出張報告書は、職種や業務内容に関わらず作成する機会があります。また、マネジメント側にとって出張報告書は「メンバーが出張で得た成果を正確に把握する」ための情報源となるので、報告内容を統一させつつ正確に作成・管理する必要があるのです。
そこで、テンプレートを活用すれば、報告書の体裁を統一できるうえに一から作成する手間もかかりません。しかし、「自社に合ったテンプレートが見つからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、出張報告書の書き方のポイントや役立つテンプレートを中心にご紹介します。
- テンプレートを使って出張報告書の作成時間を短縮したい
- ポイントを把握して効果的な報告書を作成したい
- 出張報告書を簡単に作成・管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、出張報告書を簡単かつ効果的に作成・管理できる方法が見つかり、作業の効率化を図れます。
目次
出張報告書とは
出張報告書は「出張する目的」や「出張先で得た成果」について、正確な内容を社内で共有するために必要な書類です。
出張報告書をもとにマネジメント側は、業務の方向性に問題がないか・新しい対策が必要かを判断します。したがって、出張者や出張先といった基本概要だけでなく、出張の目的・成果をわかりやすく記載しなければなりません。
また、スピード感を持って社内に共有する必要があるので、作成に時間をかけずに素早く共有することも求められるのです。
出張報告書に必要な項目とは
ここでは、出張報告書に必要な項目を解説します。以下を参考にして、出張報告書の大まかな構成を把握しましょう。
- 出張の概要
- 出張の目的
- 出張の成果
- 出張の所感
はじめに、出張者や出張先、スケジュールなど出張の概要を記載します。大まかな情報を分かりやすく伝えるため、必要事項のみをシンプルにまとめましょう。
出張する目的を記載します。マネジメント側が出張者を正しく評価するには、出張の背景を踏まえることが重要です。
目的の達成有無やそのほか出張を通して得られた結果を記載します。得られた成果は数値で具体的に示すほか、成果を得られなかった場合は原因や改善点も示しましょう。
客観的な情報だけでなく、出張者が感じた主観的な情報も記載します。読み手に出張の内容を詳細に伝えられるだけでなく、出張者自身の振り返りやスキルアップにつなげられます。
以上の項目を記載すれば、必要報告書に必要な基本的な情報を網羅できます。また、「出張にかかった経費」や「今後の改善点」など、用途に応じて項目を追加しましょう。
効果的な出張報告書を作成するポイント
ここでは、出張報告書を作成するためのポイントを解説します。以下のポイントを参考にすると、出張報告書を効果的に作成・管理できます。
出張先でメモを取る
スケジュールや感じたことなどを出張先でメモしておきましょう。
出張時にメモしておけば、正確な内容を記載できるうえ、後から考える手間がなくなりスムーズに報告書を作成できます。また、内容を記載したメモはすぐに取り出せるように、一定の保管場所で管理しましょう。
ただし、紙でメモを取る場合、紛失や破損の恐れがあるうえ、離れたメンバーとの共有も困難です。そこで、簡単に情報を残せる「Stock」などのツールを使えば、スマホやタブレットで手軽にメモを作成・管理できるうえ、メンバーへの共有も円滑になります。
出張の成果や所感を具体的に記入する
出張先での成果や所感は具体的に記載しましょう。
出張報告書の目的は、「出張によって何を達成したか」「今後何を改善すべきか」を共有することです。それゆえ、出張によって得た成果や所感は、定量的な表現で具体的に記載する必要があります。
また、所感では実際に会話した本人しかわからない営業先の温度感や目に映った課題、いち早く仕入れたトレンドなどを示せます。そこで、出張先での所感は随時メモに取り、漏れなく正確に報告しましょう。
テンプレートを活用する
テンプレートの活用も、効果的な報告書を作成するポイントです。
テンプレートを使えば、書くべき内容が明確になるうえ、報告書の体裁を統一できます。また、一から準備する手間もなくなるので、報告書の作成に費やす時間も短縮するのです。
ただし、テンプレートはあらかじめレイアウトが定まっているので、項目の削除や追加がしづらいです。そのため、自社に合ったテンプレートが見つからない場合は、自作する方法もおすすめです。
無料で使える！出張報告書のテンプレート5選
ここでは、出張報告書の作成に便利なテンプレートを5選紹介します。以下のテンプレートを比較して、自社に最適なテンプレートを見つけましょう。
Welogの出張報告書テンプレート
こちらは、Welogが提供する出張報告書の無料テンプレートです。
情報をシンプルにまとめられるので、作成者と読み手間の齟齬を防ぎます。また、例文の記載もあるため、はじめてでも簡単に作成できる構成になっています。
楽しもうofficeの出張報告書テンプレート
こちらは、Microsofoftの提供する出張報告書の無料テンプレートです。
Excel形式となっており、報告書のほかに、出張に関する「申請書・仮払申請書・経費精算」までまとめて書類を作成できるため便利です。
ビズ研の出張報告書テンプレート
こちらは、ビズ研究の提供する出張報告書の無料テンプレートです。
出張報告書の基本的な項目に加え、承認印を押す欄が設けられています。複数人に提出する場面で便利です。
［文書］の出張報告書テンプレート
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する出張報告書の無料テンプレートです。
ExcelやWordで作成した出張報告書のテンプレートです。シンプルで実用的なレイアウトになっており、８つのデザインから選べます。
KOKUYOのテンプレート
こちらは、KOKUYOが提供する出張報告書の無料テンプレートです。
Excel形式のテンプレートのほか、さくっとファイリング形式があります。さくっとファイリング形式では、KOKUYOの文書管理ソフトウェア＜さくっとファイリング＞へインポートできるので、報告書作成後のデータ管理も可能です。
【非IT企業でも簡単！】出張報告書の作成・管理に最適なツールとは
以下では、誰でも簡単に出張報告書を作成・管理できるツールを紹介します。
出張報告書の作成にテンプレートを使えば、項目に抜け漏れがなくなるうえ、作成時間も短縮できます。ただし、報告書は作成するだけでなく、出張の目的や成果、所感を共有しなければ業務の状況をマネジメント側が正確に把握できません。
そこで、「テンプレートを使って報告書を作成して、メンバーに共有できるツール」を使えば、報告書の作成から共有までを一元化できます。ただし、複雑なツールでは現場に浸透せず、結局誰も使わなくなってしまいます。
したがって、自社に導入すべきなのは、非IT企業における65歳以上の方でも簡単に報告書を作成・管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、出張時のメモや報告書などあらゆる情報を残せて、任意のメンバーにリアルタイムで共有できます。また、「テンプレート」の自作も可能なうえ、数クリックで呼び起こせるので、自社に合った報告書を簡単かつ効率よく作れるのです。
チームの情報共有・管理を最も簡単に効率化できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
出張報告書の作成ポイントと便利なテンプレートまとめ
これまで、出張報告書の作成ポイントや便利なテンプレートを紹介しました。
出張先でメモを残したりテンプレートを活用したりすれば、必要な情報を満たした出張報告書を簡単に作成できます。また、出張報告書は目的や成果の確認を目的に作るため、作成後の管理や共有が重要なのです。
そこで、「あらゆる情報を管理・共有できるツール」を使えば、メモや報告書の作成から共有までが一元化します。ただし、多機能なツールは操作が難しくなりがちなので、結果的にスムーズな報告書作成は実現しません。
したがって、出張報告書の効果的な作成・管理には、誰でも簡単に情報管理・共有できるツール「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、効果的な出張報告書を作成しましょう。
