会議は複数人の仕事にかける貴重な時間を割いて実施されるので、生産性の高い議論が必須です。そこで、事前に会議用レジュメを作成し、参加者に共有しておくと、冗長になりがちな会議を効率的に進められるようになります。
しかし、効果的なレジュメの作成方法がわからず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議用レジュメの作成メリットや作り方を中心にご紹介します。
- 会議の内容を分かりやすく示して、議論の質を高めたい
- 無駄な時間を省いて会議を円滑に進めたい
- 会議を効率化できるITツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、会議用レジュメを簡単に作成できるうえ、充実した会議を効率よく進められるようになります。
目次
会議用レジュメとは
会議用レジュメとは、会議で話し合う内容やスケジュールをまとめた資料です。
似た言葉に「アジェンダ」や「議事録」があります。アジェンダは会議の議題、議事録はどのような経緯で会議が進行したかをまとめたものですが、レジュメは会議で使われる情報全般をまとめた資料を指します。
レジュメを用意すると参加者が会議に関わる情報を事前に把握しておけるので、概要を踏まえて議論が進められます。したがって、会議の質を高めつつ円滑に進行するためには、レジュメは必須だと言えるのです。
レジュメを作成するメリット
ここでは、会議用レジュメを作成するメリットをご紹介します。会議の時短・充実化に成功している企業は、以下のメリットを得ているのです。
参加者の集中力を高められる
レジュメを作成すると、参加者の集中力を高められます。
会議前にレジュメを配布すれば、参加者はレジュメを通して事前に議題や実施目的を理解できます。会議の概要を参加者が把握できれば参加者が集中しやすくなるので、結果として会議の論点がずれにくくなるのです。
会議を開く目的が曖昧では、参加者が前提を確認する時間がかかるので、会議が長引いてしまいます。したがって、レジュメを通して参加者全員が会議の方針を意識できるように促しましょう。
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会議の無駄を省いて効率化できる
レジュメを使用すれば、会議の無駄を省き、効率的な進行が実現可能です。
各議題の時間配分を記載して会議の方針を示すと、目安の所要時間が分かるので、参加者が会議を時間内に終わらせることを意識しやすくなります。また、事前に議題が明らかになっていれば、関連性の低い話題への展開を予防しやすくなるのです。
したがって、レジュメを用意すると会議中の無駄な時間を削減し、話し合いを効率化できるのです。ただし、レジュメが長すぎると一読するのに時間がかかってしまうので注意しましょう。
会議用レジュメの作り方の流れ
ここでは、会議用レジュメの作成フローを解説します。以下のポイントを押さえると、会議のスムーズな進行に効果的なレジュメを簡単に作れます。
(1)議題を明確化する
議題を明確化しなければ、会議が停滞する恐れがあります。
列挙した議題の内容が重複していたり、関連性の低い議題が詰め込まれたりすると、論点が逸脱しやすくなります。そのため、会議を円滑に進めるには話し合うべき内容を明確化し、会議の方針を定める必要があるのです。
また、決議すべき議題を検討中として保留にしてしまうと、以降の業務や会議に支障をきたす可能性があります。したがって、議題を設定する際は、話し合いの着地点の明確化も意識しましょう。
(2)レジュメ骨子を作る
レジュメに必要な見出しを含めた骨子の作成も重要です。レジュメに盛り込むべき項目は以下の通りです。
- タイトル
- 報告者名
- 開催日時
- 開催場所
- 参加予定者
- 議題
- 会議資料
- 次回開催日時
- 次回開催場所
骨子を作成しなければ、記載が必要な情報が抜け落ちてしまう可能性があります。ただし、情報を詰め込みすぎると読み手に内容が伝わらなくなってしまうので、全体の構成はシンプルに書くことが重要です。
(3)会議時間に合わせて資料の量を調節する
レジュメ骨子を作成したら、会議のスケジュールに合わせてレジュメの量を調節しましょう。
会議直前に膨大な量のレジュメが用意されると、参加者が内容の把握に手間取り、かえって会議が時間通りに進まなくなってしまいます。そのため、レジュメを一読しただけで流れがわかるように「簡潔にまとめる」ことが必要です。
一方で、資料の量が少なく内容に具体性がないと、議題が理解できないまま参加者が会議へ参加する恐れもあるので、情報に過不足なく準備しなければなりません。限られた時間で質の高い会議を進めることを目標に、資料の量を調節するようにしましょう。
(4)体裁を整える
最後には、体裁を整えてレジュメを見やすく仕上げます。
一段落に文章を詰め込みすぎたり、数値を並列しすぎたりすると一見して内容がわかりづらくなりがちです。そこで、箇条書きや表を活用して文字数を削減しつつ、情報を整理すると効果的にレジュメの体裁が整えられます。
レジュメが見やすくなれば内容を想像しやすくなるので、参加者の議題への理解が深まります。とくに、顧客を交えた会議を実施する際は、社内メンバーとは前提知識が異なるため、誰が見ても分かりやすく情報が整理されているか意識してレジュメを作成しましょう。
【必見】会議用レジュメの作成・共有に役立つITツール
以下では、会議用レジュメの作成・共有に役立つITツールをご紹介します。
質の高い会議を実施するには、参加者が会議に関わる情報を事前に把握できる環境づくりが必要です。そこで、レジュメの事前共有が有効ですが、紙のレジュメは紛失のリスクがあるうえ会議参加人数分の印刷が必須になるデメリットがあります。
そこで、ITツール上でレジュメを作成すれば、データで共有可能なので会議メンバーが大人数でも素早く共有できます。ただし、多機能なツールだと導入してもITリテラシーの低いメンバーが使いこなせず、放置してしまうので情報が伝わりにくくなってしまいます。
したがって、「会議用レジュメの作成・共有に過不足のない機能を備えた情報共有ツール」を選びましょう。結論として、非IT企業における65歳以上のメンバーでもあらゆる情報を簡単に管理できる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で作成したレジュメは、画像やファイル添付にも対応しているうえ、任意のメンバーと容易に共有できます。さらに、ノートに付随する「タスク」「メッセージ」を活用すると話題が混ざらないので、複数の会議準備を同時に行っても混乱しません。
作成したレジュメを簡単に管理・共有できるStock
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
会議用レジュメのメリットや作り方のまとめ
これまで、会議用レジュメのメリットや作り方を中心にご紹介しました。
冗長になりがちな会議を効率的に進めるには、会議用レジュメを作成して参加者の集中力を高めつつ、無駄な時間を省くことが不可欠です。また、レジュメ作成時は手順に沿って作ると適切な資料が作成できますが、前提として「参加メンバーが簡単に会議資料を確認できる」状態が必要です。
そこで、ITツールを活用すれば、レジュメをはじめとした社内情報の共有が円滑化します。しかし、高性能なツールを使いこなすには高いITリテラシーが求められるので「誰でも使いこなせるシンプルな情報共有ツール」を導入しましょう。
結論として、「ノート」「タスク」「メッセージ」と会議情報の共有に過不足のない機能を備えた情報共有ツール：Stockが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、生産性の高い会議を実現しましょう。
