スケジュール管理はビジネスにおいて不可欠です。チーム・個人で的確なスケジュール管理ができなければ、タスクを上手くこなせなかったり、会議の予定を忘れたりしてしまいます。
しかし、なかには「チームの正確なスケジュール管理が上手くいっていない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事のスケジュール管理ができない原因と対処法を中心にご紹介します。
- スケジュール管理が煩雑で、タスクが山積みになっている
- スケジュール管理が上手くいかないときの対処法を知りたい
- 効率的なスケジュール管理で、タスクの不備や抜け漏れを防ぎたい
という方はこの記事を参考にすると、スケジュール管理ができない原因と対処法を把握しつつ、タスクを円滑に進められるようになります。
目次
スケジュール管理ができない3つの原因
以下では、スケジュール管理ができない3つの原因ご紹介します。まずは、「なぜスケジュール管理が上手くいかないのか」を把握することが大切です。
（1）タスクに優先順位が付けられていない
スケジュール管理ができない原因の一つが「タスクに優先順位を付けられていない」ことです。
マルチタスクで仕事を進めるときに、優先順位を付けられていなければ、どのタスクからこなせば良いかわからなくなってしまいます。また、チームにとって優先度が高いタスクが後回しになると、プロジェクト進行を妨げる原因にもなりかねません。
したがって、「優先度の高いタスクが終わらない」事態を防ぐためにも、期日の近さや重要性から判断して優先順位を付けるのがポイントです。
（2）タスクの内容や期日を正確に把握していない
タスクの内容や期日を正確に把握していないことも、スケジュール管理ができない原因のひとつです。
取り組むタスクの内容や期日が曖昧になると、明確な目標設定も難しくなります。また、目標設定が上手くいかなければ、タスクを完了するまでにかかる時間を計算できなかったり、大まかな流れが掴めなかったりしてしまうのです。
したがって、目標設定から逆算して効率よくタスクを進めるためにも、やるべきタスクの内容や期日を正確に把握しましょう。
（3）情報共有ができていない
情報共有ができていないことも、スケジュール管理が上手くいかない原因です。
業務を進めるうえで、チーム内の情報共有は必須のコミュニケーションです。たとえば、進捗の遅れや急な予定変更があるときでも、情報共有の仕組みが整っていると、ほかのメンバーがサポートできます。
そのため、チームでプロジェクトを進めるときは、各メンバーのスケジュール・タスク状況をリアルタイムで共有しましょう。
スケジュール管理ができないことによる弊害とは
スケジュール管理ができなければ、チームの生産性が低下し、時間的・精神的な余裕がなくなる弊害が発生します。
スケジュール管理を徹底していないチームでは、次にやるべきタスクの優先順位決めができないので、スピード感を持ってタスクに着手できません。そのため、「些細なタスクに時間をかけすぎると、重要なタスクに着手できない」ケースも発生してしまうのです。
また、スケジュールが不明確な場合、常に期日に追われた状態で業務を進めるので、時間的・精神的な余裕も生み出せなくなります。このように、スケジュール管理ができないと、プロジェクトの進行に遅れが発生するうえ、メンバーに対して不要なプレッシャーがかかり生産性が落ちるので注意しましょう。
【すぐ実践】スケジュール管理ができないときの対処法3選
以下では、スケジュール管理ができないときの対処法3選をご紹介します。スケジュール管理が上手くかないチームは、以下を実践するのがおすすめです。
（1）タスクをすべて抽出する
スケジュール管理ができないときの対処法としてまず有効なのが、タスクをすべて抽出することです。
やるべきタスクを抽出すると、目標達成に向けて何をすべきか把握できます。また、すべてのタスクが可視化されれば、重要度や緊急性を踏まえたタスクの優先順位付けもスムーズになるのです。
優先順位を付けて重要なタスクに時間を使うためにも、やるべきタスクを抜け漏れがないようにすべて抽出して可視化しましょう。
（2）タスクにかかる時間・ゴールを設定する
タスクにかかる時間・ゴール設定も、スケジュール管理ができないときの対処法として効果的です。
期日が決まっているタスクには、必ず「どれほどの時間をかけ、いつまでに終わらせるか」を設定しましょう。また、本来の期日よりもゴールを少し早めにすると、作業スピードを向上させて業務に取り組めるうえ、生まれた余裕を使ってミスの確認作業にも時間を充てられます。
一方、時間のかかるタスクには「1週以内に60％の達成率を目指す」のような中間目標（マイルストーン）を設けると、より正確なスケジュール管理が可能です。
（3）進捗状況をこまめに確認・共有する
こまめな進捗状況の確認・共有も、スケジュール管理ができないときの対処法として欠かせません。
各メンバーの進捗状況をこまめに確認すれば、タスクが遅れているメンバーがいてもフォローし合えます。ただし、進捗状況を確認するために、スムーズに情報共有ができる環境が整っている必要があるのです。
たとえば、情報共有の環境を整えるには「Stock」のように、誰でも簡単に進捗確認・共有ができるITツールの活用がおすすめです。
【非IT企業必見】効率的なスケジュール管理に最適なツール
以下では、効率的なスケジュール管理に最適なツールをご紹介します。
チームで的確なスケジュール管理をするには「各メンバーがどのタスクをいつまでに終わらせるのか」を把握する必要があります。とくに、アナログなチームこそ、進捗状況の確認・情報共有を円滑にするITツールの導入・運用が必須なのです。
一方、導入するツールは「全社で使いこなせるシンプルさ」を基準に選びましょう。多機能なツールは、ITに詳しくない社員が適切に使いこなせず、かえって非効率なスケジュール管理になってしまいます。
結論、スケジュール管理のために導入すべきツールは、非IT企業における65歳の社員が、即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残したプロジェクトの情報は、すぐに任意のメンバーに共有されます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」が紐づけられるので、情報共有時に、話題が混在してわからなくなるストレスがありません。
チームの情報を最も簡単に共有・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
正しいスケジュール管理における注意点とは
以下では、正しいスケジュール管理における注意点をご紹介します。正確なスケジュール管理を実践するためにも、注意すべき点をチーム全員で理解しておきましょう。
（1）実現可能な目標を設定する
正しいスケジュール管理においてまず注意すべきなのは、目標を実現可能な範囲に設定することです。
取り組むタスクの時間設定が非現実的では、想定したスケジュール通りにタスクを回せないメンバーが出る恐れがあります。また、時間に余裕がないことで焦りが生まれ、タスクのクオリティも低下してしまうのです。
そのため、目標設定は各メンバーの能力や稼働時間を考慮する必要がある点に注意しましょう。
（2）完璧なスケジュールにこだわりすぎない
完璧なスケジュールにこだわりすぎないことも、正しいスケジュール管理において注意すべき点です。
完璧なスケジュールにこだわりすぎると時間に余裕がなくなり、緊急のタスクが発生しても対応できなくなってしまいます。また、想定していた時間を超えてしまったときに、新たにスケジュールを立てなければならないので面倒です。
したがって、完璧なスケジュールを追求するのではなく、タスクを回しながら臨機応変に対応するのがおすすめです。
（3）情報共有の手段をひとつに集約する
情報共有の手段をひとつに集約することにも、正しいスケジュール管理をするうえでのポイントです。
スケジュールの情報を共有する手段が複数あると、共有内容が分散して必要な情報を探すのに時間がかかります。また、直感的に情報を見つけられないので、各メンバーのマネジメントにも無駄な工数が発生します。
したがって、各メンバーのスケジュールを効率よく管理するためにも、「Stock」のように、情報共有からタスク管理の機能に過不足がないツールへ集約しましょう。
スケジュール管理ができないチームの原因と対処法まとめ
ここまで、仕事でのスケジュール管理ができないチームの原因と対処法を中心にご紹介しました。
正しいスケジュール管理には、タスクの抽出と目標設定に加え、チーム内の情報共有が必須です。効率的にスケジュールを管理できると、タスクの内容不備や期日遅れのトラブルも防げるのです。
一方、情報共有にはスピード感が重要なため、ITツールを活用するのが最も有効です。ただし、多機能なツールはITに不慣れな社員が使いこなせず、スケジュール・タスク管理が非効率になってしまうので「誰でも簡単に使えるか」が重要です。
そこで、ご紹介したStockのように、ITに不慣れな65歳の社員でも簡単にスケジュール・タスク管理できるツールを使うべきです。実際に、非IT企業を中心として240,000社以上が、情報共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、効率的なスケジュール管理を実現しましょう。
