昨今、情報共有方法をITツールに乗り換える企業が増えています。とくに、ノート型の情報共有ツールは情報の蓄積に適しており、利用すればノウハウやナレッジが共有しやすくなります。
たとえば、代表的なノート型情報共有ツールのひとつに「Stock（ストック）」が挙げられます。なかには、導入を検討しているもののノートでの情報共有がイメージできず、利用に悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、Stockのノート機能やおすすめの使い方を中心にご紹介します。
- Stockの利用を検討しているが、ノートの使い方や用途が分からない
- 情報共有にチャットを使っているが、あとから見返せず困っている
- 社内情報が共有が円滑になるツールを探している
という方は今回の記事を参考にすると、Stockでのノートの具体的な利用方法が分かり、自社へに必要なツールか判断できます。
目次
Stock（ストック）のノートとは？
「ノート」はStockのメイン機能で、ノートを起点に情報を共有します。
ノートに情報を記載すると自動で保存されるので、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能な点が特徴です。共有方法も複雑な手順は不要で、Wordなどと同じように特別な知識なしで文字入力できます。
また、Stockのノートにはテキストや画像、動画やファイルなどあらゆる情報の記載・添付に対応してます。ノートはフォルダに格納されているため、情報の整理も簡単です。
Stockのノートで使える便利な機能とは？
Stockのノートには、情報を見やすく記載するためのさまざまな機能が備わっています。そこで以下では、Stockのノートで使える便利な機能を紹介します。
文字装飾
Stockでは、テキストの「太字」「下線」「斜体」「文字色の変更」「文字サイズの拡大・縮小」といった装飾が可能です。
これらを活用すると、見出しや重要な部分を目立たせられるので、使い方の幅が広がります。
箇条書き
箇条書きを使えば、ノートの内容を簡単に構造化できます。
「Tab」キーでインデント（1文字分下げること）、「Shift + Tab」キーでアウトデント（1文字分上げること）が反映されるので、利用は簡単です。インデントとアウトデントを上手く使うことで情報が構造化され、見やすく分かりやすいノートを作れます。
番号付きリスト
項目に採番する、番号付きリスト機能も備わっています。
活用すると、改行するだけで自動的に次の番号が表示されるので、手作業で番号を割り振る手間がかかりません。そのため、マニュアル上で手順を示す際などに役立ちます。
チェックボックス
チェックボックスを使うと、ToDoリストの作成や工程管理にも利用できます。
実施した項目のチェックボックスをクリックすると、取り消し線とチェックマークがつき、未対応の内容が一目で分かります。
表
表を挿入して、データを見やすく整理することも可能です。
行や列の数は調整できるので、用途に合わせた表をノート上に載せられます。たとえば「月次売上の記録」「社員のスケジュール管理」などの整理に効果的です。
水平線
水平線を追加すると、ノートの内容をページ内で簡単に区切れます。
「-」を選択すると、横に伸びる線が追加されます。そのため、水平線は「日付の入力」「内容の区分け」を実施する際に有効です。
テンプレート
テンプレートを使えば、よく使うノートの形式を簡単に反映します。
テンプレートはよく使うノート形式をひな型化するので、人による記載量やフォーマットのバラつきの解消に有効です。とくに「議事録」「日報」「作業依頼」などの書く項目が決まっているノートは、テンプレート化するとノートの成形が簡素化します。
ファイル添付
選択したファイルをノート上で共有可能です。
パワーポイントやエクセルファイルをはじめ、写真や動画もノートに添付できます。そのため、たとえば会議で使ったホワイトボードの写真をノートに貼り、議事録と一緒に記録を残せるのです。
印刷
ノートの内容は印刷しても形式が崩れません。
ノートの幅は印刷で切れないように設計されており、印刷範囲に合わせて内容を再修正する必要がありません。作業予定をノート上で作成し、印刷して現場に持ち込むような状況でもストレスなく利用可能です。
PDF出力
ノートは印刷だけでなく、PDFでの出力にも対応しています。
「PDF出力」を選択すると即PDFとしてデータのダウンロードが始まります。ノートに記載した通りの形でPDF化されるので、社外にメールでデータ送信する場合も素早く共有できるのです。
このように、ノートの機能を使えば、後から振り返っても見やすく、他のメンバーに伝わりやすい形で情報をまとめられます。
【必見】ノート数が増えても情報をすぐに見つける方法
Stockのノートは気軽に情報を蓄積できるメリットがありますが、取り扱う情報が増えるとノートの数も増えていきます。そこで以下では、ノート数が増えても情報がすぐに見つかる便利な機能を紹介します。
検索での絞り込み
Stockには、以下のように精度の高い検索機能が備わっています。
- ノートの検索対象を絞り込める
- フォルダ単位で絞り込んで検索できる
- どの部分が検索にヒットしたかが分かりやすい
すべてのノートから検索をかけられるだけでなく、検索対象を「タイトル」「タグ」「ファイル名」に絞り込んで調べられます。
フォルダを指定して検索結果が見られることから、必要な情報へのアクセススピードが早まります。
ヒットしたキーワードには黄色のマーカーがかかるので、どこに該当のキーワードがあるか分かりやすいです。
したがって、探したい情報があったときには検索機能を活用すると、素早く該当のノートを見つけられます。
フォルダでの整理
ノートは「フォルダ」で管理すると、カテゴリーごとに情報をまとめられます。
フォルダは自由に命名できるので、たとえば「会社名別」「プロジェクト別」に名前を付けてノートを管理すると、視覚的に分かりやすいだけでなく検索性も向上します。
また、Stockはフォルダを2階層までとしており、フォルダの階層が深いことで目的のノートにたどり着けない事態を防止しています。
Stock（ストック）のノートのおすすめの使い方
Stockのノートはあらゆる情報の蓄積に最適です。たとえば、以下のような活用方法が挙げられます。
- 顧客ごとの情報管理
- 社内ミーティングの議事録作成
- 顧客対応に関する履歴の管理
- 営業内容の記録
- 開発・製作の要件の記録
- 企画業務に関する情報共有
- 人事・採用記録の保存
- 社内マニュアルの記録
- 日報・掲示板としての運用
- 自社で取り扱う商品情報の管理
ノートの記録はチャットツールのように流れないので、必要なときにすぐに情報を見つけられます。したがって、チーム内で浸透が必要なナレッジやノウハウの共有に最適です。
【重要】ビジネスにおいて「情報の蓄積」が必要な理由
以下では、ビジネスにおいて「情報の蓄積」が必要な理由をご紹介します。
業務の対応スピードや質を向上させるには、ノウハウや顧客データを簡単に確認できる環境づくりが重要です。しかし、会話やチャットでのやりとりのような「フロー情報」はその場限りで流れてしまい、蓄積されません。
したがって「情報を蓄積し、社内に共有」する必要があるのです。そこで、情報共有ツールを使うと複数人に簡単に社内情報を共有できるので、紙のメモやメールなどのアナログな共有方法よりも効率的です。
とくに「誰でも使える簡単なツール」を選ぶと、利用を始める際の教育コストがかかりません。したがって、非IT企業の65歳以上でも即日使いこなせる情報共有ツールの「Stock」が必須です。
Stockは「ノート」に文字や表、ファイルを共有するとリアルタイムで任意のメンバーに共有されます。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づいており、関連情報をやりとりしても話題が混ざらないので、扱う情報量の多いビジネスでの利用に最適です。
チームの情報を最も簡単に蓄積・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stock（ストック）のノート機能まとめ
これまで、Stockのノート機能や使い方を中心にご紹介しました。
Stockのノートには、情報を見やすく共有する機能が数多く備わっています。ノートはあらゆる情報の共有に活用可能ですが、とくにノウハウや顧客情報といった蓄積が必要な内容の記録に最適です。
蓄積が必要な情報は「ストック情報」として社内に記録・保管することが不可欠です。ストック情報をチャットツールでやりとりすると、チャット内で流れてしまったり、ほかの話題と入り混じったりして情報が分散してしまいます。
そこで、ノート型の情報共有ツールを使うと、情報が確実に蓄積されます。結論、誰でも直感的に使える簡単な情報共有ツールのStockを使えば、運用の負担を最小限に抑えて利用できるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、自社の重要な情報を蓄積しましょう。
