会議は社内での意思決定やアイデア交換の場であるため、スムーズに進めなければプロジェクトの進捗も滞ってしまいます。そのため、徹底した事前準備や司会者の立ち回りが重要となるのです。
とはいえ、会議の進行役を任されたものの「経験が乏しく会議の効率的な進め方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議の進め方における6つのコツを中心に解説します。
- 会議が非効率になる原因を早急に解消したい
- 効率的に会議を進めるために重要となるポイントを押さえたい
- 誰でも会議をスムーズに進められる体制を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、会議の効率的な進め方が分かり、意思決定のスピードを向上できるようになります。
会議の進め方が非効率なケース3選
ここでは、会議の進め方が非効率なケースを3つご紹介します。以下の点に当てはまっていれば早急に改善しましょう。
ケース1｜会議内容がスムーズに共有できていない
まずは、会議の進め方が非効率なケースとして、内容をスムーズに共有できていないことが挙げられます。
会議を進めるうえでは「目的」や「決めるべき事項」が事前に共有されていなければなりません。このような情報を把握していなければ、全体の意思決定も遅れてしまいます。
そのため、会議内容は必ず事前に共有し、参加者全員が”どのような用意をすれば良いか”を分かっている状態にすべきなのです。
ケース2｜次にすべき内容が決まっていない
次にすべき内容が決まっていないのも、会議が非効率になる原因です。
「次に何をすべきか」を決める時間がかかれば、会議が必要以上に長引く原因となります。また、ほかの業務にかけるリソースも圧迫されてしまうのです。
以上のように無駄な時間を発生させないためにも、事前にアジェンダ（議題）を用意してから会議を進めましょう。
ケース3｜議事録の作成に時間がかかっている
議事録作成に時間がかかっているのも、会議が非効率になる原因です。
仮に手書きで議事録を作成している場合、記載そのものや修正に膨大な時間がかかってしまいます。また、WordやExcelでは作成した議事録がほかのファイルと埋もれて流れてしまい、同時に複数人での閲覧ができないデメリットもあるのです。
以上のような状態から脱却するには、記載・修正の手間が省けるのはもちろん共有も瞬時にできる「クラウドツール」が不可欠です。なかでも、非IT企業の65歳が即日で使いこなせる「Stock」であれば、わざわざ操作を教える時間もかかりません。
会議の進め方がわからない？おすすめのコツ6選
ここでは、会議を効率的に進める6つのコツをご紹介します。これまで、会議の進行に無駄な時間がかかっていた担当者の方は必見です。
（1）事前準備を徹底する
まずは、会議の進め方におけるコツとして、事前準備を徹底することがあります。
会議の目的や詳細内容を事前に共有しておけば、会議中に無駄な議論をする時間が省けます。また、あらかじめ伝わっていれば参加者が「会議にどのような用意をすべきか」も分かるので、課題解決への意見もより出しやすくなるのです。
以上のように事前準備を徹底すれば、司会もスムーズに進められるようになり、議論が停滞するのを防げます。
（2）アイスブレイクを利用する
次に、アイスブレイク（緊張感をほぐす手法）を利用するのも重要です。
普段関わりのない社員同士では緊張から意見が出しづらくなる場合もあります。このような場面で司会者がアイスブレイクを取り入れれば、コミュニケーションが円滑化してその後の積極的な意見出しが期待できるのです。
具体的な手法としては、簡単な自己紹介やゲームなどが効果的です。また、気軽に話せる雰囲気になれば司会者も進行しやすくなるメリットがあります。
（3）スケジュールに沿ってアジェンダを進める
次に、スケジュールに沿ってアジェンダを進めましょう。アジェンダの具体例としては下図が挙げられます。
〇〇部 定例会議
日時：〇年〇月〇日（〇）10:00～11:00
場所：〇階会議室A
目的：先月の当社売り上げについて
参加者名：〇〇、〇〇、〇〇
①先月の当社売り上げにおける反省（30分）
②来月の売り上げ目標（30分）
以上のようなスケジュールとアジェンダがあれば、各議題にかける時間を逆算できるため、話題がそれたり必要以上に長引いたりするのを防げます。
（4）ファシリテーションスキルを活用する
ファシリテーションスキルを活用するのも、会議を円滑に進めるコツです。
ファシリテーションスキルとは、参加者の発言を引き出しながら結論へ導く能力です。具体的には、各メンバーの発言を深堀りしたり、話題からそれたときに正しく軌道修正したりといった動きが求められます。
以上のようにファシリテーションスキルを活用し、参加者の意見を適切にまとめながら議題を結論へ導きましょう。
（5）会議の結果をチーム全体に共有する
次に、会議の結果をチーム全体に共有するのも必須です。
会議を短時間で終えたとしても、その後の行動が遅れれば意味がありません。そのため、会議の結果は必ずチーム全体に共有し、メンバー各自に「以降のプロジェクトへどう活かすか」の意識を持たせるべきなのです。
したがって、会議の反省点をすぐに次の行動へ反映するためにも、情報をスピーディに共有できる仕組みを整えましょう。
（6）クラウドツールを活用する
最後に、クラウドツールの活用も会議をスムーズに進めるうえで欠かせません。
仮に紙の資料を使って会議を進めていれば、議事録の作成に膨大な時間かかかるうえ管理場所も分からなくなります。また、WordやExcelではチームへの共有がスムーズにできず、内容を確認するのにファイルを開く工数がかかって面倒です。
しかし、議事録作成の負担が省けるのはもちろん共有も瞬時にできる「クラウドツール」を使うと、会議の進行スピードが大幅に上がります。なかでも、情報が確実に蓄積される「Stock」であれば、チャットツールと異なり目的の内容が埋もれません。
【担当者必見】会議をスムーズに進めるのに最適なツール
以下では、会議をスムーズに進めるのに最適なツールをご紹介します。
紙の資料で会議を進めていれば、議事録の作成・共有に時間がかかり、管理も煩雑化しやすくなってしまいます。また、WordやExcelでは別途メールなどに添付して共有しなければならないうえ、内容を確かめるたびにファイルを開く負担もあるのです。
しかし、議事録の作成・共有だけでなくメンバー同士でのやりとりもひとつのツール上で完結する”クラウドツール”を使えば、会議の進行スピードを大幅アップできます。
ただし、チャットツールのように情報が流れてしまうと、会議の内容を探し出す無駄な時間がかかるので「あらゆる情報を確実に残せるツール」でなければなりません。とくに、ノートで簡単に情報を蓄積できる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」で会議の議事録を簡単に蓄積でき、チームへ即座に共有できます。また、各ノートに「メッセージ」「タスク」が紐づくので情報が混在せず、直感的な「フォルダ」でノートを振り分けられるため目的の内容を探す時間もかかりません。
チームの情報を確実に蓄積できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
会議の進め方におけるコツまとめ
ここまで、会議の進め方における6つのコツを中心に解説しました。
会議を効率的に進めるには、徹底した事前準備やアジェンダの設定、ファシリテーションスキルの活用が必須です。また、会議の時間を短縮してもプロジェクトに反映できなければ意味がないので、結果はすぐにチームへ共有しなければなりません。
そこで、議事録の作成・共有・管理が瞬時にできる”クラウドツール”を使えば、会議をよりスムーズに進められます。ただし、チャットツールのような情報が流れるツールではなく「目的の内容をすぐに探し出せるツール」を選定すべきなのです。
結論、自社の会議には、ノートにあらゆる情報が確実に蓄積されるうえ、メッセージでやりとりも円滑にできる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で会議の進め方を効率化し、意思決定のスピードをアップさせましょう。
