしたいもののITツールに不安を感じている人は、ここでメリットを押さえましょう。
（1）スピーディーに対応できる
一つ目は、問い合わせなどへスピーディーに対応できることです。
たとえば、「テンプレート」が搭載された共有システムを使えば、文章を一から入力する手間がかかりません。さらに、社員ごとの顧客対応にバラつきが出るのも防げます。
また、「タスク管理」を利用すると、”誰がどの対応まで終わらせているのか”が一目で分かり、遅れにもスムーズに対応できるのです。このように、メールの一元管理によって、顧客とのやりとりをスムーズに進めて仕事が遅れるのを防げます。
（2）対応漏れや二重対応を防げる
二つ目は、メールへの対応漏れや二重対応を防げる点です。
メール共有システムでは「未対応・対応中・対応済み」といった進捗状況を社員全員が確認できます。そのため、メールの確認漏れや二重対応といったミスを未然に防げるのです。
逆に、メール共有システムを利用していないと「メールボックスの中で重要な問い合わせが埋もれて見逃していた」という状況になりかねません。したがって、問い合わせへ確実に対応するために、メール共有システムを利用すべきだと言えます。
（3）ノウハウやナレッジを共有できる
三つ目のメリットは、チーム内でノウハウやナレッジを共有できる点です。
問い合わせへの対応方法に関するノウハウやナレッジを共有すると、新人社員が業務に慣れやすくなったり、後任への引き継ぎ資料として活用したりできます。その結果、教育や引継ぎ資料を作るのにかかる手間を減らせるのです。
問い合わせ対応のノウハウやナレッジを共有するには、メールだけでなく「ノート」に記載した業務の情報も共有できる「Stock」のようなソフトを利用するのが最適です。
メールの一元管理におすすめのシステム8選まとめ
これまで、メールを一元管理・共有できるシステム8選を中心にご紹介しました。
メール共有システムを利用すれば対応漏れや二重対応を防げます。さらに、過去のやりとりが一か所に集約されるため、必要な情報が埋もれる心配もありません。
とはいえ、社員のITリテラシーに差があるうえ、日々の業務が忙しいなかでシステムの使い方を教育するのは面倒なので「誰でも使いこなせるシステム」を選びましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは、非IT企業に勤める65歳以上の社員でも簡単にメールを管理できるため、シンプルな操作性から非IT企業を中心に240,000社以上で導入されています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してメール管理の手間やストレスを解消しましょう。
