近年、情報技術の急速な発展に伴い、ビジネスにおけるITリテラシーの重要性が高まっています。ITリテラシーが不足していると、社内のIT活用が進まないだけでなく、情報漏洩などのリスクも発生してしまうのです。
しかし、ITリテラシーが低い社員をサポートする具体的な方法がわからず、社内のIT化に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ITリテラシーが低い社員の特徴・対策を中心に解説します。
- 社員のITリテラシーレベルを把握して効率的に社内教育を実施したい
- ITリテラシーが低い状態を改善して企業の情報を安全に管理したい
- 社内のIT化を進めて業務効率を向上させたい
という方は本記事を参考にすると、ITリテラシーが低い状態を改善して、社内のIT化を実現できるヒントが得られます。
目次
ITリテラシーが低い社員の特徴とは
まずは、ITリテラシーが低い社員の特徴について解説します。
ITリテラシーが不足している状態を放置していては、ITへの理解が深まらずにますます苦手意識が強まる悪循環に陥りやすくなるので、以下の事象は改善しなければなりません。
ITツールの使用を避けている
ITリテラシーが低い社員は、ITツールやデジタルデバイスの使用を避けがちです。
とくに、「知らない知識を習得すること」に抵抗感を持っているケースが大半です。とはいえ、ITツールに苦手意識があるので、操作に時間がかかったり操作ミスを起こしたりして、かえって作業負担が生じる可能性が発生します。
そのため、ITツールに苦手意識を持って、導入を見送ったりほかの社員に任せたままになったりしてしまうのです。しかし、ITツールの使用を避けていては操作方法が定着せず、業務効率化は実現しないので、実際に使用して慣れていく必要があります。
わからないことを検索エンジンで調べない
ITリテラシーが不足していると、わからないことをGoogleなどの検索エンジンで調べない傾向が高いです。
業務上の不明点や不具合が生じた場合でも、検索をせずにわからない状態を放置したり、ほかの社員に質問したりするばかりでは、知識が定着せずITリテラシーは向上しません。
インターネットが発達した現代では、検索エンジンで調べれば知りたい情報を得られる場合が多いです。このように、自発的に情報を収集して、自己解決していく能力が求められているので、自発的にインターネットを使って調べる習慣づけが必要です。
インターネットの危険性を理解していない
ITリテラシーが低い社員は、インターネットの危険性を理解していません。そして、ITリテラシーが欠如していると発生し得るリスクとして、以下の内容が挙げられます。
- 企業の機密情報や個人情報を漏洩する
- 悪質なウェブサイトにアクセスしてウイルスに感染する
- 情報の真偽が判断できず不確かな情報に惑わされる
以上のように、継続的な営業活動を著しく阻害してしまう要因もあるので、全社のITリテラシーが低い状態はすぐに解消しなければならないのです。
また、インターネットには不特定多数の使用者がアクセスできます。そのため、詐欺や犯罪の被害を防止するには、ITリテラシーを高めてセキュリティ意識を向上させる点が重要です。
ITリテラシーが低い社員の原因とは
ここでは、ITリテラシーが低い社員の原因について解説します。IT環境が整っておらず、ツールに触れる機会が少ないと、ITリテラシーの不足が生じやすいことが以下の内容からわかります。
デジタルデバイドの加速
ITリテラシーが低い社員の原因としては、デジタルデバイド(情報格差)の加速が挙げられます。
インターネットやコンピューターを活用できなければ、積極的に活用できる人材と比較して得られる情報量に圧倒的な差が生じます。このような情報格差は、年齢・教育・収入といった社会的条件の相違によって発生しており、若年層や都市部に比べて、高齢者層や地方部はITに触れる機会が少ないのでITリテラシーが低くなりやすいです。
総務省の【令和3年版情報通信白書】によると、年齢が上がるにつれてモバイルデバイスの利用率が低下し、70歳以上では利用率が5割以下にとどまっている結果もわかります。
そのため、社内のIT化を進める場合は、ITリテラシーが低い社員でも対応できるように、企業がサポートしていかなければなりません。
IT教育の不足
日本におけるIT教育の不足も、ITリテラシーが低い原因の一つです。
2020年から、小学校でのプログラミング教育が必修化しています。しかし、それ以前はIT教育が十分に行われず、コンピューターの活用方法や、そのために必要なプログラミング的思考を身に付ける教育環境が整備されていませんでした。
したがって、学校教育だけでなく企業でもITリテラシー教育を実施し、社員一人ひとりがITの知識を身に付けていく必要があるのです。
ITリテラシーが低い状態を改善する対策とは
以下では、ITリテラシーが低い状態を改善する対策について解説します。企業のITリテラシーを高めるには、社員がITに関心を持ち、高い意欲を持って学べる環境を整えなければなりません。
ITリテラシー教育の徹底
ITリテラシーが低い状態を改善するには、ITリテラシー教育を徹底する点が重要です。
具体的には、定期的に研修を実施して、基本的なITの知識や起こり得るトラブルの事例を解説します。また、ITツールの使用方法や過去のITリテラシーにおける研修内容をマニュアル化し共有しておけば、疑問が生じた場合でも自身で確認して解決できるのです。
とくに、ITリテラシー教育を社内に浸透させつつ業務効率化を同時に達成するには、「Stock」のようにシンプルな情報共有ツールを使って、社員が自主的に行動できる環境を整えるのがポイントです。
IT資格取得の推奨
IT資格取得の推奨すれば、ITリテラシーが低い状態を改善できます。具体的には、ITリテラシーを向上させる資格として、以下の検定が挙げられます。
- 「情報検定(J検)」情報処理技術について総合的に問われる試験
- 「ITパスポート」ITの専門用語や経営全般の知識に関わる基本的な知識を問われる国家試験
- 「情報セキュリティマネジメント試験」情報セキュリティに関するスキルを認定する国家試験
また、受験費用や教材費を負担したり資格手当を支給したりすれば、資格取得に対する社員の負担を軽減してモチベーションを高められます。このような資格取得の推奨は、社員のスキルアップに貢献し、結果として企業全体の業務効率向上に繋げられるのです。
社内IT環境の整備
ITリテラシーを向上させるには、社内IT環境の整備が不可欠です。
アナログな文化が定着している企業ではデジタル化が進まず、社員のITリテラシーも向上しません。また、アナログな職場では人為的ミスが発生しがちであり、情報共有にも手間がかかるため業務が属人化しやすくなってしまうのです。
そこで、社内のIT環境を整備すれば、実際にツールに触れながら機能や効果を把握できます。このように、ツールの活用方法を知識として覚えるだけでなく、実践を通してITリテラシーを身に付ける点がポイントです。
ITリテラシーが低くても簡単に業務効率化ができるツール
以下では、ITリテラシーが低くても簡単に業務効率化ができるツールをご紹介します。
業務を効率的に進めるには、社内の情報共有が欠かせません。例として、業務の進捗状況を共有してチーム全体で進捗管理を行ったり、ノウハウを共有して組織力を高めたりできるので、社員同士が互いにサポートしながら業務に取り組めます。
そこで、「情報共有ツール」を使うと、進捗状況やノウハウを共有しつつ、連絡ミスを防止して社内コミュニケーションを活発化させます。しかし、チームのITリテラシーが不足した状態では、ツールを使える人と使えない人の間に情報格差が発生してしまうのです。
ITリテラシーの教育には多くの金銭的・時間的コストがかかるので、今ある社内のITリテラシーでも使えるほど簡単なITツールを使うべきです。結論として、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、シンプルに使える情報共有ツールの「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」にあらゆる情報を簡単にストックしながら共有もできます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」を使うと情報を錯綜させずに意思疎通やタスク管理が実現可能、かつITリテラシーがなくて使いこなせないストレスも発生しません。
最も簡単かつストレスなくチームの情報共有を効率化する「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ITリテラシーが低い社員の特徴・対策まとめ
ここまで、ITリテラシーが低い社員の特徴・対策を中心に解説しました。
ITリテラシーが不足している社員は、ツールや検索エンジンの使用を避けるためITの知識が定着しにくいです。また、デジタルデバイドやIT教育の不足によってツールに触れる機会が少ないとITリテラシーは身に付かないので、企業が社内教育やIT環境の整備に取り組み、社員のIT活用を促進させなければなりません。
一方、非効率な業務を効率化させるには、ITツールの活用が必須ですが、高いITリテラシーが求められます。そこで、「全ての社員がストレスなく使える情報共有ツール」を導入すると、ITリテラシーが不足していても手間取らずに情報共有ができ、ITリテラシーの向上も同時に達成可能となるのです。
したがって、Stockのように、誰でも導入即日で情報管理・共有ができるツールが最適です。非IT企業を中心に240,000社以上に導入され、情報管理の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有のストレスを解消しながら、ITリテラシーの向上も達成しましょう。
