小売業や製造業のように製品を扱う企業にとって、適切な在庫管理は、不要なコストを軽減するのに欠かせない作業と言えます。そこで、企業は「在庫管理表」を用いて、在庫の状況や個数を把握しているのです。
しかし、「自社にあった見やすい在庫管理表のテンプレートが欲しいが見つからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見やすい在庫管理表のテンプレートや課題点を中心にご紹介します。
- さまざまなテンプレートを比較して、自社に合った在庫管理表を作りたい
- 在庫管理表の使い方や課題点を知り、導入するか否か判断したい
- 在庫管理表を記載する手間を軽減したい
という方はこの記事を参考にすると、見やすい在庫管理表のテンプレートや課題点が分かるので、適切な在庫管理ができるようになります。
目次
在庫管理表とは
在庫管理表とは、企業が保管する商品や原材料の状況を把握するため、在庫の個数や入出庫に関する情報が記録される表です。
在庫管理表を使って在庫数を正しく把握すると「過剰仕入れ」を防げるので、適切な在庫スペースの確保につながります。また、商品の「欠品」にもすぐに気づけるので、顧客に商品を提供できないといった事態を回避できます。
さらに、在庫管理表によって在庫の使用期限や消費期限も把握できるので、商品の品質劣化も抑えられます。その結果として、劣化した商品を提供して、顧客満足度が低下する事態も防げるのです。
このように、在庫管理表を使って正しく在庫状況を把握すると、コストを削減できるうえに顧客満足度の低下も防ぐことができるのです。
見やすい在庫管理表のExcelテンプレート5選
ここでは、在庫管理表の作成によく用いられるExcelテンプレートを5つ紹介します。以下のテンプレートを使うと、作成の手間がかからず、見やすい在庫管理表を簡単に利用できます。
商品単位で管理するテンプレート
こちらは、商品ごとに表を作成・管理する場合に使われるテンプレートです。
在庫管理表の一般的な型で、商品別に見やすく在庫管理できます。必要な項目のみ表記されているので、在庫数を手軽に把握したい場合におすすめです。
さまざまな在庫をシンプルに管理するテンプレート
こちらは、さまざまな商品をひとつの表で管理できるテンプレートです。
シンプルなレイアウトとなっており、商品をまとめて記入できます。少量の在庫を簡単に管理したい場合におすすめです。
在庫の詳細まで管理するテンプレート
こちらは、在庫の状況をより詳細に把握できる横向きのテンプレートです。
在庫の数だけでなく、「単価」や「担当者」、「入出庫先」の項目も記載されています。在庫状況をより詳細に管理したい場合におすすめです。
伝票サイズのテンプレート
こちらは、バインダーに挟んで使える、伝票サイズのテンプレートです。
A4用紙に印刷してハサミでカットすると、市販の伝票バインダーに挟んで書き込めます。ただし、手書きの場合は記入漏れや紛失の恐れがあるので注意が必要です。
Excel管理に特化したテンプレート
こちらは、Excelでの管理に特化した、早見表付きのテンプレートです。
順番を気にせず単純に記入するだけで、早見表で商品ごとの在庫状況を把握できます。また、在庫が少ない場合の「アラート機能」や異常値を発見した場合の「エラー機能」も備えており、欠品や記入ミスも防げます。
在庫管理表が抱える課題点とは
ここでは、Excelや紙を使った在庫管理表の課題点を解説します。在庫管理表の導入を検討している方は、以下の課題点も考慮しなければなりません。
（1）管理・共有が面倒である
Excelや紙の在庫管理表は、管理や共有が面倒だと言えます。
Excelで在庫管理表を作成する場合、作成や編集、閲覧のたびにファイルを開かなければならず面倒です。また、紙による在庫管理も、膨大な量を管理しなければならないので、欲しい情報をすぐに見つけることができません。
そのため、抱える在庫が多く商品ごとに表を作成している企業には、検索性に優れた管理方法が必要なのです。そこで、今日では、「Stock」のような情報共有ツールを使って、在庫管理している企業が増えているのです。
（2）スマホやタブレットでは使いづらい
スマホやタブレットでは使いづらい点も、Excelの在庫管理表が抱える課題点です。
ExcelはPC向けの仕様となっているため、画面が小さいスマホやタブレットでの編集・閲覧が困難です。具体的には、数値の記入漏れやミスをしやすくなり、過剰仕入れ欠品につながる恐れもあります。
在庫管理は現場で作業するケースが多いので、スマホやタブレットでスムーズに利用できない点は大きなデメリットと言えます。
（3）作業が属人化しやすい
Excelの在庫管理表には、作業が属人化しやすい課題点もあります。
Excelで在庫管理表を作成する場合、操作や関数の知識が必要です。そのため、ITに詳しいメンバーが少ない企業では、メンバー全員が在庫管理表を使いこなすのは難しく、管理作業が属人化しやすくなります。
管理作業が属人化すると、担当者が異動や退職をする場合に、スムーズな在庫確認ができなくなります。また、記入の漏れやミスをメンバー同士で確認するのが困難になるので、過剰仕入れや欠品の原因にもなります。
以上のことから、非IT企業が在庫管理表を作成・管理するときには、Excelではなく誰でも簡単に使えるツールがおすすめです。
【解決策あり】在庫管理に最もおすすめのツール
以下では、非IT企業でも使える、在庫管理に最もおすすめのツールをご紹介します。
在庫管理表を使うときは、テンプレートを活用すれば、一から作成する手間がかからず便利です。しかし、紙やExcelを使ったテンプレートでは、情報が増えるにつれて管理が面倒になり、欲しい情報がすぐに見つかりません。
そこで、在庫管理表を作るときは「情報の管理・共有ができて、検索機能を備えたツール」が必要なのです。しかし、操作が難しいツールでは、現場に馴染まないのでそのうち使われなくなってしまいます。
したがって、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に情報を管理・共有できる「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に在庫管理表やファイルなどのあらゆる情報を保存して、「フォルダ」にテーマごとに分ければ見やすく管理できます。また、自動計算ができるExcelを使い続けたい場合、Stockのノートに添付すれば、目的のファイルがすぐに見つかります。
誰でも直感的に在庫情報を管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
見やすい在庫管理表のテンプレートと課題まとめ
これまで、見やすい在庫管理表のテンプレートや課題点を中心にご紹介しました。
過剰仕入れや欠品、品質劣化を防ぐには、企業が保管する在庫の状況を適切に管理する必要があります。そこで、在庫管理表が使われますが、Excelや紙では管理や共有に手間がかかるうえ、属人化もしやすいです。
そのため、在庫管理表の作成・管理にはITツールの利用がおすすめです。ただし、多機能なツールは操作が難しいので、教育コストがかかり属人化も防げません。
したがって、自社が導入すべきなのは誰でも簡単に情報を管理・共有できるシンプルなツールの「Stock」一択です。実際に非IT企業を中心に240,000社以上に導入されています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、簡単かつ効果的な在庫管理を実現しましょう。
