昨今、企業が社内情報を円滑に連携するため、情報共有ツールの活用が一般的になりつつありますが、無料のツールであっても機能が多いものや特定の機能に特化したものまで数多くあります。
しかし、ツール選定に失敗できないなか、さまざまな無料ツールから自社に合った情報共有ツールの選び方が分からず、悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料で試せるおすすめの情報共有ツール9選と選び方、注意点を中心に解説します。
- どのような情報共有ツールを自社に導入すべきか悩んでいる
- ツールを活用して社内の情報共有を促進したい
- 無料のツールを業務利用する際の注意点を把握できていない
という方は今回の記事を参考にすると、無料のツールを使う注意点を理解しながら、自社に最適な社内情報共有ツールの導入が実現できます。
目次
- 1 【社内向け】情報共有ツールが活躍する利用シーンとは
- 2 自社に合う情報共有ツールの選び方
- 3 無料の情報共有ツールを利用する際の注意点
- 4 【2022年最新版】無料で試せる社内情報共有ツール9選
- 5 無料で試せるおすすめの情報共有ツールのまとめ
【社内向け】情報共有ツールが活躍する利用シーンとは
まずは、社内情報の共有に情報共有ツールが役立つ利用シーンを紹介します。ツールを活用している企業は、以下のように「アナログでの情報管理ではミスが発生するシーン」でも効率的に情報共有をしているのです。
ノウハウの共有
ツールを活用すると、社内ノウハウが共有しやすくなります。
個人ノウハウの量は在籍歴やこれまでの実務経験などによって偏るため、チーム全体で質の高い業務を実行するにはノウハウの共有が不可欠です。そこで、ツールがあれば知識のある社員がノウハウをツール内に残して任意のメンバーへと共有でき、情報の属人化が防げるのです。
このように、ノウハウを気軽に共有できる環境を生み出す手段として、情報共有ツールは有効な方法です。
議事録の記録
議事録の記録もツールを利用すれば簡単に社内へ展開できます。
会議の議事録には今後の業務に関する決定事項も含まれており、素早い社内展開が必要です。そこで、ツールを活用すると書き込んだ情報をツール上でそのまま社内に共有でき、記録した文章をファイル化してメールに添付・共有する手間がかかりません。
また、会議中からツールに議事録を残しておくと、共有の時間が短縮されて議事録作成者の負担も解消できるのです。
ファイルの送付
ツールでファイルを送付すれば、大容量のファイルも一括で共有可能になります。
ツールでのファイル共有は「容量に関係なく送付できる」「紛失の心配がない」点で業務利用に適しています。たとえば、メールでは容量上限が決まっており、動画やpptファイルなどの大容量ファイルは複数に分けるか圧縮しなければ送信できません。
また、USBでのファイル共有はUSB本体を紛失するリスクを伴い、顧客情報を取り扱う企業での利用には不適切です。過去にはUSBの紛失者が懲戒処分に至った事例もあり、安全なファイル共有方法にはふさわしくないと言えます。
しかし、ツールでは大容量のファイルも「リアルタイムで」共有できる特徴があるので、ファイルの容量を気にすることなく安全に社内共有するには、情報共有ツールの利用が最適です。
顧客情報の連携
顧客情報の社内連携にも情報共有ツールは役立ちます。
顧客情報は「確認しやすく」「編集しやすい」場所に記録されていると、業務が進めやすくなります。たとえば、顧客からの問い合わせ内容をカスタマーサポート担当がツール上に残せば、顧客とのやりとりが蓄積されてデータ化されるうえに、記録した内容が見つけられない事態も防げるのです。
仮に、上記のような「蓄積させるべき情報」をメールや紙でやりとりすると、メール操作や印刷などわずかな操作の積み重ねによって、膨大な時間を消費してしまいます。したがって、チーム単位で情報共有が必要な業務では情報共有ツールが必須です。
自社に合う情報共有ツールの選び方
以下では、自社に最適な情報共有ツールの選び方について解説します。ポイントを押さえたツールを選べば、自社に合ったツールが選べてすぐに業務へと活用できます。
使う人のITリテラシーにマッチしているか
前提として、社内メンバーのITリテラシーに合ったツールであるか確認しましょう。
機能が優れていても、実際に使う社内メンバーに合わないとツールが形骸化し、費用対効果が悪くなります。そこで、機能面だけでなく、年齢や職務経歴に関係なくだれもが使いこなせるツールなのか、トライアルなどで実際に仮運用して判断しましょう。
現場からの意見も踏まえて選定すれば、自社に合うツールが見極められるのです。
ツールの導入目的が合っているか
ツールが目的を達成するサービスであるかも重要な選定ポイントです。
「ノウハウ共有」や「コミュニケーションの活性化」など、目的によって選ぶツールは異なります。一般的に「社員間のコミュニケーションの活性化」のようなフロー情報（一時的なやりとりの情報など）はチャットツール、「ノウハウ共有」のようなストック情報（保存されるべき情報）は情報共有ツールの導入が最適だと言われています。
ただし、企業においてはフロー情報とストック情報の両方を業務で取り扱う場面が多いです。そのため、チャット機能と情報管理機能の両方を兼ね備えた「Stock」のような情報共有ツールを活用すると、社内情報が一括管理できます。
無料プランで仮運用できるか
検討しているツールで、無料トライアルの期間があるかも重要なポイントです。
無料トライアル期間がないツールではいきなり本導入から始めることとなり、実際の業務利用で発生したデメリットが分かりにくく、ツールの操作性の確認ができません。合わないツールを選ぶと、再選定に時間的・金銭的コストが無駄にかかってしまうのです。
したがって、企業でのツール利用には、無料トライアルが用意されているサービスを使いましょう。仮運用からスモールスタートでき、自社に合ったツールかが判断できます。
無料の情報共有ツールを利用する際の注意点
無料の情報共有ツールは、有償のサービスに比べ利用制限が設けられています。無料ツールを業務で活用する際は、自社にとって機能が十分か注意して確かめましょう。
利用できる機能に制限がある
無料版のツールには利用可能な機能に制限が設けられているケースが多いです。
たとえば、「利用人数」や「作成できるチャットスペース数」などの制限が代表的な例です。2～3名であれば利用に問題がない場合もありますが、取引先や従業員数が多い企業で無料ツールを導入すると情報が整理しきれなくなり、業務の進行が滞ってしまいます。
したがって、無料ツールを導入する際には、必要な機能が揃っているか着目しましょう。
セキュリティ機能に制限がある
無料版のツールでは有料版とは異なり、簡易的なセキュリティしか設けられていないケースが多いです。
簡易的なセキュリティのツールは情報漏洩が発生するリスクがあり、機密情報を扱う企業の無料ツール利用には注意が必要です。そこで、情報へのアクセス制限や閲覧権限など、情報を守る機能が確実に含まれているツールを選びましょう。
このように、企業はセキュリティ事故を防止しなければならないため、少人数で利用する場合でも安全性を考慮した選定が重要です。
サポートに制限がある
無料版のツールでは、有料版と比較してサポートが簡略化される傾向があります。
サポート体制が整っていればツールの利用方法が早期に分かるほか、自社で不明点を解決するために試行錯誤する工数が削減できます。とくに、ITリテラシーが低い場合はツールに慣れるまでに時間がかかるので、不明点はすぐに解消されなければなりません。
したがって、不明点をいつでも解消できる環境を整えるには、サポート体制が整ったツールが必要です。また、確実にサポートを受けられるようにするには、サービスを有料版へ切り替えることも視野に入れましょう。
【2022年最新版】無料で試せる社内情報共有ツール9選
以下では、無料で試せるおすすめの情報共有ツールを9選ご紹介します。
仕事を進めるうえで、社内情報の共有は意思決定や新たな着想を得るために必須であり、情報共有の環境を整える必要があります。社内情報が適切に共有されると、社員の無駄な作業時間が減ったり質の高い業務が実行できたりして、会社の発展を促進できるのです。
そのため、円滑な情報共有には、複数人で安全かつ簡単に使える情報共有ツールが必要です。ただし、ツールの選定段階で自社のITリテラシーに合ったサービスを選ばなければ社員が使いこなせず、社内情報が正しく共有されなくなってしまいます。
したがって、社内のだれもが活用できる簡単なツールを選びましょう。結論として、社内情報の連携は、非IT企業における65歳の社員でもストレスなく利用できるシンプルな情報共有ツール：「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には文章や表の記載はもちろん、ファイル添付にも対応しておりあらゆる情報を残して共有できます。また、ノートに紐づいた「タスク」「メッセージ」で関連情報やタスクのやりとりも可能、かつ業務内容が混ざることなく情報が管理されます。
【Stock】最もシンプルな情報ストックツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Slack】エンジニア人気の高いチャットツール
＜Slackの特徴＞
Slackはチャンネルベースのメッセージプラットフォームです。オリジナルのチャンネルを作成することで、情報共有がしやすくなるのが特徴です。
＜Slackの注意点＞
- 人数が多いと情報が煩雑化する
- フリープランでは90日以降の過去メッセージが見られない
チャットの参加人数が増えると情報量が増え、混乱する可能性があります。
2022年9月より、Slackのフリープランでは90日以降のメッセージやファイルが閲覧できなくなりました。そのため、長期プロジェクトにSlackを活用する場合は、有料プランに変更する必要があります。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- プロ：1ユーザーあた925円/月（年間契約）
- ビジネスプラス：1ユーザーあたり1,600円/月（年間契約）
- Enterprise Grid：料金は運営会社に問い合わせが必要
直近10,000 件のメッセージにアクセスし、Slackを無料で利用できるプランです。
フリープランの機能に加えて、過去メッセージ履歴の活用が可能になった中小企業向けのプランです。
スタンダードプランの機能に加えて、より高度なセキュリティと管理機能が利用できるプランです。
最大50万人のユーザーに対応した、大規模向けのセキュリティやサポートが受けられるプランです。
【Chatwork】国産のビジネスチャットツール
＜Chatworkの特徴＞
Chatworkは国産のビジネスチャットツールです。国産ツールなので日本企業に馴染みやすく、日本語によるサポートが受けやすいのが特徴です。
＜Chatworkの注意点＞
- 無料プランではメッセージの閲覧に制限がかかる
- タスクのリマインド機能がない
無料プランでは「直近40日以内に投稿された最新5,000件のメッセージのみ閲覧可能」で、長期的なプロジェクトで利用する場合にはメッセージを別途残しておくといった対策が必要です。
タスク管理機能にリマインドがなく、別途タスク管理ツールを利用するなどで管理方法を工夫しなくてはなりません。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：1ユーザーあたり500円/月（年間契約）
- エンタープライズ：1ユーザーあたり800円/月（年間契約）
検索上限やメッセージの閲覧期間に制限がありますが、1つの組織で5GBストレージまで利用できるプランです。
無制限にチャットグループの作成が可能で、1ユーザーあたり10GBストレージが利用可能なプランです。
ビジネスプランの機能に加えて、セキュリティや管理機能が充実したプランです。
【Microsoft Teams】チームコラボレーションサービス
＜Microsoft Teamsの特徴＞
Microsoft Teamsは、Microsoft社が運営する「Microsoft 365」のチームコラボレーションサービスです。チャットだけではなく、映像・音声によるWeb会議にも対応しているのが特徴です。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- ビデオ通話の性能が高くない
- アプリ版とブラウザ版で挙動が違う
ビデオ通話機能利用時に、タイムラグや接続の不安定さを感じるというユーザーの声があります。
アプリとブラウザで挙動が異なり、ブラウザ版には一部機能(ビデオ通話の背景設定など)に制限があります。
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- Microsoft Teams (無料)：0円
- Microsoft Teams Essentials：1ユーザーあたり430円/月（年間契約）
- Microsoft 365 Business Basic：1ユーザーあたり650円/月（年間契約）
- Microsoft 365 Business Standard：1ユーザーあたり1,360円/月（年間契約）
最大60分のビデオ会議が可能で、1ユーザーあたり5GBの容量が利用できるプランです。
最大30時間のビデオ会議が可能で、1ユーザーあたり10GBの容量が利用できるプランです。
Teams Essentialsの機能に加えて文字起こし機能や法人向けメール機能が利用できるプランです。
Business Basicの機能に加えて、プレミア機能の付いたデスクトップ版の Office アプリや顧客の予約管理機能が利用できるプランです。
【LINE WORKS】ビジネス版LINE
＜LINE WORKSの特徴＞
LINE WORKSはLINEのビジネス版LINEとして、チャットのほか、カレンダー機能やフォルダ管理などもできるグループウェアです。プライベート利用の多いLINEと同じ感覚利用できるのが特徴です。
＜LINE WORKSの注意点＞
- アプリの動作が重い
- メッセージの既読が取引先に知られてしまう
アプリの動作が重いというユーザーの声があり、作業時にストレスを感じるリスクがあります。
LINEと同様にメッセージを読むと既読がついてしまい、返信が遅れると既読無視と取引先に認識される可能性があり、社外との連絡には注意が必要です。
＜LINE WORKSの料金体系＞
- フリー：0円
- スタンダード：1ユーザーあたり450円/月（年間契約）
- アドバンスト：1ユーザーあたり800円/月（年間契約）
管理機能やビデオ通話時間などの機能に制限がある、全体で5GBまで利用できるプランです。
フリープランでの機能制限がすべて解除された、基本容量1TB＋1ユーザーあたり1GBが追加されるプランです。
スタンダードプランの機能に加えてメールやドライブ機能が利用できるプランです。
【enclo】グループで使うクラウドアプリ
＜encloの特徴＞
encloは、グループ単位でファイルデータやメッセージがやりとりできるクラウドアプリです。グループ/サブグループ/個人単位で共有の範囲を分けられるのが特徴です。
＜encloの注意点＞
- 無料プランのサポートが有料プランに比べて遅い
- 業務利用にはビジネスプランを選ぶ必要がある
有料プランが問い合わせへの返信を1営業日以内と設定しているのに対し、無料プランは3営業日以内の返信が基準となっていてサポートが遅れる可能性があります。
作成可能なグループ数や容量制限が低く設定されているプランが多く、業務で利用する際には制限のないビジネスプランを選ぶ必要があると言えます。
＜encloの料金体系＞
- フリー（無料）：0円
- マイプラン：1ユーザーあたり350円/月（月間契約）
- ビジネス：1ユーザーあたり2,000～円/月（月間契約）
最大5名で5つのグループを作成可能な、1ユーザーあたり300MBの容量が利用できるプランです。
最大10名で5つのグループを作成可能な、1ユーザーあたり1GBの容量が利用できるプランです。
作成グループ数や人数が無制限かつビジネス向けの機能がついた、1つの企業あたり10GBから容量が利用できるプランです。
【Garoon】カスタマイズしやすいグループウェア
＜Garoonの特徴＞
Garoonは、サイボウズ社が運営するカスタマイズしやすいグループウェアです。kintoneやMicrosoft 365との連携やプラグインで機能を拡張できるのが特徴です。
＜Garoonの注意点＞
- ミニマムな企業には適さない
- 導入方式をクラウド版かパッケージ版で選ぶ必要がある
利用人数が10人からを想定しており、社内メンバーの人数が10名以下のミニマムな企業には利用が困難です。
導入方式がクラウドとパッケージの2種類あり、それぞれ料金や機能が異なるため自社に合った方法を選ぶ必要があります。
＜Garoonの料金体系＞
利用可能な容量は、クラウド版は契約ユーザー数 × 5GBが標準で、パッケージ版は自社のディスク容量によって異なります。
＜クラウド版＞月額手数料のみで利用可能です。
- 300ユーザーまで：1ユーザーあたり845円/月（月間契約）
- 301〜1,000ユーザーまで：1ユーザーあたり800円/月（月間契約）
- 1000ユーザー以上：運営会社に問い合わせが必要です。
＜パッケージ版＞自社のサーバーにインストールして運用する方式です。導入初年度は、ユーザー数に応じた基本ライセンスを購入し、２年目以降はサービスライセンスを購入すると追加アプリケーションサービスやサポートサービスが利用できます。
- 〜50ユーザー：600,000円 / 50ユーザー
- 51〜249ユーザー：11,000円 / 1ユーザー
- 250〜499ユーザー：10,000円 / 1ユーザー
- 500〜999ユーザー：9,000円 / 1ユーザー
- 1,000〜2,499ユーザー：8,000円 / 1ユーザー
- 2,500〜4,999ユーザー：7,500円 / 1ユーザー
- 5,000ユーザー以上：運営会社に問い合わせが必要です。
【GRIDY】「総合設定」を搭載したコミュニケーションツール
＜GRIDYの特徴＞
GRIDYは、初期費用・月額費用無料のグループウェアです。総合設定で23個の機能やメンバーを管理でき、情報の閲覧権限の管理に優れています。
＜GRIDYの注意点＞
- 無料版はサポート対象外
- アプリとウェブで挙動が違う
無料版GRIDYグループウェアは、電話やメール、WEBフォームの問い合わせ対象外となります。サポートを受けるには、ナレッジスイート株式会社が運営するKnowledge Suite(有料版)の別途契約が必要です。
アプリとウェブで挙動が異なり、とくにアプリ版では動作が安定しにくいのて注意が必要です。
＜GRIDYの料金体系＞
- 無料プランのみ：0円
【iQube】ノウハウの蓄積に特化したクラウドサービス
＜iQubeの特徴＞
Microsoft Teamsは、Microsoft社が運営する「Microsoft 365」のチームコラボレーションサービスです。チャットだけではなく、映像・音声によるWeb会議にも対応しているのが特徴です。
＜iQubeの注意点＞
- 無料プランの利用が最大3か月間
- アプリとウェブで挙動が違う
無料プランであるエントリープランは最大3か月間無料となっており、提供期間が経過すると利用できなくなってしまいます。
アプリとウェブで挙動が異なり、とくにアプリ版では動作が安定しにくいのて注意が必要です。
＜iQubeの料金体系＞
- エントリープラン（最長3か月間無料）：0円
- テレワークプラン：1ユーザーあたり275円/月（年間契約）
- スタンダードプラン：1ユーザーあたり400円/月（年間契約）
- プレミアムプラン：1ユーザーあたり550円/月（年間契約）
機能ごとに100個のコンテンツ制限がついた、全体で30MBが利用できるプランです。
テレワークに必要な機能のみに絞られた、1ユーザーあたり0.1GBが利用できるプランです。
ファイル機能や掲示板機能など一部機能が除外された、1ユーザーあたり1GBが利用できるプランです。
すべての機能が利用できる、1ユーザーあたり1GBが利用できるプランです。
無料で試せるおすすめの情報共有ツールのまとめ
ここまで、無料で試せるおすすめの情報共有ツールの選び方を解説しました。
情報共有ツールを活用すると社員間で密に連絡がとれて円滑に業務が進められます。ツールを選ぶ際には、自社の運用に合ったツールか確認が求められるうえ、無料ツールは業務利用にリスクがある点に注意が必要です。
情報共有ツールは機能が優れていても、利用の難易度が高いサービスではルール設計も複雑化し、現場社員もうまく使えません。そこで、機能が直感的に使えるITツールを導入すると、運用もシンプルとなり利用のハードルが下がるので、社員が積極的に情報共有を行えるようになるのです。
たとえば、今回ご紹介したStockのように、マニュアルなしでも情報を残せるほど簡単な情報共有ツールを利用すると、紙のノート感覚で使えるので操作方法を覚えるストレスがありません。実際に、非IT企業を中心に240,000社以上が情報共有の煩わしさを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有を活性化しましょう。
