報告書などの書類を紙で管理する場合、多くの保管スペースをとってしまったり、必要な書類がなかなか見つからず提出が遅くなってしまったりするデメリットが発生します。
また、印刷コストや書類を紛失してしまうリスクも、紙媒体で書類を作成・管理する際に懸念される部分です。しかし、「報告書をどのように電子化すればよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は報告書を電子化して管理すべき理由と、電子化に向けた具体的な方法を中心にご紹介します。
- 紙媒体での書類の作成・管理にかかる時間や費用を抑えたい
- 書類の煩雑な処理作業から脱却し、ほかの業務に充てる時間を増やしたい
- 社内に書類の電子化を浸透させたいが、後の運用に懸念がある
という方はこの記事を参考にすると、書類を電子化して管理する具体的な方法がわかり、報告書の作成や管理をはじめとした社内業務の効率化を進められるようになります。
目次
報告書の電子化とは
報告書の電子化とは、紙媒体で行われている報告書業務をデジタルデータへ移行することです。
ペーパーレスによって保管スペースの確保や、データ整理機能によりスムーズに目的の報告書を見つけられるなどのメリットを享受できるようになります。
また、電子化されていれば、書類の記載内容に誤りがあった場合でも入力や印刷をし直す必要がなくなったり、提出・管理の際の汚れや破損の心配がなくなったりするなど、さまざまな面での負担が軽減されることにもつながるのです。
このように、報告書の電子化は修正や管理などの作業を簡略化できることから、報告書業務の効率化においては欠かせないものであるといえます。
報告書の電子化をすべき理由3選
ここからは、報告書の電子化をすべき理由を3点ご紹介します。以下の内容を把握しておけば、報告書の電子化を自社で推進する際にも、どの部分にどのような影響が出るかイメージしながら取り組みを進められます。
（1）紙媒体での管理が不要になる
電子化への移行によって、紙媒体での書類管理が不要になります。そのため、以下のコストが削減可能です。
- 保管スペースを確保しなければならない管理費
- 報告書の資料印刷にかかる印刷・紙の費用
- 保管場所への輸送に関わる輸送費
また、報告書の管理に役立つツールは、タグ付けやカテゴリ分けなどデータの整理機能が備わったものも多く、格納した報告書を簡単に管理できるようになります。
さらに、多くのツールに備わった「検索機能」を使えば、キーワードを入力するだけで膨大なデータのなかから瞬時に該当の情報を見つけ出せます。このように、紙媒体でできなかった効率的な管理が電子化によってできるようになるのです。
（2）時間や場所を問わずアクセス可能
電子化への移行により、PCやタブレット、スマートフォンから報告書を作成できるようになるため、時間や場所を問わずに必要な報告書へアクセス可能です。
たとえば、遠方の出張先で報告書を作成するような場合でも、デバイスとネットワーク環境さえあれば作成できます。また、共有時も任意のメンバーに即時的に共有できるので、郵送などに時間がかかる心配も解消されます。
そのため、テレワークなど時間や場所にとらわれない働き方への柔軟な対応ができ、書類の閲覧や修正のためだけに出社したり、出先から帰社したりする必要がなくなるのです。
（3）報告書を効率的に作成できる
報告書作成ツールやテンプレートを使えば、報告書を効率的に作成できます。
たとえば、営業利益などの定量情報を入力する場合、データの集計や名称の入力といった複数の作業が必要になるため、紙媒体では作成や修正などに時間がかかってしまう傾向があります。
一方、ツールによって報告書を電子化していれば、報告書の形態に合わせて素早く編集可能です。このように、報告書を電子化していると紙のように修正工数がかからず、紙媒体よりも効率的に報告書業務を行えるのです。
報告書を電子化するたったひとつの方法
報告書を電子化する方法としては、ITツールの導入・運用の一択です。
報告書の電子化には、WordやExcelで報告書を作成してメールで共有する方法もあります。しかし、あいさつ文の設定や宛先設定が面倒なうえ、一度送信したメールは基本的には取り消せません。
また、報告書は作成し共有するだけではなく、報告書に記載された内容を社内のノウハウとして活かせるように管理する必要があります。
そのため、「Stock」のような情報共有・管理に特化したITツールを活用すれば、報告書の情報管理・共有の効率化を基点として全社でIT化が進められるのはもちろん、情報資産の管理も正しくできるようになるのです。
電子化した報告書の管理に役立つおすすめのツール
以下では、電子化した報告書の管理に役立つツールをご紹介します。
報告書の電子化にあたり「今後使うであろう機能がある」「多機能であればさまざまな業務に活かせる」と、機能性が豊富なことのみを選定基準にするのはおすすめできません。
とくに、多機能なツールでは従業員全員の理解が進まないうえに、複雑な操作性が原因で業務に支障をきたす可能性が高くなります。つまり、ITツールの選定時には「従業員がストレスなく使いこなせるか」に重点を置く必要があるのです。
したがって、報告書の作成から管理までを「誰でも」できる状態にしておかなければ、報告書を基点とした業務効率化は全社で実現しません。そのため、非IT企業の65歳以上の社員でもストレスなく扱えるほど、シンプルに報告書の作成・管理ができる「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」で報告書を作成後、チーム内の任意のメンバーへすぐに共有できます。また、「フォルダ」を使って取引先や報告内容ごとで簡単に分類でき、誰でも簡単に電子化した報告書の作成から管理までを効率化できます。
報告書を最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
報告書を電子化しなければならない理由のまとめ
これまで、報告書を電子化すべき理由や電子化の具体的な方法をご紹介しました。
ITツールの導入・運用によって報告書を電子化し、場所や時間を問わずに報告書が管理できるようになれば、紙媒体で発生していたコストや作業時間を削減可能です。また、ITツールを用いて報告書を適切に管理すると、報告書に記載された内容を企業の情報資産として活用できるのです。
しかし、多機能なツールを選択した場合、現場の従業員がツールを使わなくなり運用コストだけがかかってしまう状態になるのです。結果として、報告書業務だけでなく、ほかの業務の停滞も招くことになります。
したがって、社内の電子化へのストレスをなくすためにも、ツールの「扱いやすさ」は必ずチェックしましょう。たとえば、Stockのように誰でも即日で使いこなせるシンプルな情報管理ツールであれば、ストレスフリーで報告書業務が進められます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し報告書の電子化を進め、煩雑な報告書管理を解消しましょう。
