インターネット上にデータを保存できる「オンラインストレージ」を導入すれば、データ容量が大きなファイルでも問題なく残せます。とくに、容量無制限のツールであれば、チームの規模が拡大しても柔軟に対応できます。
しかし、オンラインストレージの種類は多岐に渡るので「ツールごとの違いや選び方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、容量無制限で使えるオンラインストレージ5選を中心にご紹介します。
- 大量のデータを扱うのでオンラインストレージを導入したい
- 担当チームが大規模なので、容量無制限のオンラインストレージを探している
- シンプルで簡単なオンラインストレージを導入し、チームへ浸透させたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なオンラインストレージツールを見つけられ、容量制限のストレスを解消できるようになります。
目次
- 1 オンラインストレージとは
- 2 【要確認】オンラインストレージの選定ポイント5選
- 3 容量無制限のオンラインストレージを選ぶときの注意点
- 4 容量無制限で使える！おすすめオンラインストレージ5選
- 5 ＜比較表＞容量無制限のオンラインストレージ一覧
- 6 容量無制限で使えるオンラインストレージまとめ
オンラインストレージとは
ここからは、オンラインストレージの概要をご紹介します。以下をチームへ周知しておけば、社員がオンラインストレージに対して抵抗感を持つ可能性を下げられます。
オンラインストレージの概要
オンラインストレージとは、インターネット上でデータ管理できるシステムです。
オンラインストレージではあらゆる情報が一元化されるため、メールやUSBメモリでファイルを共有する必要がありません。また、インターネット環境さえあればアクセスできるので、出張先や移動中でも業務を進められます。
一方、類義語として「クラウドストレージ」や「ストレージサービス」などがありますが「クラウド＝ネット上のサービス」「ストレージ＝容量」なので、基本的にはオンラインストレージと同義です。
容量無制限のオンラインストレージにすべき理由
容量無制限のオンラインストレージにすべきなのは、大量のファイルやデータを保存・バックアップできるからです。
チームの規模が拡大すれば扱う情報量も多くなります。そこで、容量無制限のオンラインストレージであれば、大量の画像や動画を使ってマニュアルを作成したり、データをスムーズにバックアップしたりできます。
このように、大規模なチームでも円滑な情報管理をするには「容量無制限で大量のデータを扱えるか」が重要なのです。
【要確認】オンラインストレージの選定ポイント5選
ここからは、オンラインストレージの選定ポイントを5つご紹介します。以下を満たしていないツールでは、長期的な運用が難しくなるので注意しましょう。
（1）料金プランは適切か
はじめに、料金プランが適切かを確認しましょう。
オンラインストレージは、無料版と有料版でコストや使える機能が異なります。たとえば、無料版ではデータの保存期間に制限があったり、セキュリティが有料よりも弱かったりする場合もあるのです。
したがって、価格の安さだけではなく「無料プランでも、安全かつ十分に使えるか」も確認する必要があります。
（2）容量を柔軟に増やせるか
2つ目のポイントは、容量を柔軟に増やせるかです。
容量を柔軟に増やせるツールであれば、チームの規模が拡大した場合でも簡単に対応できます。また、必要な容量を想定するときは、普段使っているハードディスクや扱うデータの大きさを参考にするのが有効です。
ただし、はじめから大きな容量が用意されていなくても、あとから追加できるプランがあれば問題なく使えます。このように、「必要なタイミングに合わせて柔軟に容量を増やせるか」を確認しましょう。
（3）必要な機能に過不足がないか
3つ目のポイントは、必要な機能に過不足がないかです。
たとえば、データの保存やバックアップの機能以外に、ほかのメンバーと情報を共有できる機能が備わっていれば、メールやチャットツールが不要になります。
ただし、機能が多すぎると操作が難しく、ITに慣れていない社員が使いこなせない恐れもあります。そのため、「必要な機能に過不足がなくシンプルか」を必ず確認すべきです。
とくに、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使える「Stock」であれば、情報を残せる「ノート」と、ノートに紐づく「メッセージ」でやりとりがスムーズにできます。
（4）あらゆるデバイスに対応しているか
4つ目のポイントは、あらゆるデバイスに対応しているかです。
PCでしか使えないオンラインストレージでは、移動中や出張先でファイルを閲覧できず不便です。また、スマホやタブレットに対応していても、WordやExcelのように操作しにくければストレスになってしまいます。
このような事態にならないためにも、マルチデバイスに対応しており、デバイスを問わずに使いやすいツールを選びましょう。
（5）高いセキュリティを確保できるか
最後のポイントは、高いセキュリティを確保できるかです。
オンラインストレージには自社の機密情報も保存します。そのため、セキュリティに不備があれば、重要なデータが外部に流出しかねません。
したがって、データの暗号化やIPアドレス設定によるアクセス制限、パスワードの2段階認証といった強固なセキュリティが備わったツールを選ぶべきです。
容量無制限のオンラインストレージを選ぶときの注意点
容量無制限のオンラインストレージを選ぶときの注意点は、プランが自社の規模に合っているかです。
とくに、「いつかは使う」という理由で、自社の規模に合わない容量無制限のツールを選ぶのは避けなければなりません。理由としては、多くのコストがかかり長期的に利用できない恐れがあるからです。
また、容量無制限のオンラインストレージは、機能が複雑でITに詳しくないと使いづらいケースも多いです。そのため、自社に最適なプランがあるだけでなく「容量無制限でも簡単に使えるか」も軸にしながらツールを選ぶべきなのです。
容量無制限で使える！おすすめオンラインストレージ5選
以下では、容量無制限で使えるおすすめのオンラインストレージを5つご紹介します。
オンラインストレージは容量無制限で使えることが大前提ですが、大きなコストがかかったり多機能で使いづらかったりする可能性もあります。また、一部のオンラインストレージでは、情報共有に別途メールやチャットツールを使わなければならないケースもあるのです。
そこで、低コストで運用できるのはもちろん「情報の蓄積・共有がひとつで完結するツール」であれば、ファイルのやりとりがスムーズになります。ただし、全社員がツールを使いこなすには「必要な機能に過不足がなくシンプルか」も考慮すべきなのです。
結論、選定すべきオンラインストレージは、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使えるほどシンプル、かつ大容量で利用できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には大量のデータを残せるほか、各ノートに「メッセージ」が紐づいているので情報が入り乱れません。また、有料プランではノート数も無制限で使えるうえ、1人あたり月500円〜と低コストなのも大きな強みです。
【Stock】必要な機能を過不足なく搭載したツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Dropbox】高いカスタマイズ性を持つツール
＜Dropboxの特徴＞
- 管理者権限の幅が広い
- 画像やPDFに書き込める
管理者権限での設定幅が広いので、ファイルの安全性を保ちやすいです。
画像やPDFに直接フィードバックを書き込めるので、情報共有がスムーズです。
＜Dropboxの注意点＞
- 無料版の容量が少ない
- 高機能で複雑
無料版は容量が2GBのみなので、基本的には有料プランでの利用となります。
高機能なので、ITに不慣れであれば利用が難しい可能性もあります。
＜Dropboxの料金体系＞
- Basic：無料
- Professional：2,400円/月（月間払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月間払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月間払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Google Drive】Googleアカウントがあればすぐに使えるツール
＜Google Driveの特徴＞
- Googleアカウントを持っていれば誰でも使える
- Googleが提供するツールと連携できる
Googleカレンダーなどを使っている場合、新しいアカウントを作成せずに使えます。
Googleアカウントを持っていれば、GoogleドキュメントやGoogleスライドなどのツールと連携できます。
＜Google Driveの注意点＞
- 自動保存に時間がかかる場合がある
- データの削除設定に注意が必要
Google Drive内ではファイルの変更が自動保存されますが、ネット環境が悪いと上手く動作しないケースもあります。
設定によっては、PC内のローカルフォルダからファイルを削除するとGoogle Driveからも削除されてしまう場合があります。
＜Google Driveの料金体系＞
- 個人向け：無料
- Business Starter：680円/ユーザー/月
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【firestorage】機能を自由に拡張できるツール
＜firestorageの特徴＞
- QRコードで情報共有できる
- 機能拡張アプリが豊富
相手がfirestorageのアカウントを持っていなくても、QRコードで簡単に情報共有できます。
機能拡張アプリが豊富なので、あらゆる用途に合わせて使えます。
＜firestorageの注意点＞
- 無料プランではデータ容量に制限がかかる
- セキュリティ機能を強化するにはコストがかかる
個人向けの無料プランでは、アップロードできるデータ容量が2GBまで制限されます。
セキュリティを強化するにはオプション機能の購入が必須です。
＜firestorageの料金体系＞
以下の法人プランの金額で、ファイルの受け取りに特化した受け取るプランも利用できます。（受け取るプランの利用は問い合わせが必要です。）
- プラン5：54,780円/月（別途初期費用が55,000円かかります）
- プラン1：98,780円/月（別途初期費用が110,000円かかります）
- プラン3：999,350円（年間払いのみ）
【iCloud】個人でも大容量を確保できるツール
＜iCloudの特徴＞
- あらゆる情報を保存できる
- フォルダの編集権限を付与できる
メモやファイル、画像といったあらゆる情報を保存できます。
フォルダの編集権限を付与できるので、第3者が不正にアクセスするのを防げます。
＜iCloudの注意点＞
- Androidの端末からは利用できない
- チームで共有する機能がない
Android端末からは利用できないので、現在のデバイス環境や機種変更などのタイミングには注意が必要です。
個人利用が想定されており、ファイルの共有やアクセス制限はできません。
＜iCloudの料金体系＞
- 5GB：無料
- 50GB：130円/月
- 200GB：400円/月
- 2TB：1,300円/月
＜比較表＞容量無制限のオンラインストレージ一覧
ここからは、容量無制限のオンラインストレージを一覧でご紹介します。ツールの特徴やプランは以下の通りです。（表は左右にスクロール可能）
| 【一番おすすめ】「Stock」 | Dropbox | Google Drive | firestorage | iCloud | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
必要な機能を過不足なく搭載したツール |
高いカスタマイズ性を持つツール |
Googleアカウントがあればすぐに使えるツール |
機能を自由に拡張できるツール |
個人でも大容量を確保できるツール |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1ユーザーあたり月500円〜 |
・Basic：無料
・Professional：2,400円/月
・Standard：1,800円/ユーザー/月
・Advanced：2,880円/ユーザー/月
・Enterprise：要問い合わせ |
・個人向け：無料
・Business Starter：680円/ユーザー/月
・Business Standard：1,360円/ユーザー/月
・Business Plus：2,040円/ユーザー/月
・Enterprise：要問い合わせ |
・プラン5：54,780円/月
・プラン1：98,780円/月
・プラン3：999,350円（年間払いのみ） |
・5GB：無料
・50GB：130円/月
・200GB：400円/月
・2TB：1,300円/月 |
上記を参考に、チームに最適なオンラインストレージを選定しましょう。
容量無制限で使えるオンラインストレージまとめ
ここまで、容量無制限で使えるオンラインストレージ5選を中心にご紹介しました。
容量無制限のオンラインストレージを導入しても、多くのコストがかかれば長期的な運用は難しいです。また、一部のオンラインストレージでは、情報を共有するのに別のツールを使わなければならない点にも注意しましょう。
したがって、業務をよりスムーズにするには「情報の蓄積と共有がひとつで完結するツール」が必須です。ただし、操作が複雑では社員が正しくファイル管理できない恐れもあるので「シンプルで誰でも使いやすいか」も判断しなければなりません。
結論、自社で導入すべきオンラインストレージは、大容量のデータを残せる「ノート」があり、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使いこなせる「Stock」一択です。さらに、Stockの有料プランに移行すれば、ノート数が無制限で利用できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でデータ容量の制限から脱却し、情報管理を円滑に進めましょう。
