リモートワークなど新しい働き方が定着した今日では、時間や場所を問わずやりとりできるグループウェアを導入する企業が増えています。さらに、大企業だけでなく中小企業も導入して情報共有の効率化を進めているのです。
一方、グループウェアの導入を検討していても「自社の規模で効果を得られるか不安だ」「最適なグループウェアの探し方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、中小企業におすすめのグループウェア10選と導入のメリットを中心にご紹介します。
- 限られた予算内で課題解決につながるグループウェアを導入したい
- ITに慣れていない従業員でも簡単に使いこなせるグループウェアが知りたい
- グループウェアのメリットを把握し、社内で導入を前向きに検討したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社のリソースにあったグループウェアが分かり、情報共有の効率化につながります。
目次
- 1 グループウェアとは？
- 2 グループウェアの機能一覧
- 3 中小企業におけるグループウェアのメリット4つ
- 4 中小企業でのグループウェアの選び方3つ
- 5 中小企業におすすめのグループウェア12選
- 5.1 【Stock】最も簡単に使いこなせる
- 5.2 【Talknote】コミュニケーションに特化した
- 5.3 【desknet’s NEO】生産性向上のための機能が豊富
- 5.4 【J-MOTTO】低コストでサポートが充実
- 5.5 【Microsoft 365】Microsoftアプリケーションが使える
- 5.6 【Google Workspace】Googleが提供するアプリ
- 5.7 【サイボウズOffice】国内のグループウェア市場でシェアNo.1
- 5.8 【kintone】業務アプリを自社用にカスタマイズできる
- 5.9 【aipo】機能を選択できる
- 5.10 【ジョブマネ】業務管理に役立つ
- 5.11 【NI Collabo 360】あらゆる端末からアクセスできる
- 5.12 【Garoon】幅広い業種で活用されている
- 6 中小企業におすすめのグループウェア12選まとめ
グループウェアとは？
以下では、グループウェアの概要と基本機能についてご紹介します。「グループウェアがどのようなサービスなのかイメージできていない」という方は必見です。
グループウェアの概要
グループウェアとは、情報共有の効率化や従業員間のコミュニケーションの向上のために利用されるサービスです。
たとえば、仕事の情報を書き残す「ノート」や、チームのメンバーと気軽にやりとりする「メッセージ」、やるべきことと進捗を管理する「タスク管理」のように複数の機能が搭載されています。
グループウェアと社内SNS、SFAの違い
グループウェアと間違えやすいサービスに社内SNSやSFAが挙げられます。グループウェアと社内SNS、SFAの違いは以下の通りです。
- 社内SNSとの違い
- SFAとの違い
グループウェアの目的が情報共有の効率化や社内コミュニケーションの向上と幅広い一方、社内SNSはコミュニケーションの活性化に特化しているという違いがあります。
グループウェアは社内やチーム全体を対象としていますが、SFAは主に営業部を対象にしている点で異なっています。
以上のように、グループウェアと社内SNS、SFAには目的や対象の組織に明確な違いがあることを把握しておきましょう。
グループウェアの機能一覧
以下では、グループウェアの機能一覧をご紹介します。グループウェアを選ぶときは、必要な機能が過不足なく搭載されているか必ず確認しましょう。
- メッセージ機能
- ノート機能
- タスク管理機能
- スケジュール管理機能
従業員間で円滑にコミュニケーションをとるための機能です。発信したい相手へメンションをつけたり、読んだことをリアクションボタンで知らせたりできます。
業務の情報をテキストや画像で入力する機能です。案件や顧客ごとにまとめることで、必要なときに素早くアクセスできる状態を保てます。
個人やチームのタスク（やるべきこと）の期限と進捗を管理する機能です。タスク管理によって「どの仕事が遅れているのか」が一目で分かり、すぐに対応できます。
個人やチームの予定やタスクを通知、調整する機能です。ただし、別のカレンダーアプリを使ったり、タスク管理機能で代替したりするケースもあります。
以上のように、メッセージ、ノート、タスク管理の3つの機能が搭載されていることを条件として選びましょう。
中小企業におけるグループウェアのメリット4つ
以下では、中小企業がグループウェアを導入すると得られるメリットを4点ご紹介します。メリットを社内で周知させれば、ツールをスムーズに導入できるのでおすすめです。
（1）事務作業を効率化できる
一つ目のメリットは、事務作業を効率化できる点です。
たとえば、ワークフロー機能で事前に申請と承認のフローを設定しておくことで、経費精算にかかる手間を省けます。さらに、申請書の確認漏れを防げる効果もあるのです。
このように、グループウェアを活用すれば事務作業が効率化するため、空いた時間をほかの業務に回してチーム全体のパフォーマンス向上につなげられるのです。
（2）リモートワークがスムーズになる
二つ目のメリットは、リモートワークがスムーズになる点です。
リモートワーク下での連絡手段がメールでは、わざわざ開いて確認したり、宛先や署名を設定したりする手間がかかります。そこで、掲示板機能やメッセージ機能が搭載されたグループウェアを導入すると、メールよりも円滑にコミュニケーションがとれるのです。
また、スケジュール管理機能やタスク管理機能を使えば、オンライン上でメンバーの進捗を確認できるメリットもあります。
（3）フィードバックやフォロー体制の向上
三つ目のメリットは、フィードバックやフォロー体制の向上です。
グループウェアのタスク管理機能では、メンバーの進捗をリアルタイムで確認できます。そのため、タスク漏れや遅れに気づきやすくなり、フォローまでのスピードが速くなるのです。
また、部下が作成した議事録や資料に紐づけてメッセージする機能があれば、リアルタイムで確認してフィードバックできます。以上のように、グループウェアの導入で、チーム全体の進捗を管理しながら効率的に業務を進められるのです。
（4）情報共有が促進される
四つ目のメリットは、情報共有が促進される点です。
一人あたりの担当業務が多く、社内共有の頻度が多い中小企業において、メールでの連絡は宛先設定に手間がかかって面倒です。しかし、グループウェアを利用すれば、チャットや掲示板で手軽に情報を発信できます。
ただし、チャット単体では情報が流れてあとから振り返りづらいです。したがって、情報を「ノート」に蓄積し、ノートに紐づいた「チャット」でやりとりできる「Stock」のようなサービスを選び、必要な情報へアクセスしやすい環境にしましょう。
中小企業でのグループウェアの選び方3つ
以下では、中小企業でのグループウェアの選び方を解説します。リソースに限りのある中小企業は、以下のポイントを押さえて費用対効果の高いグループウェアを選びましょう。
（1）クラウド型かオンプレミス型か
グループウェアにはクラウド型とオンプレミス型の2種類がありますが、中小企業にはクラウド型のグループウェアが適しています。
クラウド型がインターネットを介してサービスを利用するタイプを指す一方、オンプレミス型は自社サーバーでサービスを管理するタイプです。オンプレミス型は情報漏洩のリスクを下げられますが、導入費用が高額になるデメリットがあります。
また、オンプレミス型では、導入後もサーバーのメンテナンスコストや運用担当者の人件費がかかります。そのため、中小企業では、導入や維持にかかるコストを抑えられるクラウド型のグループウェアを使いましょう。
（2）マルチデバイス対応しているか
PCやスマホ、タブレットといったさまざまなデバイスに対応しているか確認しましょう。
たとえば、ツールがPCにしか対応していない場合、移動中や外出先でグループウェアを開けない可能性があります。その結果、重要な連絡に気づくのが遅くなるといった事態になりかねません。
したがって、PCだけでなくスマホやタブレットといったマルチデバイスに対応していることを必ず確認しましょう。
（3）誰もが簡単に使いこなせるか
最後に、誰もが簡単に使いこなせることが重要です。
多機能で簡単に操作が難しいツールでは、ITに慣れていない従業員のために使い方を教える教育コストがかかります。そのため、時間や金銭的なコストが限られる中小企業に不向きなのです。
たとえば、導入即日から説明せずに使いはじめられる「Stock」のように全従業員が簡単に使いこなせるグループウェアを選びましょう。
中小企業におすすめのグループウェア12選
以下では、中小企業におすすめのグループウェア10選をご紹介します。
従来のようにWordなどで資料を作成し、メールで関係者に連絡する方法では、宛先設定やファイルを開く手間がかかって非効率です。さらに、増え続けるファイルの管理が面倒になったりするデメリットもあります。
一方、グループウェアであればチャット機能でスムーズにコミュニケーションがとれるのはもちろん、時間や場所を問わず必要な情報へアクセスできます。ただし、IT人材が少ない中小企業では、誰でも操作がしやすいツールを選ぶことが大前提です。
結論、中小企業に最適なグループウェアは、ITに慣れていない65歳の方でも、導入初日から直感的に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へ共有したい情報を簡単に残しつつ、直感的な「フォルダ」でいつでもアクセスできる状態にしましょう。さらに、ノートに紐づく「タスク」ではチームの進捗を把握し、業務の抜け漏れを防ぐのに役立ちます。
【Stock】最も簡単に使いこなせる
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Talknote】コミュニケーションに特化した
＜Talknoteの特徴＞
- コミュニケーションを集約できる
- ベンダーの支援が充実
日報や顧客とのミーティング議事録、売上報告などあらゆる業務のやりとりを一か所に集約できます。
導入時などに専任の担当者からのサポートを受けられるので、はじめてツールを使用する人でも安心です。
＜Talknoteの主な機能＞
グループ
グループでは、テーマごとに投稿する社内掲示板として利用できます。また、投稿内容に関してコメントやスタンプで返信して、円滑に双方向のコミュニケーションがとれます。
タスク
作成したタスクとその期限を管理できます。
＜Talknoteの注意点＞
- 過去の投稿を探すのに時間がかかる
タイムライン形式で情報が流れてしまうので、過去の投稿を探すのに時間がかかりストレスを感じるというユーザーの声があります。
＜Talknoteの料金体系＞
- 初期費用＋基本プラン＋オプションからなるため、詳細は問い合わせが必要です。
【desknet’s NEO】生産性向上のための機能が豊富
＜desknet’s NEOの特徴＞
- 27の基本アプリ搭載
- クラウド版とパッケージ版の2種類がある
スケジュールや設備予約など、業務に必要な機能が豊富に備わっています。
即日導入したい場合はクラウド版を、自社のサーバーで運用したい場合はパッケージ版を選ぶなど自社の導入目的に合わせて選択するのが重要です。
＜desknet’s NEOの主な機能＞
ポータル
社内の更新情報などのお知らせを一箇所で表示できるため、連絡がスムーズになります。
＜desknet’s NEOの注意点＞
- 機能を使いこなせない可能性がある
機能が豊富に搭載されているため、ITに慣れていない従業員は操作を覚えるのが難しく、使いこなせない可能性があります。
＜desknet’s NEOの料金体系＞
- クラウド型
- パッケージ型
440円〜/ユーザー/月（オプションは追加料金）
スモールライセンス：39,800円〜/5ユーザー
エンタープライズライセンス：500,000円～
【J-MOTTO】低コストでサポートが充実
＜J-MOTTOの特徴＞
- オプション機能が豊富
- ポータル機能
有料課金をすれば、グループウェアの機能以外にもWeb給与明細やWeb勤怠の機能を使えるようになります。
新着のお知らせや社内システムへのリンクを1ヵ所に集約する機能があります。
＜J-MOTTOの注意点＞
- スマホで使いづらい
たとえば、スマホでスケジュールを閲覧するときに、他部署の社員のものを見るまでに工数がかかるという口コミがあります。
＜J-MOTTOの料金＞
- ライトプラン：10ユーザーまで22,000円（年払い）
- スタンダードプラン：20ユーザーまで33,000円（年払い）
【Microsoft 365】Microsoftアプリケーションが使える
＜Microsoft 365の特徴＞
- 常にMicrosoftアプリケーションの最新版を使える
- 複数のデバイスで利用可能
クラウド型なので、買い切り型と異なり、全社でバージョンを統一できます。
スマホやタブレットでも使えるので、移動時間でも情報共有ができます。
＜Microsoft 365の主な機能＞
- スケジュール
- ファイル共有
- コミュニケーション
Googleカレンダーのように、個人やメンバーのスケジュールを一覧で見られます。
OneDriveを使えば多様なファイルを一元管理できます。また、WordやExcelといったアプリケーションとの連携もスムーズです。
チャット機能やWeb会議機能が搭載されたMicrosoft Teamsを使えます。
＜Microsoft 365の注意点＞
- 機能が豊富ですべてを使いこなせない
WordやExcel、PowerPointなど機能が多すぎて、すべてを使いこなせるようになるには時間がかかってしまいます。
＜Microsoft 365の料金＞
- Microsoft 365 Business Basic：650円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：2,390円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：900円/ユーザー/月
【Google Workspace】Googleが提供するアプリ
＜Google Workspaceの特徴＞
- リモートワークがスムーズになる
たとえば、メンバーのスケジュールをカレンダー上で確認し、会議の時間を決めて招待メールを簡単に送れます。また、議事録を会議中に共同編集して終了後に素早く共有するという使い方もできます。
＜Google Workspaceの主な機能＞
- メール
- カレンダー
- ファイル共有
Gmailではビジネス用のメールアドレスを作れます。
Googleカレンダーでスケジュールを共有することなく、個人やメンバーのスケジュールを一覧で確かめられます。
Google Driveでドキュメントファイルやスプレッドシートを保管・共有できます。管理方法は、フォルダを使った階層管理です。
＜Google Workspaceの注意点＞
- 費用対効果が小さくなる可能性がある
多機能なグループウェアなので、カレンダーやメールといった特定のアプリしか使わない場合は、料金が割高だと感じる可能性があります。
＜Google Workspaceの料金＞
- Business Starter：680円/ユーザー/月
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【サイボウズOffice】国内のグループウェア市場でシェアNo.1
＜サイボウズOfficeの特徴＞
- 機能が豊富
掲示板やメッセージ、スケジュールなど業務で欠かせない機能が網羅されています。
＜サイボウズOfficeの主な機能＞
- 掲示板
- Todoリスト
- カレンダー
- ファイル管理
社内のお知らせを書いておくだけでなく、コメント機能はもちろん「いいね！」をはじめとするリアクション機能もついているので、双方向のコミュニケーションが実現します。
トップページやスケジュールにタスクの期限が表示され、タスク漏れを防げます。
指定したユーザーや部門内のユーザーの予定を一覧で確認できるので、一人ひとりに空き時間を尋ねることなくスムーズに会議の日程を決められます。
複数階層のフォルダを作成し、顧客ごとにファイルを整理できます。
＜サイボウズOfficeの注意点＞
- 教育コストがかかる可能性がある
多機能ゆえに使いこなすのが難しいので、ITに慣れていない人材が多い中小企業では使い方を教えるための教育コストがかさむ場合があります。
＜サイボウズOfficeの料金体系＞
- スタンダードコース：500円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムコース：800円/ユーザー/月（月払い）
【kintone】業務アプリを自社用にカスタマイズできる
＜kintoneの特徴＞
- カスタマイズ性に富んでいる
日報や案件管理、採用面接管理など業種や用途に合わせたツール内アプリがあるので、自社の業態によって自由にカスタマイズできます。
＜kintoneの主な機能＞
- スペース
- ピープル
Wikiのように情報蓄積したり、テーマごとに掲示板を作成したりできます。
社員がマイページを作ってアイデアを投稿し、ほかの社員はコメントを送れる機能があります。
＜kintoneの注意点＞
- 非エンジニアにはカスタマイズが難しい
カスタマイズするには専門知識が必要なので、非IT企業の従業員には使いこなせない可能性があります。
＜kintoneの料金体系＞
- ライトコース：780円/ユーザー/月（月払い）
- スタンダードコース：1,500円/ユーザー/月（月払い）
【aipo】機能を選択できる
＜aipoの特徴＞
- 機能を追加できる
基本機能に加えて、さまざまな機能を追加できます。自社に必要な機能をいくつも取り入れられる柔軟性の高さが特徴です。
＜aipoの主な機能＞
- カレンダー
- 掲示板
カレンダー機能を使えば、全員のスケジュールを確認できます。また、部署やグループを作成して予定を確かめられるため、日程調整の手間を省けます。
重要な情報を掲示板上で管理できます。また、掲示板に共有された情報を検索して探せるので便利です。
＜aipoの注意点＞
- メールの自動受信ができない
受信ボタンを押さないとメールを受け取れず、重要なメールの保留ができないとのユーザーの声があります。
＜aipoの料金体系＞
- ミニマム：350円/ユーザー/月
- ベーシック：450円/ユーザー/月
- プレミアム：700円/ユーザー/月
【ジョブマネ】業務管理に役立つ
＜ジョブマネの特徴＞
- 業務管理に役立つ機能が搭載されている
業務日程や工数を明確に管理できる機能があるため、業務管理に役立ちます。
＜ジョブマネの主な機能＞
- スケジュール
- ワークフロー管理
商談内容や結果をメモできるため、商談履歴の管理が簡単になります。
稟議に必要な情報を入力でき、ペーパーレス化にも役立ちます。
＜ジョブマネの注意点＞
- 社内に定着しない可能性がある
スケジュールから入金記録、問い合わせ管理まで幅広い機能が搭載されています。そのため、非IT企業ではすべての機能を覚えるのが難しく、結果的に社内へ定着しない可能性があるのです。
＜ジョブマネの料金体系＞
- グループウェアプラン（基本料金）：1,000円～/月
- ビジネスプラン（オプション）：3,000円/ユーザー/月
【NI Collabo 360】あらゆる端末からアクセスできる
＜NI Collabo 360の特徴＞
- 時間や場所を問わずアクセスできる
- カスタマイズ可能
PCやスマホ、タブレットといったさまざまな端末に対応しているため、社内や社外を問わずあらゆる場所からいつでもアクセスできるのが特徴です。
ポータル画面（トップページ）を自由にカスタマイズできます。
＜NI Collabo 360の注意点＞
- 機能を使いこなせない可能性がある
カスタマイズ性が高い点や、高度な機能が搭載されている点から、ITに慣れていない従業員は使いこなせない可能性があります。
＜NI Collabo 360の料金体系＞
- クラウド版：初期費用50,000円＋月額利用料328円～/ユーザー/月
- ライセンス版：58,000円～
【Garoon】幅広い業種で活用されている
＜Garoonの特徴＞
- 予定を効率的に共有できる
- ポータル機能
社員の予定を共有し一目で分かるので、日程調整がスムーズに進みます。
従業員へ向けたお知らせや通知、ほかのシステムの入り口などを一か所に集約するポータル機能が搭載されています。
＜Garoonの注意点＞
- kintoneと併用する企業が55%
クラウド版Garoonを利用する企業の55%が、別サービスであるkintoneを併用しています。つまり、Garoonだけでは必要な機能を補完できない可能性があるのです。
＜Garoonの料金体系＞
- クラウド版
- パッケージ版
◯ 〜300ユーザー：845円/ユーザー/月（月払い）
◯ 301〜1,000ユーザー：800円/ユーザー/月（月払い）
◯ 500,000円～/50ユーザー～/月
◯ 上記は新規基本ライセンスで50ユーザーまでの場合です。サイボウズOfficeから乗り換える場合や、ユーザー数が51名を超える場合は料金が異なります。
中小企業におすすめのグループウェア12選まとめ
ここまで、中小企業におすすめのグループウェア12選を中心にご紹介しました。
グループウェアでは社内の情報を一元管理するため、いつでも必要な情報へ簡単にアクセスできる便利なツールです。ただし、機能が多すぎるとかえって使いこなすのが難しく、従業員に使われなくなる可能性があります。
とくに、ITリテラシーのばらつきが顕著な中小企業では、多機能なツールは社内へ浸透しづらいです。したがって、「メッセージ、ノート、タスク管理」の三つの機能を過不足なく備えたシンプルなものを選びましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは、非IT企業の65歳の従業員でも直感的に使えるほどシンプルなツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して社内情報の管理を一元化し、情報共有のストレスを解消しましょう。
