営業やWeb制作では、顧客のニーズを正しく聞き出すため、ヒアリングは大切な業務です。そこで、事前に質問内容をまとめておいたヒアリングシートを用意しておくと、商談内容に抜け漏れが起きるのを防ぐことができます。
しかし、「ヒアリングシートを用意したいが、作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ヒアリングシート作成のコツやテンプレートを中心にご紹介します。
- ヒアリングを効果的に進めたい
- ヒアリングシートの作り方が知りたい
- ヒアリングシートの無料テンプレートが知りたい
という方はこの記事を参考にすると、ヒアリングシートの作り方が分かるだけでなく、ヒアリングシート管理におすすめのツールも見つかります。
目次
ヒアリングシートが重要な3つの理由
以下では、ヒアリングシートが重要な理由を3つ紹介します。商談の経験が浅い方やヒアリングに苦手意識がある方は必見です。
顧客の要望を正しく理解するため
はじめに、顧客の要望を正しく理解することが大事です。
営業では顧客との信頼関係を構築することが、成功のカギになります。しかし、その場限りの抽象的なヒアリングでは顧客から信用が得られず、本質的な課題に踏み込めません。
そのため、ヒアリングシートを活用して、顧客の潜在的なニーズを引き出しましょう。
要件の聞き漏れを防ぐため
次に、ヒアリングシートは要件の聞き漏れを防ぐのにも役立ちます。
ヒアリングシートを用意しておかなければ、本来聞き出すべきことを忘れてしまうこともあるのです。そのため、事前に聞き出したい内容を整理したヒアリングシートを作成して、商談に臨みましょう。
ヒアリングの質を保つため
最後に、ヒアリングの質を保つためにヒアリングシートを活用しましょう。
ヒアリングシートは、顧客の基本情報や抱える課題を網羅的に質問できるようになっています。そのため、商談相手によって、ヒアリングの質にムラができることがありません。
細かい質問は相手によって変えるべきですが、基本的な項目は同じなのでテンプレートで効率化しましょう。
無料で使えるヒアリングシートのテンプレート
ここでは、無料で使えるヒアリングシートのテンプレートを紹介します。
こちらは、Excelで作成されたシンプルで実用的なレイアウトのテンプレートです。
質問事項のボリュームによって行の高さを調整できるので、ヒアリングの内容に関わらず汎用的に使用できます。
ヒアリングシートを活用するコツ
ここでは、ヒアリングシートを活用する2つのコツをご紹介します。
- 事前準備を怠らない
- 項目は随時更新する
まずは、事前準備を怠らないことが大切です。事前に顧客の情報を集め、解決策を用意し、さらに踏み込んだ質問もできるように考えましょう。
目的別にいくつかテンプレートを作成し、顧客の現状や課題を適切に把握するための質問とは何かを追求しましょう。
上記のコツは当たり前のことですが、完璧にこなせている企業は少ないです。現場では「商談の事前準備」や「ヒアリングシートの更新」をどのようにしているのか確認しましょう。
紙やExcelでヒアリングシートを作成するデメリット
紙やExcelは、ヒアリングシートに不向きです。
紙のヒアリングシートは、紛失や情報漏洩の危険性があります。これでは大切な顧客の信用を失ってしまいます。
また、Excelなどのスプレッドシートを使う方法もありますが、次第に同じようなファイルが増え、管理が煩雑になるのです。
このように、紙やExcelのヒアリングシートはデメリットが大きいため、おすすめはできません。
【これで解決】ヒアリングシートの管理におすすめのツール
以下では、ヒアリングシートの管理におすすめのツールをご紹介します。
ヒアリングシートは顧客の大切な情報が記載されているため、紛失することがあってはなりません。そのため、データを紛失することがないツールを活用しましょう。
また、ヒアリングの質を上げるためにも、顧客に合わせて随時質問を変更したり、ヒアリングごとに質問項目を更新したりできるようにすべきです。つまり、Excelのように更新が面倒なファイルではなく、簡単に編集できるノート型ツールが適しています。
結論、ヒアリングシートの管理に最適なのは、あらゆる情報を保存できる「ノート」があり、誰でも直感的に操作できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には「テンプレート機能」があり、ワンクリックでヒアリングシートの雛形を呼び出せます。また、ノートには「メッセージ」が紐づいているので、チャットツールのように話題が入り乱れることはありません。
非IT企業の65歳の方でも使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ヒアリングシートの書き方やテンプレートの項目まとめ
これまで、「ヒアリングシートの書き方」や「Excelで使える無料テンプレート」を中心にご紹介しました。
Excelでヒアリングシートを管理している企業もありますが、類似のファイルが増えて最新版が見つからなくなったり、わざわざアクセスするのが面倒で更新されなくなったりします。そのため、ファイルではなくノートで管理できるツールが最適です。
ただし、テンプレート機能を備えているノート型ツールでなければ、フォーマットを別途管理しなければなりません。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、わずかな操作でフォーマットを呼び出せる「テンプレート機能」がある『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ヒアリングシートを簡単に管理できる仕組みをつくりましょう。
