マニュアルは社内業務を円滑に進めるうえで欠かせません。したがって、作成して終わりではなく、チーム全体へ共有して、定着化させる仕組みを整えなければなりません。
しかし、マニュアル管理の重要性は把握していても、適切に管理ができず活用されないことに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアル運用の手順やマニュアルを管理・共有できるツール6選を中心にご紹介します。
- 社内マニュアルの管理方法が煩雑で、活用されずに困っている
- マニュアル管理ツールを活用し、資料の作成から管理までを効率化させたい
- 数あるマニュアル管理ツールから、使い勝手の良いものを比較したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なマニュアル管理ツールが分かり、マニュアルはもちろんあらゆる社内情報を誰もが管理できるようになります。
目次
- 1 マニュアルの効果的な運用方法とは
- 2 マニュアル運用の手順
- 3 【すぐに定着】おすすめのマニュアル管理ツール・アプリ6選
- 4 ツールでマニュアル運用をするメリット4選
- 5 マニュアル管理ツールの比較ポイント
- 6 活用されないマニュアルを社内に定着化できる管理ツールまとめ
マニュアルの効果的な運用方法とは
マニュアルを効果的に運用する方法はマニュアル管理ツールを使うこと一択です。
マニュアル管理ツールを使えば、PCに加えてスマホからでもアクセス可能なので、時間や場所を問わず資料を閲覧できるようになります。また、紙と違って簡単に整理できるため「マニュアルの保存場所が分からず活用されない」事態が起こりません。
したがって、マニュアルを効率よく運用するには、必要な資料が見つけやすくなる「マニュアル管理ツール」を導入しましょう。
マニュアル運用の手順
以下では、マニュアルを運用するための手順を説明します。3つのポイントを押さえてマニュアルを効率よく活用しましょう。
（1）文書を作成する
はじめに、どのような業務に関するマニュアルを作成するのかを決定します。
関係者にインタビューや調査などを実施し、必要な情報を収集して、マニュアルの内容を詳細に書き起こします。また、文書を作成するときは、簡潔かつ分かりやすい表現を心掛けましょう。
また、テキストだけでマニュアルを作成しても、文章量に圧倒されるので、活用されにくくなります。したがって、図や画像など、視覚的要素を入れることもおすすめです。
（2）従業員へ共有する
次に、マニュアルを適切な媒体で共有しましょう。
紙媒体でマニュアルを共有する方法もあるものの、ツールやアプリを導入することでマニュアルを「情報として」簡単に共有できます。また、必要な従業員にマニュアルへのアクセス権限を正しく付与すれば、情報漏えいも発生しません。
とくに、マニュアルをはじめとした「何度も見返す情報」は「Stock」のような、シンプルな情報管理ツールを使って管理する企業が多いこともトレンドです。
（3）内容を更新する
最後に、共有するだけでなく内容を随時更新するべきです。
更新を怠ると、古いマニュアルを参照して業務ミスにつながったり、形骸化して誰も活用しないマニュアルになってしまったりするからです。たとえば、業務フローの一部に大きな変更があった場合に、マニュアルの更新が抜けていると、新メンバーが誤ったまま業務を進めるトラブルにもつながりかねません。
したがって、マニュアルは内容を定期的に見直し、常に最新情報が得られる状態にしておく必要があるのです。
【すぐに定着】おすすめのマニュアル管理ツール・アプリ6選
以下では、おすすめのマニュアル管理ツール・アプリ6選をご紹介します。
マニュアル管理ツールであれば、オンライン上で簡単に内容を更新できるので、紙の資料よりも管理が容易なほか、業務にも活用しやすくなります。
ただし、社内でツールを運用する場合は「共有のしやすさ」や「アクセス性の良さ」も重視しなければなりません。従業員がマニュアルを伝達しやすく、かつ必要な資料を簡単に見つけられる環境を整えるために、直感的に使えるシンプルなツールが必須なのです。
結論、選択すべきツールは非IT企業の65歳以上のメンバーでも、直感的にマニュアルを管理・共有できるシンプルな「Stock」一択です。
Stockは「ノート」にテキストを入力するだけでマニュアルが完成するほか、直感的な「フォルダ」で案件ごとに振り分けも簡単です。また、ノートに紐づく「メッセージ」によって、マニュアルごとに話題が混ざらず、更新内容もチームメンバーへ簡単に伝えられるのです。
【Stock】最も簡単にマニュアルを管理・運用できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【iTutor】多機能かつマニュアル作成に特化したツール
iTutorは機能が豊富なマニュアル管理ツールです。
＜iTutorの特徴＞
- 簡単にマニュアルを作成できる
- e-ラーニングの作成もできる
マニュアルの編集や出力が数クリックで完了するので、作成に手間がかかりません。
ドラッグ＆ドロップでeラーニングを作成できます。
＜iTutorの注意点＞
- 保守サポート契約が必須
保守サポート契約への加入が、2年目以降必須で加入する必要があります。
＜iTutorの料金＞
- Mac専用エディション：16.5万円～
- エントリービデオエディション：27.5万円～
- エントリーオフィスエディション：27.5万円～
- スタンダードエディション：49.5万円～
- プロフェッショナルエディション：66万円～
Macを使ってマニュアルを作成できるプランです。
動画制作など、動画メインのプランです。
手順書や業務マニュアルに特化したドキュメントメインのプランです。
ドキュメントも動画も作成したい場合のプランです。
各種Officeフォーマットへのエクスポートや画像変換ができるプランです。
【Dojo】豊富なテンプレートが選択できるツール
Dojoは豊富なテンプレートが備わっているツールです。
＜Dojoの特徴＞
- 簡単に高品質なマニュアルを作成できる
- 作成したeラーニングを学習管理システムで配信できる
豊富なテンプレートと自動音声合成機能を利用すれば、誰でも高品質なマニュアルを作成できます。
eラーニングの作成に対応しているほか、完成したコンテンツは学習管理システム「GAKTEん」で配信できて、作成から活用まですべての場面で活躍します。
＜Dojoの注意点＞
- 動画編集画面が複雑
多機能ゆえに動画編集画面が複雑なため、活用されなくなる恐れがあります。
＜Dojoの料金＞
- 要問い合わせ
【TeんDo】eラーニングにも対応しているツール
TeんDoは、eラーニングをはじめ多様なコンテンツを扱っているツールです。
＜TeんDoの特徴＞
- 簡単に精度の高いマニュアルをつくれる
- 対応しているマニュアルの種類が多い
いくつかの操作だけでマニュアルが完成します。また、図表や音声の挿入もできるため思い通りのマニュアルに仕上げられるのです。
テキストマニュアルのほか、動画マニュアルやeラーニングなども作成できます。
＜TeんDoの注意点＞
- 音声合成やマニュアルエディターは基本機能外
- マニュアル作成以外で使えない
多音声合成やマニュアルエディターを利用するには別途オプション契約が必要です。
マニュアル作成に特化しているため、ほかの業務への転用はできません。
＜TeんDoの料金＞
- 80,000円/月～（月払い）（※2023年7月1日より適用）
※最低12ヶ月以上の契約が必要です。
【Teachme Biz】インストール型にも対応しているシステム
Teachme Bizは、クラウド型に加えてインストール型にも対応しているツールです。
＜Teachme Bizの特徴＞
- 必要なマニュアルがすぐに見つかる
- 効果測定機能が搭載されている
アプリ上にすべてのマニュアルがあるため、必要な資料を見つけやすくなっています。
マニュアルの活用度を測る「効果測定機能」によって、データに基づきながらマニュアルを浸透させられます。
＜Teachme Bizの注意点＞
- データや動画の編集が重い
- 管理者権限が複雑
通信環境も関係しますが、データや動画の編集をすると動作が重たくなる場合があります。
管理者権限が複雑なため、導入時の設定に時間がかかるという声もあります。
＜Teachme Bizの料金＞
- スタータープラン：5万円/月（年払い）
- ベーシックプラン：10万円/月（年払い）
- エンタープライズプラン：30万円/月（年払い）
編集アカウントは10名、閲覧アカウントは50名までのプランです。
編集アカウントは30名、閲覧アカウントは150名までのプランです。
編集アカウントは100名、閲覧アカウントは500名までのプランです。
【COCOMITE】画像・動画を使ったマニュアルを作成できるツール
COCOMITEは、画像・動画を使ってマニュアルを作成・管理できるツールです。
＜COCOMITEの特徴＞
- 画像・動画マニュアルを少ない工数で作成できる
- フォルダにアクセス権限を付けられる
- フォルダやファイルへスムーズにアクセスできる
基本レイアウトに沿うだけで画像・動画マニュアルを作成できます。
フォルダごとにアクセス権限を付けられるため、セキュリティを高められます。
共有リンクを取得すれば、必要なフォルダやファイルへ迅速にアクセスできるようになります。
＜COCOMITEの注意点＞
- 人によって、マニュアルの作成手順が分かりづらいと感じることもある
COCOMITEでマニュアルを作成する場合の手順が分かりづらいという声があります。（参照：ITreview＞COCOMITE）
＜COCOMITEの料金＞
- エントリープラン：28,600円/月（月払い）
- スタンダードプラン：78,000円/月（月払い）
- エンタープライズプラン：286,000円/月（月払い）
編集者3名まで、25GBの容量が利用できるプランです。
編集者20名・閲覧者100名まで、100GBの容量が利用できるプランです。
編集者100名・閲覧者500名まで、500GBの容量が利用できるプランです。
ツールでマニュアル運用をするメリット4選
ここでは、マニュアルの適切な運用で得られる4つのメリットを紹介します。以下のメリットを得るためにも、チームのマニュアル管理が煩雑な場合は、早急にツール・アプリを導入しましょう。
すぐに情報伝達できる
まずは、マニュアル管理ツールで業務マニュアルを作成すると、情報共有がスムーズになります。
たとえば、従業員へ業務を伝えるとき、紙のマニュアルでは印刷や配布に時間がかかってしまいます。しかし、ツールを活用すればマニュアルを印刷・配布するプロセスを解消できるため、情報伝達のスピード向上につながるのです。
このように、マニュアル管理ツールであれば速やかに情報を伝えられるので、資料共有におけるストレスを軽減できます。
対応スピードが上がる
次に、必要な情報を見つけやすいため、対応スピードが上がる点も適切なマニュアル管理のメリットです。
たとえば、”よくある質問”やFAQなどのマニュアルを管理する場所が明確であれば、トラブルがあったときでも、担当者からの返信を待たずに対応できます。結果として「対処が遅れ、さらなる問題が発生する」事態を防げるのです。
また、ツールの検索機能を利用すれば必要なマニュアルをすぐに見つけられます。このように、マニュアルの適切な管理によって、情報へのアクセスがスピーディーになり、トラブルも迅速に対応できることが分かります。
業務を見える化できる
さらに、マニュアルを適切に管理すれば、業務内容を視覚化できるメリットがあります。
紙媒体のマニュアルの場合は、作成者ごとに内容やクオリティのばらつきが発生しやすく、従業員にとって「使いづらいマニュアル」になってしまいます。
しかし、マニュアル管理ツールであればテンプレートを利用できるので、マニュアルの様式や品質にばらつきが出るのを防げるのです。その結果、業務内容も把握しやすくなるため、内容の解釈に齟齬が生じる心配もありません。
会社の損失を最小限にできる
最後に、適切なマニュアル管理ができれば、会社の損失を最小限にできることが挙げられます。
「責任者が急遽変わった」「商品の発注ミスが生じた」などの状況でも、トラブルシューティングのような社内マニュアルを適切に管理していれば”何をすべきか”がすぐに分かるため、スピーディーに対応できるのです。
また、マニュアルから「業務フローのどの箇所に問題があったか」の判断ができるので、再発防止にもつながります。このように、適切なマニュアル管理をすれば、有事に正しく対処でき、ミスや損失を抑えられるのです。
マニュアル管理ツールの比較ポイント
ここでは、マニュアル管理ツールの2つの比較ポイントについて解説します。自社に最適なツールを選ぶためにも、以下のポイントを意識して検討しましょう。
作成の手間を省く機能はあるか
ひとつ目は、作成の手間を省く機能の有無です。
たとえば、作成したいマニュアルのテンプレートや基本フォーマットがあると、項目に従って入力するだけでマニュアルを作成できます。また、テンプレートを使えば「どこに何が書かれているか」が明確なため、内容を更新する際も短時間で修正できるのです。
このように、資料作成の手間が省ける機能が備わっていれば、従業員は少ない負担でマニュアルを管理できるようになります。
マニュアルを定着化させる機能はあるか
ふたつ目の比較ポイントは、マニュアルの活用を促す機能の有無です。
マニュアルは作成して終わりではなく、チーム全体に定着化させる必要があります。そのため、マニュアルの作成だけでなく共有もスムーズにできる機能がなければなりません。
また、ツールの操作が複雑な場合、ITに不慣れな従業員が活用できず、社内に定着しない恐れがあります。そこで、誰でも簡単に操作可能な「Stock」などの使いやすいツールを選び、全従業員がストレスなくマニュアルを閲覧できる環境をつくりましょう。
活用されないマニュアルを社内に定着化できる管理ツールまとめ
これまで、活用されないマニュアルを定着化できるツール6選から、比較ポイントまでをご紹介しました。
マニュアル管理ツールを使うと、活用されなかったマニュアルの運用を円滑にしたり、トラブルも迅速に対処したりできるメリットがあります。また、マニュアルを簡単に作成できるのはもちろん、共有にも手間がかからないツールであれば、あらゆる社内情報を残せます。
ただし、多機能なツールでは現場のメンバーが上手く使いこなせず、活用されない恐れがあるので注意しましょう。したがって、ツールを継続的に運用するには「ITリテラシーを問わずに使えるシンプルなツール」が必須です。
結論、65歳以上の従業員でも即日で使えるほどシンプルなStock一択です。非IT企業を中心に240,000社以上へ導入され、情報管理の効率化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を利用し、マニュアル管理のストレスを解消しましょう。
