多くの企業で使われているWordやExcel、PowerPointで手順書をつくれば、紙で作成するよりも教育・作成コストを抑えながら、業務の効率化を図れます。そのため、今日では「テンプレート」を使って、体裁が整った状態で作ることが一般的です。
しかし、なかには手順書を一からつくっており、時間がかかることに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、WordやExcel、PowerPointで使える手順書テンプレートを中心に紹介します。
- 業務クオリティのばらつきを防ぐために、分かりやすい手順書をつくりたい
- WordやExcelのテンプレートを使って、手順書をつくる時間を短くしたい
- 数あるテンプレートから、自社に合ったものを見つけるのが難しい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なWord・Excel・PowerPointのテンプレートが見つかり、手順書をつくる負担が減らせます。
目次
Wordの作業手順書テンプレート
ここでは、Wordの作業手順書テンプレートを紹介します。以下のフォーマットを使って、短時間で手順書をつくりましょう。
シンプルなテンプレート
こちらは、シンプルなWordの作業手順書テンプレートです。
レイアウトが定められており、文章を打ち込むだけで手順書が完成します。ただし、図や画像の挿入ができないため、用途が限られる点に注意しましょう。
デザイン済みのテンプレート
こちらは、すでにデザインされたWordの作業手順書テンプレートです。
表紙と見出しがついているので、デザインを一から考える必要がありません。また、デザインはグリーン、ブルー、モノクロの3色があり、用途に合わせて選べます。
しかし、「見出し」「要点」「引用」などの構成があらかじめ用意されている一方で、カスタマイズ性が低く業務によっては使いづらい恐れがあります。
Excelの作業手順書テンプレート
以下では、Excelの作業手順書テンプレートをご紹介します。表形式で手順を整理したい方にはおすすめです。
メモ欄があるテンプレート
こちらは、メモ欄があるExcelの作業手順書テンプレートです。
すでにレイアウトが整えられているので、文章を打ち込むだけで手順書が完成します。ただし、作業ごとに資料をつくる必要があり、Excelファイルが増えて管理が面倒な点に注意しましょう。
アウトラインを書きやすいテンプレート
こちらは、アウトライン（概要）を書きやすいExcelの作業手順書テンプレートです。
目次のレイアウトが決まっているので、アウトラインから書きはじめられます。また、小見出しを決めたうえで作成できるため、統一感が出やすい点もメリットです。
しかし、スマホでは見づらく、内容を更新したときに該当箇所を探しにくい点に注意が必要です。
PowerPointの作業手順書テンプレート
以下では、PowerPointの作業手順書テンプレートを紹介します。スライド形式で手順書をつくりたいときにおすすめです。
図や写真を挿入できるテンプレート
こちらは、図や写真を挿入できるPowerPointの作業手順書テンプレートです。
図を挿入する場所が設けられているので、レイアウトを変えずに手順書づくりを進められます。しかし、1ページに挿入できる画像が4枚に制限されているデメリットがあります。
A4サイズのテンプレート
こちらは、A4サイズのPowerPointの手順書テンプレートです。
目次や見出しがすでに設定されているため、デザインをはじめから考える必要がありません。ただし、目次や見出しは手動で更新しなければならない点に注意が必要です。
【解決策】WordやExcelよりも手順書作成に最適なツール
以下では、WordやExcelよりも手順書づくりに最適なツールを紹介します。
Word・Excel・PowerPointで作成した手順書は、共有をするときに別のツールを経由しなければなりません。また、複数の手順書を管理している場合、共有したい情報を探す手間がかかってしまいます。
そこで「手順書の作成・管理・共有」の機能を網羅するツールが必須です。ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しいため「誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。
結論、選ぶべきツールは、65歳の方でも説明なしですぐに使える、手順書を簡単に作成・管理・共有できる情報管理ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に任意で設定した「テンプレート」を呼び出せるので簡単に手順書をつくれるほか、ノートに紐づく「メッセージ」で話題が混ざらずやりとりできます。また、「フォルダ」で手順書を分けて管理でき、必要な資料もすぐに見つけられるのです。
手順書を簡単に保存・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Word・Excel・PowerPointの手順書のデメリット3選
以下では、Word・Excel・PowerPointの手順書における3つのデメリットを解説します。テンプレートを使えば簡単に手順書をつくれますが、Word・Excel・PowerPointには注意点があることも考慮しなければなりません。
（1）抜け漏れのリスクがある
1つ目は、重要な内容が抜け漏れるリスクです。
WordやExcelのテンプレートは、項目や画像の数があらかじめ決まっています。結果として、情報を充分に載せられず、抜け漏れが起きるのです。
しかし、レイアウトを大きく変更すると時間も手間もかかります。そのため、情報量が多い手順書をつくるときは、独自のテンプレートがつくれる「ITツール」を使いましょう。
（2）スマホやタブレットだと見づらい
2つ目に、スマホやタブレットだと確認しづらいデメリットがあります。
Word・Excel・PowerPointはパソコンに最適化されているため、スマホやタブレットだと手順書が読みづらいことがあります。また、PDF化すれば多少は読みやすくなるものの、原本とPDFの両方を管理する手間がかかるのです。
したがって、Word・Excel・PowerPointは、スマホやタブレットからアクセスしづらい点で、手順書の運用に適していません。
（3）共有に時間がかかる
3つ目は、共有に時間がかかる点です。
Word・Excel・PowerPointの手順書を共有するには、メールやチャットなど別のツールを経由しなければなりません。また、資料を見るたびにファイルを開く工数がかかり、すぐに情報を共有するのが難しくなります。
一方、「手順書の作成・管理・共有」がツール上で完結する「Stock」のようなITツールを使うと、Word・Excel・PowerPointのデメリットをすべて解消できるのです。
見やすい手順書（マニュアル）の運用ができるたった1つのコツ
見やすい手順書をつくって運用に乗せるコツはITツールを使うことです。
ITツールであれば、簡単に手順書のレイアウトを整えられます。WordやExcelのテンプレートと異なり、項目を自由に作成できるので、重要な情報が載せられないトラブルが起こらないのです。
とくに、クラウドのITツールであれば自動的に情報が更新されるため、従業員へ共有の手間がかかりません。また、更新履歴も簡単に参照でき「変更した箇所」が一目瞭然です。
したがって、手順書を効率的に運用するには「Stock」のように、マニュアルを簡単に作成・管理・共有できるツールを使いましょう。
Word・Excel・PowerPointの手順書テンプレートまとめ
これまで、Word・Excel・PowerPointの手順書テンプレートを中心に解説しました。
Word・Excel・PowerPointは多くの企業で使われており、テンプレートを使えば手順書をつくる時間を大幅に減らせます。しかし、情報が抜け漏れやすいほか、スマホでは見づらかったり共有が面倒だったりするデメリットは無視できません。
そこで、「ITツール」を導入すれば、ツール上で手順書を作成・共有できるようになります。ただし、ツールを選ぶときは、チームのITリテラシーを考慮して「誰でも簡単に操作できるか」を必ず確認すべきなのです。
結論、手順書を簡単に作成・共有したい企業が導入すべきツールは『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で手順書を作成・共有し、WordやExcelの煩雑さから脱却しましょう。
