建設業における重要な報告書として、請け負った工事が完了したときにつくる「工事完了報告書」が挙げられます。工事完了報告書は、顧客に対して工事を終えたことを伝える書類のため、重要な情報を漏れなく記載する必要があるのです。
しかし、「社内で報告書の形式が統一できておらず、情報の抜け漏れが起こりやすい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、工事完了報告書の書き方やおすすめのテンプレートを中心に紹介します。
- 工事完了報告書のフォーマットを統一したい
- 自社の業務に合ったテンプレートを活用したい
- 作成だけでなく共有や管理の手間もなくしたい
という方はこの記事を参考にすると、テンプレートを使って効果的な報告書を作成できるうえ、管理の負担もなくせます。
目次
工事完了報告書とは
工事完了報告書とは工事が無事に終わったことを元請会社などに伝える書類です。
工事完了報告書は、顧客に工事の完了を伝えるだけでなく、固定資産を計上した時期を示したり、トラブルが起こったりした場合の証明書類にもなります。そのため、項目の抜け漏れがないように注意したり、作成後の管理を徹底したりしなくてはなりません。
そこで、たとえばテンプレートを使えば、項目があらかじめ決まっているので情報が抜け漏れる事態を防げます。また、一からフォーマットを考える手間もなくなるため、作成時間も短縮できるのです。
工事完了報告書の書き方
ここでは、工事完了報告書の書き方を解説します。以下を参考に、元請業者へ過不足なく情報を伝えましょう。
工事完了報告書の基本項目
以下では、工事完了報告書の基本項目を紹介します。どのような様式であっても、以下の項目は必ず記載しなければなりません。
- 工期
- 工事現場名
- 工事費用（請負金額）
- 工事業者および担当者名
まずは、工事を実施した期間を記載します。なお、長期間の工事のときは、着工日と完工日を記載しましょう。
工事現場名には「工事をしたビル名」や「店舗名」などの現場の名称を記載します。また、実際に工事をした箇所については、どの部分をどのように工事したのかを具体的に示しましょう。
契約時に定められた請負金額を記載します。また、領収書や納品書は忘れずに発行して、保管しておきましょう。
工事業者と担当者の名前を記載します。名前のほかに、会社印や個人印が必要なケースがあるので注意しましょう。
以上の基本項目を押さえて工事完了報告書をつくると、過不足なく情報を伝えられます。
必要に応じて記載すべき項目
以下では、必要に応じて記載すべき項目を紹介します。
- 工事完了写真
- 素材の詳細
元請業者が工事完了写真の提出を求めるケースがあります。また、施工中の写真が必要になる場合もあるので、適宜写真を撮っておくのがおすすめです。
材料や素材の品質報告を求められることがあります。したがって、出荷証明書を取り寄せたり、工事中に写真を撮ったりするなどの対応が有効です。
このように、元請業者の希望によって記載すべき項目が変わるため、打ち合わせ段階で報告書の内容もすり合わせておくことが重要です。
工事完了報告書に使える無料テンプレート・サンプル3選
以下では、工事完了報告書のテンプレートやサンプルを紹介します。ExcelやWord形式となっているので、手軽にダウンロードして活用できます。
aippear (アイピア）
こちらは、「aippear（アイピア）」の工事完了報告書テンプレートです。
必要な項目がシンプルにまとまっており、見やすく報告書をつくれます。また、工事内容に番号を付けて記載するので、工事内容を分類して詳細に報告できるのです。
フリーテンプレート
こちらは「フリーテンプレート」の工事完了報告書テンプレートです。
基本項目に加えて、施工図を描く欄もあるので、工事の内容をより詳細に報告できます。また、「お客様確認」の欄の文言が定められており、トラブルを事前に防げるのです。
テンプレート倉庫
こちらは、「テンプレート倉庫」の工事完了報告書テンプレートです。
デザインがシンプルなため、カスタマイズしやすい点が特徴です。工事だけでなく、あらゆる作業の報告に対応できます。
ただし、ExcelやWordの報告書では、作成するたびにファイルをつくらなければならず、管理が煩雑になりやすいです。そこで、すべての報告書を一元管理できる「Stock」のようなツールを使って、作成後の管理を徹底しましょう。
工事完了報告書を作成するときの注意点
ここからは、工事完了報告書を作成するときの注意点を解説します。以下の内容を把握して、トラブルを未然に防ぎましょう。
提出期限を確認する
報告書を書くときは提出期限に注意しましょう。
提出期限への遅れは企業全体の信用問題に関わるので、必ず期限を確認しましょう。とくに、多くの工事を抱える企業では、報告書の作成に抜け漏れが生じやすいので、適切なタスク管理が必須です。
また、工事の実施中から工事の内容をメモしておけば、作成に時間がかかって期限に間に合わない事態を回避できます。
報告書の保存期間を確認する
報告書の保存期間は必ずチェックしましょう。
建設業法は、建設業者が書類や帳簿を原則5年間保存することを求めています。そのため、法律を遵守するために、それぞれの報告書の保存期間を正確に把握する必要があるのです。
したがって、資料をつくるときは作成日を必ず明記して「いつまで保存すべきか」を分かるように管理しましょう。
参考：建設業法施行規則
作成後の管理を徹底する
工事完了報告書は、作成後の管理が重要です。
工事完了報告書は、工事完了の報告だけでなく、会計時やトラブル発生時の証明書にもなります。そのため、報告書を作成した後の管理を徹底しましょう。
ただし、紙で作成する場合、保管スペースを確保しなければならないうえ、紛失や破損の恐れもあります。また、WordやExcelの場合も、膨大な量のファイルを管理しきれなくなり、目的の報告書をすぐに見つけられません。
そこで、ITツールを活用して、報告書を見やすくフォルダ管理しましょう。たとえば、テンプレートを自作できる情報管理ツールの「Stock」を使えば、報告書の作成から管理までを効果的に一元化します。
【必見】工事完了報告書を最も簡単に管理できるおすすめのツール
以下では、工事完了報告書を最も簡単に管理できるツールを紹介します。
工事完了報告書は、会計などの証明にもなる重要な書類なので、適切な管理が求められます。WordやExcelのテンプレートがあれば作成の手間は少なくできるものの、ファイル管理が煩雑になるデメリットもあるので注意しなければなりません。
そこで、ITツール上で保管すれば、必要な資料がすぐに見つかる仕組みを整えられます。ただし、多機能で操作が複雑なツールは、ITに慣れていない従業員が使いこなせないため、結果的に社内に浸透しません。
したがって、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳以上の従業員でも即日使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、ファイルや画像などのあらゆる情報を保存できるうえ、高度な「検索機能」で欲しい情報をすぐに見つけられます。また、「タスク」がノートに紐づいているので、複数の報告書を抱える場合でも期限を忘れずに対応できるのです。
65歳の従業員でも使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
工事完了報告書の書き方やテンプレートまとめ
これまで、工事完了報告書の書き方やおすすめのテンプレートを紹介しました。
工事完了報告書の作成にテンプレートを使えば、項目の抜け漏れがなくなるうえ、一から作成する手間も省けます。しかし、WordやExcelでは、報告書をつくるたびにファイルが増えてしまい、管理が煩雑になる点に注意が必要です。
そこで、ITツールで保管すれば、ファイルを開いて内容を確認する手間がなくなります。ただし、多機能なツールでは、従業員が使いこなせず社内に浸透しないので、「誰でもすぐに使いこなせるツール」を選びましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、65歳の方でも簡単に報告書を作成・管理できるシンプルなツール「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、手間なく報告書を作成・管理しましょう。
